退職届の書き方

仕事を辞めるのはワクワクすることかもしれません。しかし、特に現在の同僚にニュースを伝える場合には、不快になることもあります。すでに考えていることがたくさんあるときに、退職届を書くのは難しく感じるかもしれません。この変更を（上司や同僚への礼儀として）面と向かって共有し、（公式の人事目的のため）辞表の形でそのニュースを書面で伝えるのが標準的な手順です。しかし、正確に何を含めるべきか、そしてそれを適切に表現する方法がわからない場合はどうすればよいでしょうか?

退職届を書くことは、心配する必要はありません。このガイドでは、退職届の書き方について知っておくべきことをすべて説明します。何を含めるべきかを検討し、役立つヒントをいくつか取り上げます。さらに、すぐに使える便利な退職届のテンプレートも提供しています。

退職届に記載すべき内容

カバーレターを書く場合と同様に、退職届を書くときは、雇用主が知っておく必要がある特定の情報を含める必要があります。それに加えて、従うべき仕事上のエチケットがあるため、雇用主も一定の接待を期待することになります。具体的には、退職届には次の内容を含める必要があります。

正式な挨拶と締めくくり

退職届はビジネス文書であるため、形式的な「拝啓」で始め、「敬具」などの適切な結びで締めくくります。

辞任のお知らせ

通常、退職届の最初の文では、職務を辞める意図が説明されています。これにより、読者に手紙の内容がすぐに伝わり、情報が埋もれることがなくなります。退職する旨をわかりやすい言葉ではっきりと伝えましょう。退職届が曖昧または曖昧すぎると、雇用主が退職届を誤解する可能性があります。率直かつ率直に言うことが最善です。言い換えれば、すぐに包帯を剥がすことです。

ほとんどの人は悪いニュースを伝えるのが好きではないため、婉曲表現やヘッジ（「私は～だと思います」や「～した方が良いかもしれません」などの不確実な言葉）で辞任届を和らげる傾向があります。これは曖昧さを生み出すだけでなく、メッセージを損なう余分な言葉で文章を乱雑にしてしまいます。

仕事をやめる日

会社が適切に調整できるよう、雇用最終日をオープンに表明することが重要です。後任を見つけたり、チームを再構築したりするなど、多くの準備が必要です。これらのイベントを適切にスケジュールし、組織するには、決定的な日付が必要です。

移行を支援することを申し出る

あなたが辞めると会社は厳しい立場に置かれます。適切な仕事エチケットとして、同僚に負担をかけないよう、退職日から最終日までの期間にチームの退職準備を手伝うことをお勧めします。

あなたが支援できる具体的な方法は仕事によって異なりますが、一般的なタスクをいくつか紹介します。

• 必要に応じて、以前のタスクを誰が引き継ぐのかを詳細に記載した移行計画の草案を作成する
• 後任者や同僚をトレーニングする
• プロジェクトの所有権を譲渡する
• 特定のタスクを達成する方法についてのマニュアルを書く
• 進行中のスケジュールを詳しく説明して、中断したところから誰かが再開できるようにする
• ビジネス連絡先への通知/転送

このような詳細については上司と話し合う必要がある可能性が高いため、退職届で詳細を約束する必要はありません。たとえ必要な援助がないとしても、それを提供することは思慮深い行為です。あなたの辞任届を読んだ人は誰でも感謝するでしょう。

丁寧な感謝の言葉（誠実な場合）

多くの場合、特にトレーニングや個人的な援助を提供した場合、そこで働く機会を与えてくれた会社に感謝することが礼儀正しいと考えられています。もちろん、退職理由が敵対的な職場に関係している場合は、偽善的と思われたり、本物ではないと思われる可能性があるため、このセクションは無視してください。

連絡先

退職届のどこかに、自分の最新の連絡先情報を含めてください。おそらく、人事部が将来あなたと何かについて話し合う必要があるかもしれません。あるいは、あなたの同僚や後任者がいくつかの質問をするかもしれません。

正式な手紙を書いている場合は、連絡先情報は左上隅の名前の下に記載する必要があります。電子メールを書いている場合は、これを署名の下の一番下に追加できます。

退職届の書き方

何よりもまず、退職届の適切な伝達チャネルを選択する必要があります。通常、退職届は電子メールで送信するか、印刷して手渡しします。

上で述べたように、退職の際は対面で（直接、またはリモートで勤務している場合はビデオ通話で）退職届を提出することをお勧めします。これはより礼儀正しいだけでなく、ニュースをいつ配信するかをコントロールすることもできます。電子メールや手紙を送信するだけでは、相手がいつ読んでくれるかわかりません。特に 2 週間前の通知に関しては、事態が複雑になる可能性があります。

まず直接退職する場合、印刷するか電子メールで退職するかは会社によって異なります。よりフォーマルな企業は印刷した手紙を好みますが、よりカジュアルな企業は電子メールで問題ありません。疑問がある場合は、ニュースを発表した後で、マネージャーまたは人事チームにどちらを希望するかを尋ねることができます。

退職届を書くときは、要点のみを記載し、 1 ページ以内に短くしてください。上記の領域をすべてカバーし、そのままにしておきます。詳細にこだわる必要はありません。

上司と個人的な関係がある場合は、もっと言いたいことがあると感じるかもしれません。その場合は、個人的な手紙を送ってみてはいかがでしょうか。退職届は厳密にプロフェッショナルなものである必要がありますが、だからといって、別の非公式のメッセージで自分の考えを共有してはいけないというわけではありません。

口調に関しては、 LinkedIn で書くときと同じ言語を使用してください。たとえ感情が絡んでいたとしても、退職届は正式な文書であることに変わりはありません。ジョーク、スラング、絵文字、その他カジュアルすぎると思われるコミュニケーションは避けてください。

退職届のテンプレート

ここでは、退職届のテンプレートを紹介します。自由にコピーして、フィールドに必要事項を入力してください。

[雇用主]

この手紙を[会社]​​からの正式な辞任として受け取ってください。私の最後の日は[日付]になります。

あなたと[会社]が私に[役職]として学び成長する機会を与えてくれたことに感謝しています。このような革新的でペースの速いチームの一員になれたことを光栄に思います。

[役立つタスク]を含め、この移行を支援するためにできることは何でもしたいと思っています。あなたと[会社]が目標を達成できることを祈っています。

敬具、

[フルネーム]

[メール]

[電話番号]

[住所]

退職届の書き方のポイント

適切なタイミングで調整する

雇用主があなたの退職について知るのは、退職届が初めてではありません。上で述べたように、重要なニュースは必ず直接会って伝えるべきであることは言うまでもなく、相手がいつ手紙を読むかをコントロールすることはできません。

むしろ、退職届は通知というよりも文書として機能します。領収書として考えてください。ベストプラクティスは、上司に直接退職することを伝え、正式な記録として退職届を提出することです。

直接話し合うときに印刷した手紙を雇用主に渡すことも、後で電子メールで送信することもできます。いずれにしても、対面での会話に代わるものではなく、それを補完するものであるべきです。

橋を燃やさないでください

心のこもった態度を保つということは、完全にマナーが良いということではありません。退職後も仕事上の関係を維持するのは一般的です。おそらく、将来、古い会社に魅力的な新規出店が予定されているかもしれません。あるいは、新しい会社の顧客としてその会社を推薦したいと考えているかもしれません。物事を円満に終わらせたほうが、こうした状況はよりスムーズに進みます。

さらに、新しい仕事の参考として以前の雇用主を使用する必要がある場合もよくあります。前の雇用主に恨みがある場合、退職届で否定的なことを言っても、新しい仕事を見つけるチャンスが損なわれるだけです。

ネガティブな感情をすべて吐き出すのではなく、礼儀正しく接することが最善です。たとえ敵対的な労働環境が原因で退職する場合でも、専門的な言葉でその旨を述べてください。そうすれば、他の人が同じ理由で退職した場合に備えて、あなたの会社はあなたの苦情を記録しておくことができます。

必ず校正する

恥ずかしいタイプミスで優雅な退場を汚さないでください。他の重要な文書と同様に、他の人が見る前に間違いがないか慎重に校正してください。終わったらすぐに読んで、スペルや文法の間違いがないか確認してください。

Grammarly の執筆提案は、執筆中に間違いを通知し、修正方法に関するフィードバックを提供します。さらに、当社のトーン検出機能は、退職届が「くだけた」、「強引」、または「非難的」すぎるかどうかを通知することで、あなたの希望どおりに退職届を伝えることができるため、さらに安心感が得られます。

この記事はもともと 2017 年に Karen Hertzberg によって書かれたものです。新しい情報を含めて更新されました。