より良いメールを送信するための20のヒント

より良いメールを書く方法を知りたいですか？ さて、良いメールの書き方は基本を知ることから始まります。

自信をつけたら、より多くのニュアンスを適用して、メール作成スキルをさらに向上させることができます。 クラフトをレベルアップするために、より良いメールを送信する方法に関する本、コース、またはクラスは必要ありません。 このブログ投稿を読むのに10分を費やした後、あらゆる状況で優れた電子メールメッセージを作成するために必要なすべてがわかります。 それはあなたのキャリアへの投資であり、無限のROIの可能性を秘めています。

次に、開始点に関係なく、より優れたメールライターになるための20のメール作成のヒントを紹介します。

1.受信者を検討します

すべての専門的なコミュニケーションにおいて、あなたの聴衆はあなたの最初の考慮事項でなければなりません。 あなたの電子メールを誰が読むかは、あなたがトーンからコンテンツまでそれをどのように書くかを決定します。 それと同じくらい簡単です。

同意できない場合は、家族や友人はもちろん、上司、同僚、クライアント、請負業者とも同じようにコミュニケーションをとるかどうかを検討してください。 あなたの電子メールは、同僚とコミュニケーションをとるときにビジネス上の問い合わせをするときのように正式である必要はありません。 機能固有の用語のいくつかは、チームメイト間の交換には効率的ですが、経営陣を混乱させる可能性があります。

また、オーディエンスには、「To：」、「CC：」、および「BCC：」フィールドに追加されたすべての人が含まれ、最初のフィールドに焦点が当てられていることを忘れないでください。 1人の聴衆は、メッセージをパーソナライズし、受信者に合わせてアプローチを調整するのを簡単にします。 入力を開始するときは、送信者と受信者の関係と以前の対応を必ず反映してください。

2.メールの明確な目標を設定します

あなたがそれを書き始める前にあなたの電子メールの目的についてはっきりしていないならば、あなたは受信者もそうではないことを確信することができます。 メッセージで何を達成しようとしているのかを明確にすることで、紙にペンを置くことにしたときに効果的に自分を表現するのに役立ちます。

すべての優れた電子メールには、1つの目標があります。 これは「ワンシングルール」と呼ばれます。 メールの内容を1つだけカバーすることで、受信者が理解し、行動を起こしやすくなります。 電子メールで複数のアクションを要求すると、混乱を招き、コミュニケーションが非効率になる可能性があります。

メッセージの目標を定義するために、次の質問を自問することができます。

• 受信者に何をしてもらいますか？
• 彼らにどのように感じてもらいたいですか？
• 彼らはどのように対応すべきですか？
  

時々、あなたは絶対に同じトピックに関するいくつかのことを1つの電子メールでカバーする必要があります。 この場合、箇条書きまたは番号付きリストを使用してメッセージを明確にフォーマットすることがますます重要になります。 さまざまな電子メールコンポーネントを強調表示すると、受信者がメッセージを処理し、必要なすべてをカバーする方法で応答することが容易になります。

3.あなたの電子メールが必然的にあることを確認してください

電子メールは、ビジネスコミュニケーションのデフォルトチャネルになりました。 私たち全員が電子メール（皮肉）をどれほど愛していても、クライアント、請負業者、または同僚とのコミュニケーションの電子ペーパートレイルを提供することがどれほど重要であっても、電子メールはすべての職場のコミュニケーションの正しいチャネルではありません。

受信者が誰であるか、なぜ受信者に電子メールを送信しようとしているのかが明確になったら、停止します。 深呼吸して、「このメールは必ず必要ですか？」と自問してください。 迅速な電話やSlackメッセージで十分だとしても、全体的な専門家は電子メールを介して過剰なコミュニケーションをとる傾向があります。 または、Loomビデオはどうですか？ 人気のミームにもかかわらず、すべての会議が電子メールであるとは限らないことを覚えておくのは良いことです。

したがって、電子メールは専門的なコミュニケーションの1つのチャネルにすぎないことを忘れないでください。 非同期通信用のチャネルの膨大な配列で、メッセージに合うものを選択してください。

4.メールのエチケットを知る

電子メールのエチケットとは、電子メールを使用する際の行動を導く一連の原則を指します。

これは、言語、スペル、文法、およびマナーに関する電子メール通信の未作成のガイドラインを含む行動規範として定義できます。 エチケットは、誰にメールを送信するかによって異なります。 慣習の正式な側面にとどまる方が常に安全です。

電子メールのエチケットを遵守することは、コミュニケーションの専門性を確立し、同僚との強力な関係を構築し、会社をうまく代表するのに役立ちます。 このトピックに関する信頼できるリソースがないため、すべての専門家が知っておくべき電子メールのエチケットに関する最も重要なルールとヒントのリストをまとめました。 このクイックリードを使用すると、トピックに関する知識を更新し、批判的な目で電子メールを評価できます。

5.適切な電子メール構造に従う

メールを書く最良の方法は、フォーマットに固執することです。 電子メールは何十年も前から存在しており、私たちの多くは子供の頃からそれを使用しています。 そのため、私たちの脳は特定の方法でそれらを読み取るように配線されています。 受信者がすべての優しさと手続きをスキップするかどうかにかかわらず、期待から離れない限り、受信者はその要点を理解しやすくなります。

電子メール構造のベストプラクティスは次のとおりです。

• 件名
• 挨拶
• オープニングライン
• コンテンツ
• アクションの呼び出し
• 閉会文
• サインオフ
• サイン
  

良いメールのこれらの要素のいくつかがあなたにとって外国語のように聞こえても、心配しないでください。 このブログ投稿では、適切に構成された電子メールの各部分について説明します。 あなたが読み終えるまでに、あなたはそれらすべてを精巧にするためにあなたが知る必要があるすべてを知っているでしょう。 さらにサポートが必要な場合は、AIメールアシスタントになり、メールの構造化を処理できるFlowriteというツールについてもすぐに学ぶことができます。

6.メールの件名を最大限に活用する

件名は、受信者があなたの電子メールで最初に目にするものであり、おそらく唯一のものです。 件名が不十分な、またはさらに良いが、件名がない電子メールは、読んだり、スパムフォルダに直接移動したりせずにすぐに削除されます。

件名はメールの見出しと考える必要があります。 それはあなたの電子メールの要約です。 それはあなたの電子メールが読まれるのかどうかに最も重要な影響を及ぼします。 件名の目的は、受信者にメッセージを開いてもらい、残りの作業をメールの本文に任せることです。 また、電子メールの偽物が最も頻繁に発生する場所でもあります。

最も一般的な間違いは、受信者をだましてメールを開こうとすることです。 件名はからかうべきではなく、常にメールの内容に関連している必要があります。 件名が短すぎたり長すぎたりすると、混乱することがよくあります。 漠然とした一般的なものについても同じことが言えます。 最高の件名は、有益でありながら簡潔です。

課題は、電子メールの件名を簡潔かつ具体的に保つことです。 理想的な長さは3〜8語で、メッセージの概要を説明するのに十分な長さです。

7.最適なメールグリーティングを選択します

電子メールを開始する方法は、メッセージのトーンを設定し、受信者の第一印象を構築します。 残念ながら、多くの人はそれに十分な注意を払っていません。 それでは、私のメールを開始する適切な方法は何ですか？ まあ、それは異なります。 あなたの電子メールの適切な挨拶は、あなたが誰と通信するか、そしてあなたの目的に応じて、正式なものでも友好的なものでもかまいません。

最も一般的な電子メールの挨拶の例は次のとおりです。

1.こんにちは<名前>

2.こんにちは<名前>

3.親愛なる<名前>

特にあなたがその人にあまり精通していないとき、あなたの電子メールの挨拶を考えすぎるのは簡単です。 または、電子メールが特に重要な場合。 「こんにちはトム」、「こんにちはスミスさん」、「親愛なるサー」のどれを言うかで時間を無駄にしていることに気付いた場合は、正式なものに誤りを犯した方が常に安全です。

あなたがこれらの海域をナビゲートするのを助けるために、私たちは最高の電子メールの挨拶に関する完全なガイドを書きました。

8.メールの冒頭文を追加します

電子メールの実際のコンテンツに移動する前に、受信者に宛てた、またはコンテキストを提供する開始行を追加する必要があります。 そして、関係者全員のために、「このメールがあなたをうまく見つけてくれることを願っています」よりも想像力に富んだ思いやりのあるものを考え出してください。

さまざまな状況での適切なメール開封の例は次のとおりです。

• 自己紹介させてください…
• 私たちの会話をフォローアップするには…
• お問い合わせいただきありがとうございます…
• これまでのところ、1週間が順調に進んでいることを願っています…
• 私はあなたのアドバイスを使うことができます…
• あなたの迅速な対応は大歓迎です…
  

これらのオプションをバックポケットに入れておけば、メールの内容にシームレスに溶け込む完璧なオープニングラインにたどり着くのに苦労することはありません。 ボーナスのヒントとして、受信者がいつメッセージを読まなければならないかわからないため、冒頭の文で平日や時間帯を避けるようにしてください。

9.自己紹介をしますか？

答えは次のとおりです。まだ知らない人に連絡する場合は、そうする必要があります。 組織内の誰かであろうと外部の連絡先であろうと関係ありません。 それは良いメールのエチケットと一般的な礼儀です。 「それでは、どうすればメールで自己紹介できますか？」 あなたは尋ねるかもしれません。

メールで自己紹介を行うための2つの確実な方法は次のとおりです。

• 私の名前は<名><姓>で、<会社名>という<会社の業務>で働いています。
• 私は<名><姓>で、<部門>で<役職>として働いています。
  

あなたの電子メールはあなたに関するものではないことが多いので、私たち全員が自分自身について話すのがどれほど好きであっても、自己紹介に1、2文以上費やすべきではないことを忘れないでください。

10.最も重要なものから始めます

良いメールはすぐに要点に到達します。 ピラミッドの原則は、専門的な電子メール通信へのアプローチです。 マッキンゼーの幹部は、思考を効率的に構築し、ビジネスコミュニケーションを改善するために、1980年代にすでにこの方法を作成しました。

基本的な原則は、最初に最も重要なポイントを作成し、それに応じて電子メールを構成することです。 一般的なビジネスメールは、質問に答えるか、最後にリクエストを提示します。 それでも、最も重要なポイントを先導し、その後にのみ議論と背景情報を提供する方が効果的です。 たとえば、上司から同僚の契約を延長するかどうかを尋ねるメールが送信されます。あなたは正面から答えを出し、その後「理由」を説明したいとします。

より良いメールを送信する方法に苦労している場合は、ピラミッドについて考え、上から始めて、前もって意図を発表してください。

11.生理を節約しないでください

より良いメールを書きたい場合は、期間を惜しまないでください。

文の間のわずかな休止は、読者にメッセージを消化する時間を与えます。 簡潔な文章は、彼らがこれらの機会をより多く持つことを可能にします。 また、連続した文ではない場合でも、長くて複雑な文を壊すことを検討する必要があります。

特に英語が母国語でない場合は、コンマを正しく使用する方法も学ぶ必要があります。 カンマが多すぎたり少なすぎたり、あるいは完全に間違った場所にあると、混乱する傾向があります。

12.文の大文字小文字を使用

文の大文字小文字を使用することは、文の最初の文字と適切な名詞を大文字にすることを指します。 私たちのほとんどは、これが大文字を使用する正しい方法であることを知っていますが、それでも電子メールを作成するときに失敗します。 文のケースはビジネスメールのエチケットの一部であり、プロのメールを書くときは、それを回避することは決して良い考えではありません。 また、すべて大文字で書くことは避けてください。 それは常にノーゴーです。 Flowriteを使用すると、そのような詳細について心配する必要はありません。指示を不注意に書き留めても、大文字と小文字は正しく区別されます。

13.トーンに注意してください

それはあなたが言うことだけではなく、あなたがそれをどのように言うかです。

声調は、書かれた言葉の声として定義でき、感情、性格、音量、イントネーション、およびメッセージの全体的な態度を表現します。 そのため、単語の選択を意図的に行い、受信者がそれらをどのように解釈するかを検討することが重要です。 メールでメッセージを伝えるのに顔の表情やイントネーションに頼ることはできないので、前向きな見方をするように努力する必要があります。

電子メールの専門的な口調は、正式になり、より友好的な目的に傾倒したい場合があるため、正しくなるまでに多くの時間がかかる場合があります。 興奮、決断力、または励ましを表現する方法は？ メッセージを効果的に配信できるように、すべてのメールで正しいトーンを打つための包括的なリソースをまとめました。

さらに、Flowriteは、意図した方法でメッセージを配信するのに役立ちます。 AIメールジェネレーターを使用すると、送信するメールのトーンを選択して、手間のかかる作業を行うことができます。

14.簡潔に保つ

メールを短く簡潔に保つことで、メッセージを効果的に配信できます。 ポイントを埋める長いメールは、簡単に返事がなく、最終的には忘れられてしまいます。 さらに悪いことに、誤解されています。 平均的な専門家は1日に100通をはるかに超える電子メールを受信するため、長い電子メールを読む時間はありません。

15.能動態を使用する

受動態で書くことは、フォーマルでプロフェッショナルに見えるかもしれず、あと2、3語しか使用しませんが、それらは合計されます。 さらに、読みにくく、理解しにくいです。 したがって、能動態を使用してメッセージを明確に伝えるために、言葉遣いを取り除きます。 最初は難しいかもしれませんが、慣れると、以前よりも文章の流れが良くなることに気付くでしょう。

16.わかりやすくするためのフォーマット

箇条書きと番号付きリストを使用すると、電子メールを構成し、受信者の注意を最も重要なものに引き付けるのに役立ちます。 リストは視覚的な手がかりとして機能するだけでなく、短い文章を簡単に書くことができます。たとえば、行動を促すフレーズを強調するために太字を使用することもできます。

17.行動を促す明確な呼びかけをする

あなたが彼らに言わない限り、あなたは受信者が次に何をすべきかを知ることを期待することはできません。 何かを求めている場合は、明確な指示を提供してください。 面接の招待状の場合は、そう言ってください。 特定の日付までに回答が必要な場合は、その旨を伝えてください。

明確なCTAのベストプラクティスは次のとおりです。

• 日付と詳細を提供する
• 一文の段落を使用する
• 複雑なリクエストをステップに分割する
• 太字を使用することを恐れないでください

明確な召喚状を含めることは、希望する結果を得るための最も効果的な方法です。 それを使用することを忘れないでください。

18.メールの締めくくり文で取引を封印する

より優れたメールライターになるには、ツールボックスを常に構築する必要があります。 これらのツールの1つは、電子メールのコンテンツ部分を終了する終了文です。 これらのフレーズは、感謝の気持ちを示し、将来への期待を設定し、支援する意欲を表現するために使用できます。

メールの締めくくりに最適な文は次のとおりです。

• あなたの助け/援助/サポート/時間をありがとう
• お返事をお待ちしております
• ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
  

上記の例には無限のバリエーションがあります。 電子メールのコミュニケーションスキルに自信をつけたら、自分の個性を示し、電子メールのトーンを理解するために、より多くの変化を導入し始めることができます。

19.電子メールをサインオフするための最良の方法を決定します

あなたの電子メールの挨拶が受信者にあなた自身のこれまでになく重要な第一印象を与えることを考えると、あなたのサインオフはあなたのメッセージが彼らの口にどのような味を残すかを決定します。 万能の解決策はないため、電子メールを終了する最善の方法を決定するのは時間がかかる場合があります。 ただし、サインオフの重要性を見落とすのは、フィニッシュラインでつまずくようなものです。

電子メールのサインオフの最も一般的な例は次のとおりです。

• 心から、
• 幸運をお祈りしています、
• よろしく、
• 一番、
• 乾杯、
  

電子メールをサインオフする最良の方法は、常に受信者、受信者との関係、および電子メールの目的によって異なります。 コンテキストごとに適切なものを選択するには、もう少し読む必要があります。 その目的のために、最も正式なものからオフィスに適さないものまでの最良の電子メールサインオフに関する包括的なガイドを作成しました。

サインオフの決定に同意したら、コンマを追加し、次の行に名前を記入します。

20.スペルをチェックします

「送信」を押す前に最後にやりたいことは、スペルミスを見つけて、大文字と小文字が正しいことを確認することです。

間違ったスペルは不注意を示し、メールをより良くするために費やしたすべての考えと努力を破壊する可能性があります。 Grammarlyのようなスペルチェッカーは優れていますが、すべてをキャッチするわけではなく、コンテキストを読み取れない場合があります。 そのため、自分でエラーを拾うように自分自身を訓練する必要があります。

Flowriteを使用して電子メールやメッセージを作成する場合、ネイティブレベルの英語を生成するAIによって人為的エラーが排除され、スペルにこだわってチェックする時間が短縮されます。

人工知能を使ってより良いメールを書く方法

Flowriteは、短い指示をすぐに送信できる電子メールやメッセージに数秒で変換するAIライティングツールです。 電子メールの構造、大文字と小文字、文法、スペル、句読点を処理します-あなたはそれに名前を付けます。 私たちのツールが生成するメールはネイティブレベルの英語なので、それについても心配する必要はありません。 基本的に、あなたは自分の考えやアイデアに集中することができ、Flowriteはそれらに翼を与えます。 これがより良いメールを書き始めるための最速の方法であるとあえて言います、そして私たちのユーザーの多くはそれを使うことによって多くを学んだと言いました。

開始するには、メールで構成できる短い文章をいくつか書きます。 言い回しや文法についてはあまり気にしないでください。しかし、自然に頭から出てくる考えを書き留めることを目指してください。 この後、次のステップの準備が整います。

Flowriteの使い方

1.指示として短い箇条書きを書く

始めに、考えが頭から自然に出てくるので、考えを書き留めます。 それでおしまい。 次のステップの準備が整いました。

2.書きたいメールの種類を選択します

今度は、受信者が誰で、電子メールで何を達成しようとしているのかを検討しますか？ おそらく、あなたは潜在的な採用者に冷静に連絡したり、セールスリードをフォローアップしたり、会議をスケジュールしたりしています。 私たちはそれをすべてカバーしました。

3.AIを目撃してメールを生成する

さあ、魔法の時間です。 適切なテンプレートを選択した後、Flowriteが指示に基づいて本格的な電子メールを生成するのにかかる数秒間は簡単です。 結果に不満がある場合は、ボタンをクリックするだけで新しいバージョンが作成されます。 メール作成スキルの信頼性が高い場合は、メールを送信する前に手動で変更することもできます。

これは、人工知能の最新の進歩を利用したおかげで可能になりました。 それでもより良いメールを作成するのに役立つと確信できない場合は、手順を完全に忘れて、Flowriteにメール全体を書かせてください。

かなりきれいですね。 執筆の未来への早期アクセスのために私たちの順番待ちリストに参加した+25,000人は確かにそう思います。

あなたはすでにより良いメールを書く方法に追いつき始めていますよね？ これらのメール作成のヒント（およびおそらく私たちのツール）が、自信を持ってより良いメールを送信し、メール作成スキルへの信頼を築くための旅を始めるきっかけになることを願っています。