6 つのステップでプロフェッショナルなビジネスレターを書く方法

キャリアを通じて、ビジネスレターを書くことがあるでしょう。 実際、応募書類や問い合わせレターはビジネスレターでもあるため、正式にキャリアが始まる前に書き始めることもできます。

ビジネス レターは、常にではありませんが、通常、組織の利益を促進するために、ある専門家から別の専門家に宛てて書かれる正式な手紙です。 場合によっては、カバーレターやインタビューのフォローアップと同様に、送信者のキャリアへの関心を高めるのに役立ちます。

ビジネスレターとは何ですか?

ビジネスレターは、通常、ある専門家から別の専門家に送られる正式なメッセージです。 一般に、ビジネスレターでは、戦略的パートナーシップ、コラボレーション、プロモーション、要請などを通じて、企業が協力する機会について話し合います。

ビジネスレターはビジネスメールとは異なることに留意することが重要です。 定義上、ビジネスレターとは、受信者のデスクまたは住所に配達される印刷された手紙です。 この特性により、ビジネス レターが電子メールでの問い合わせよりも際立っており、重要なコミュニケーションに使用される傾向があるのはこのためです。 ただし、ビジネスレターとビジネスメールにはいくつかの類似点があります。 どちらも同様の形式に従い、直接の行動喚起で終わります。

ビジネスレターには次のようなさまざまな種類があります。

• セールスレター
• 推薦状
• 質問状
• 申請書
• 意向表明書
• 送付状
• オファーレター
• 退職届
• 面接フォローアップレター
• リクエストレター
• オフィスの覚書
• カバーレター
• 招待状

ビジネスレターと非公式のレターには、形式と内容という 2 つの主な違いがあります。

ビジネスレターはいつ出すのですか？

ビジネスレターは、個人が自分の会社を代表するか、または個人事業主である中小企業の経営者としてビジネスを行うことを目的とする場合に送信されます。 これらのインスタンスの例を次に示します。

• 個人またはチームをネットワーキングまたはその他の特別なイベントに招待する
• 時間を割いていただいた面接官に感謝する
• 以前のビジネス問い合わせのフォローアップ
• プロモーション取引や新製品やサービスの提供
• ポリシーの変更、重要な新入社員や昇進、その他の会社ニュースをチームメンバー全員に通知する
• 応募者に正式にポジションを提供する

ビジネスレターの構成要素は何ですか?

ヘッダー（日付/アドレス/返信先アドレス）

日付:ビジネスレターを書くときは、それを書いた日付を含めることが重要です。この情報は、プロモーション特典など、時間に敏感なコミュニケーションに不可欠です。

住所:私書箱番号やオフィススイートを含む、受信者の完全な住所を書きます。

返送先住所:会社の完全な住所を入力します。これにより、受信者は応答を送信しやすくなります。

挨拶

ビジネスレターでは、標準的な挨拶は「Dear」です。 手紙は「Dear [受信者の名前]」で始めて、名前の後にカンマを追加します。 受信者を姓と組み合わせた敬称で呼ぶことも、単に姓と名で呼ぶこともできます。 受取人の名前がわからない場合は、手紙の宛先をその人のタイトルにすることができます。

体

本文の段落はビジネスレターの大部分を占めます。 このセクションでは、レターで行われる提案、提案、または発表について説明します。 これには次のセクションが含まれます。

• 手紙の主な目的を述べ、必要に応じて手紙の筆者を紹介する導入段落。
• 手紙の主題をより詳細に説明する 1 つ以上の中間段落。 これは、求職者の関連する経験、オファーの詳細、ポリシー変更の影響、または招待されたイベントで受信者が期待できることなどです。
• 最後の段落では、レターの目的を改めて説明し、受信者がフォローアップするための早期割引価格などのインセンティブを提供します。

閉鎖

本文セクションの後は、シンプルでプロフェッショナルな署名でレターを閉じます。 適切なサインオフには次のようなものがあります。

• 心から
• よろしく
• 一番
• 謹んで

サイン

ビジネスレターの最後の要素は署名です。 フルネームと、その後に続く MBA や PhD などの略語を含めます。

6つのステップでビジネスレターを書く方法

1ルールを学ぶ

ビジネス レターを書く前に、次のようなビジネス レターを書くためのルールをよく理解してください。

• 受信者に適切に対処してください。 どの敬語が適切か、または相手の名前の綴りがわからない場合は、この情報を調べてください。
• 手紙の書式を適切に整えてください。 ビジネスレターの形式は、非公式の手紙や電子メールの形式と同じではありません。
• 関連する情報をすべて含めます。 これは、受信者の住所と自分の住所の両方、日付、および読者の興味を引き、思慮深く適切な方法で応答できるようにするために必要なすべての詳細を含めることを意味します。

ビジネスレターの例を確認して、他のライターがこれらのルールをどのように遵守しているかを確認すると役立つ場合があります。 同僚や上司に過去の手紙を聞いて読んだり、オンラインでビジネス レターの例を検索したりしてください。

2適切な形式を選択します

ビジネス レターの形式は、このタイプのコミュニケーションの重要な特徴です。 ビジネス レターは、次のいずれかの方法でフォーマットできます。

• ブロック
• セミブロック
• 変更されたブロック

ブロック形式では、すべての行が左寄せされ、インデントはありません。

セミブロック形式では、すべての行が左寄せされ、各段落がインデントされます。

修正ブロック形式では、見出し、結び、署名は右詰めで、本文と住所は左詰めになります。この形式ではインデントはありません。

どの形式を選択する場合でも、レターはシングルスペースで段落とセクションを区切る空白行にする必要があります。

3フォーマルな言葉を使う

ビジネスレターはフォーマルでプロフェッショナルなコミュニケーションです。 これは、堅苦しいものや堅苦しいものでなければならないという意味ではありませんが、プロフェッショナルな雰囲気を維持し、従来のビジネスレターの形式に従う必要があります。

4内容/主題に焦点を当てる

ビジネスレターでは、1 つのトピックに焦点を絞る必要があります。 これは、オファー、問い合わせ、感謝、返答、またはリクエストである可能性があります。 手紙の件名から逸脱したり、手紙に複数の件名を含めたりしないでください。そうすると、内容が混乱し、手紙の意図が損なわれる可能性があります。

5長さを考慮する

ビジネスレターの長さはさまざまです。 場合によっては、1 ページしかないこともあります。 レターが 2 ページを超える場合は、レターの内容の大部分をカバーする別のレポートを作成します。 長い手紙を送る代わりに、読者のために要約した短い手紙をレポートに送ります。

6あなたの署名を含めてください

すべてのビジネスレターには署名を含める必要があります。つまり、あなたの名前、会社名、肩書を入力し、あなたの名前を青または黒のインクで書きます。

ビジネスレターの例

例1

Steven Ramirez 氏 インク会社名 1 Example Rd. ニューヨーク州シティ 10001

2023 年 7 月 11 日

Mrs. Juliana McCue Stationery 会社名 44 Example Way City, CA 94024

親愛なるジュリアナ・マッキュー様

忠実な顧客であることに個人的に感謝したいと思います。 過去 5 年間にわたり、Stationery Company Name は Ink Company Name のトップセラーであり、私はチーム全体を代表して、貴社のパートナーシップに心から感謝し、大切にしていると言います。

感謝の気持ちを込めて、特別なコラボレーションの機会を提供したいと思います。それは、貴店専用の完全にカスタマイズされた色合いです。 当社の経験豊富なカラースペシャリストチームは、光を吸い込む最も暗い黒から、明るく反射するネオンや虹色のインクまで、あらゆる虹の色合いを開発できます。 独自のカラーを提供することでブランドを際立たせ、世界中の万年筆ユーザーをウェブサイトや実店舗に引き寄せることができます。

私たちのチームが他のパートナー向けに開発したカスタムカラーの例をお見せできることをうれしく思います。 ビデオ通話の予約をご希望の場合はお知らせください。その際に、当社のオファーについて詳しく説明し、一緒に色の探索を開始できます。 ユニークなインクの色合いを通じて独自のブランドを表現できるあらゆる方法をお見せできることを楽しみにしています。

心から、

Steven Ramirez カラー開発インク責任者 会社名 555-0000

例 2

Daneris Garcia 4950 例 St. City, WA 10000

2022 年 5 月 14 日

ニール・パテル氏 マーケティング マーケティング代理店責任者 氏名 アリゾナ州 20000 市

親愛なるパテルさん、

Marketing Agency Name のグラフィック スーパーバイザーとしての役割について面接にお時間を割いていただき、ありがとうございます。 私たちは強い絆を築いたと信じており、私があなたのチームに最適であると信じています。

グラフィック デザイナーとしての私の情熱は、新興ブランドと確立されたブランドを視覚的に表現する革新的な方法を見つけることです。 私は 2D と 3D での作業経験が豊富ですが、過去 5 年間は VR および AR 空間のデザインを優先してきました。 これらの分野での製品開発に注力しているテクノロジー業界の数多くのクライアントとの経験が、私を貴社のチームにとって貴重な財産にしてくれると確信しています。

私をそのポジションとして考慮していただければ幸いです。 ご質問がある場合、または私の以前の仕事の追加の例を共有してほしい場合は、お気軽にお問い合わせください。 私は、MANGA 会社のために行ってきた仕事を誇りに思っており、貴社のチームと同様の仕事ができることに興奮しています。

よろしくお願いします、ダネリス・ガルシア

ビジネスレターに関するよくある質問

ビジネスレターとは何ですか?

ビジネスレターは、通常、あるビジネスパーソンから別のビジネスパーソンへ、キャリアや会社の利益を促進するために書かれる正式な手紙です。

ビジネスレターの目的は何ですか?

ビジネスレターの目的は、企業、団体、非営利団体と専門的にコミュニケーションをとることです。

ビジネスレターにはどんな種類があるの？

• カバーレター
• セールスレター
• 招待状
• フォローアップ
• 苦情の手紙
• 意向表明書

すべてのビジネスレターには何を含めるべきでしょうか?

• 日にち
• 差出人住所
• 内部アドレス
• 挨拶
• 体
• 閉鎖
• サイン