8ステップでメモを書く方法

共有する必要がある社内ポリシーの変更があった場合でも、投資家に知らせる必要があるプロジェクトの先頭に立っている場合でも、メモは組織内で貴重な情報を伝達する最良の方法です。メモは、そのような情報を同僚、テナント、ボランティア、またはその他の内部組織メンバーに広めるのに適した方法です。

いつメモを送るべきですか?メモってどうやって書くの？これらの質問に答え、メモを作成するためのステップバイステップのガイドを提供し、メモの例をたくさん紹介します。

目次

メモとは何ですか?

メモの目的は何ですか?

8ステップでメモを書く

メモとメモはどう違うのですか？ 。 。

メモの例

メモに関するよくある質問

メモとは何ですか?

メモ ( memorandumの略) は、特定の問題、解決策、またはイベントについてグループの人々に通知する方法です。メモは短く、簡潔で、読みやすいものである必要があります。受信者に通知し、具体的な次のステップを含むアクション プランを提供します。

メモは紙の手紙、FAX、または電子メールに添付された PDF として送信できます。電子メールの普及により、多くの状況で基本的にメモが置き換えられましたが、一部の重要なメッセージにはメモが依然として役に立ちます。

メモの目的は何ですか?

メモは、企業または組織の公式内部コミュニケーションのために設計されています。多くの場合、組織全体に送信されますが、単一の部門、チーム、またはより小規模なグループに情報を提供する場合にも役立ちます。メモは、シンプルでわかりやすい形式を使用して必要な情報を分散させます。

メモを書くとき

公式な業務事項を効率的に伝達する必要がある場合は、メモを作成する必要があります。メモの目的は、情報を提供したり、問題に注意を向けたり、質問に答えたりすることです。次の目的がメモに適しています。

• 内部変更をブロードキャストする
• ニュースを広める
• 今後のイベントを共有する
• 公安ガイドラインを更新する
• 問題についての意識を高める
• 問題に対処する
• リクエストをする
• プロジェクトの更新情報を共有する

メモのフォーマット方法

メモを電子メールで送信する場合は、PDF 形式にする必要があります。これにより、ドキュメントに適用したスタイルが保持されます。伝統的に、メモは本文に 12 ポイントのフォント、見出しに 14 ～ 16 ポイントのフォントを使用します。フォントとデザインはシンプルにしてください。

メモには次の内容を含める必要があります。

• 見出し
  • に
  • から
  • 日付
  • 主題
• 冒頭陳述
• コンテクスト
• 行動喚起とタスクステートメント
• 議論
• 終わりに

メモで伝えているメッセージをサポートする添付ファイルを含めるオプションもあります。メモが複数ページにわたる場合は、要点をまとめる要約を作成する必要があります。

8ステップでメモを書く

紹介するトピックに関係なく、メモは常にプロフェッショナルかつ丁寧でなければなりません。事実と実行可能な計画に焦点を当て続けてください。ビジネスメモには絵文字を使用しないでください。簡潔、直接的、明確にして、必要な情報のみを含めてください。

1見出し

見出しには、メモの受信者、メモの送信者、メモが書かれた日付、およびメモの件名がリストされます。このセクションをフォーマットする方法は以下で確認できます。

宛先: [受信者の氏名と役職または所属]

差出人: [あなたのフルネームと役職]

日付: [今日の日付]

件名: [メモの内容]

見出しで受信者に宛てたものなので、挨拶文を含める必要はありません。

2冒頭陳述

このセクションは 1 ～ 3 文にすることができます。冒頭陳述では、メモの目的を簡単に述べます。このセクションには、最も重要な情報の概要のみを含めてください。後で詳細を確認できるようになります。

「お知らせするためにメールしています。」から始めてみましょう。 。 」

3コンテキスト

3 ～ 10 文で文脈を説明します。コンテキストとは、あなたが何について書いているのか、なぜそれを書いているのか、その他の重要な情報を人々に知らせる場所です。

このセクションには次の内容が含まれる場合があります。

• 裏付けとなる証拠
• あなたの組織がメモで議論している決定を下した理由
• 背景情報
• 問題のある発言
• どのようにして問題を見つけたのか
• 重要なタイミングや日付
• その他の重要なポイント

4行動喚起とタスクステートメント

このセクションは 2 ～ 3 文にすることも、箇条書きリストにすることもできます。ここで、受信者に対する次のステップを説明します。受信者がメモを読んだ後に何をすべきか、またはあなたが説明した問題をどのように解決する予定であるかについて書きます。

「[期日]までに[完了してほしいタスク]をお願いします」または「この件に関してご協力いただきありがとうございます」と書いてみましょう。

5ディスカッション

この部分の目的は、受信者に推奨されるアクションに従うよう説得することです。最も重要な情報から始めて、アイデアをサポートするすべての詳細をレイアウトします。メモを裏付ける具体的な事実、アイデア、研究結果を示し、情報を最も強いものから最も弱いものまで整理します。

6終わりに

最後のセクションは、丁寧な言葉でメモを終える機会です。受信者にアクションを起こしてほしいことをここでもう一度共有することをお勧めします。通常、メモには別れの言葉は含まれません。ただし、それを持ちたい場合は、必ず簡潔にしてください。

7オプションの追加

必要に応じて、メモに概要や添付ファイルを含めることができます。メモが複数ページにわたる場合は、要約を含める必要があります。概要は、受信者が共有した情報をより簡単に理解するのに役立ちます。

要約は、締めくくりの言葉の直前に置くことができます。概要には、主要な推奨事項、重要な情報の要約、参考文献、方法、または使用したリソースがリストされる場合があります。メモ内の情報をさらに明確にする必要がある場合は、このセクション内にメモを配置できます。概要は、数文の長さの場合もあれば、重要な情報の箇条書きリストの場合もあります。

補足情報には、グラフ、リスト、表、写真など、共有したいドキュメントを含める必要があります。添付ファイルを含めることを選択した場合は、結びの下に添付した内容に関するメモを含めます。

メモを電子メールで送信する場合は、これらの追加の添付ファイルを電子メールに追加できます。メモを手紙または FAX として送信する場合は、メモ文書の最後のページの後にこれらを含めてください。

添付ファイルを「添付: [添付ファイルの名前]、[作成日]」のように参照します。

8改訂

メモを書き終わったので、次は見直してみましょう。以下の手順に従って、メモをできるだけ明確かつ簡潔にしてください。覚えておいてください: 短いほど良いです。

• 不要な素材を切り取ります。
• 要点を明確にしてください。
• スペル、文法、句読点の間違いを校正します。
• 事実とリソースを確認してください。
• 送信する前に同僚からフィードバックを得てください。

メモとメモはどう違うのですか？ 。 。

メモは、公式メッセージを広めるための組織内での簡潔だが非公式なコミュニケーションです。しかし、これは電子メール、手紙、回覧、議事録とどう違うのでしょうか?これらの標準的なビジネス文書の定義を明確にしましょう。

メモは電子メールとどう違うのですか?

通常、メモは電子メールよりも口調や言葉遣いがフォーマルであり、短く要点を絞ったものである場合に最も効果的です。将来的には、会社はあなたのメモを公式文書として使用し、印刷したり、ハードコピーとして配布したり、専門的に読みやすい形式で大勢の人々に配布したりする可能性があります。

メモは手紙とどう違うのですか？

通常、手紙は組織外の個人に宛てられます。これらは、特定のトピックを伝える長い外部メッセージを目的としています。これらは、非公式な調子の場合もあれば、形式的な調子の場合もあります。

メモはプレスリリースとどう違うのですか?

通常、メモは社内コミュニケーションに使用されますが、プレスリリースは社外コミュニケーションを目的としています。プレスリリースは通常、メモよりも長く、より詳細な文書であると理解されています。

メモは回覧とどう違うのですか?

回覧板は大量配布用です。一方、メモは特定の人々のためのものです。通常、回覧には複数のトピックと行動喚起が含まれます。メモは 1 つの主題のみを簡潔に取り上げるべきです。

メモは議事録とどう違うのですか?

議事録は、会議のメモを記載した公式文書です。メモは補足添付ファイルの議事録を参照する場合がありますが、メモを会議議事録の形式として使用したり、その逆を行ったりすることはできません。

メモの例

メモの例なしで書き始めるのは難しいかもしれません。最も一般的に使用されるメモ形式の 2 つの例を次に示します。

例 1: 内部変更

組織がポリシー、手順、または高レベルの人員配置の変更を行う場合は、内部変更メモを作成する必要があります。このメールは人事部門が送信する場合もあれば、経営陣や別の部門から送信される場合もあります。

宛先：全従業員

差出人: 人事マネージャー、ケリー・ソース

日付: 2022 年 7 月 20 日

件名：有給休暇制度の変更について

当社の有給休暇制度の最近の変更についてお知らせするためにこの手紙を書いています。プラットフォームを PalmLeaf HR に切り替えています。この制度は2022年10月1日から施行されます。

PalmLeaf HR への切り替えにあたり、当社は有給休暇申請の提出をより簡単にできるよう努めています。この使いやすいプラットフォームを操作するためのチュートリアルがこのメモに添付されています。

今週、PalmLeaf HR からオンボーディングメールが直接届きます。必ず 2022 年 9 月 30 日までにアカウントを設定してください。

アカウントの設定で問題が発生した場合は、[email protected] までメールでお問い合わせください。

この移行期間中、ご協力いただきありがとうございます。これにより、有給休暇の管理が容易になることを期待しています。

添付: PalmLeafHR ガイド、2022 年 1 月

例 2: 一般的なビジネスメモ

一般的なビジネスメモ形式は、ほぼすべてのビジネス項目に使用できます。進行中のプロジェクトであっても、内部分析であっても、この汎用性の高いフォーマットは適合します。

宛先: アヴァ・コロン、フィル・コンマ、デイブ・ピリオド

出典: Peter Office、シニア データ アナリスト

日付: 2022 年 5 月 20 日

件名: 収益分析

あなたのチームからリクエストされた収益分析レポートに対処するためにこのメールを書いています。この分析は、2010 年から 2022 年の第 1 四半期までの収益源を対象としています。

このレポートは、Dave Period がチーフ セールス コーディネーターの職に就いた 2022 年 1 月に、セールス チームから要求されました。分析は Tableau を使用してまとめられ、レポートが添付されています。

現時点では、データを確認して、さらに詳しく分析してほしいことが他にあればお知らせください。ダッシュボードを表示する最適な方法は、メールの受信トレイにある Tableau からの招待を使用することです。

私の分析の主なポイントは次のとおりです。

• 当社の収益の柱は主力商品であるアロハシャツです。
• 2 番目に高い収益源はランニング ハットです。
• 当社の収益は、主に電子メール マーケティング活動によってもたらされる販売によって発生します。
• データが入手できない期間があったため、この分析には含まれていません。

この分析をご検討いただきありがとうございます。ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽に [email protected] までお送りください。ダッシュボードへのアクセスに技術的な問題がある場合は、IT 部門 ([email protected]) にお問い合わせください。

添付：

• Tableau ガイド、2022 年
• 2010 ～ 2021 年の収益分析レポート、2022 年 5 月

メモに関するよくある質問

メモとは何ですか?

メモ(memorandumの略) は、特定の問題、解決策、またはイベントについてグループに通知する短い内部コミュニケーションです。メモは紙の手紙や FAX として送信したり、PDF として電子メールに添付したりできます。

メモの目的は何ですか?

メモは、複雑なトピック、ポリシーの変更、または組織内のその他の簡単な公務についてグループの人々に知らせることを目的としています。

メモの基本的な構造は何ですか?

メモには次の内容を含める必要があります。

• 見出し
  • に
  • から
  • 日付
  • 主題
• 冒頭陳述
• コンテクスト
• 行動喚起
• 議論
• 終わりに