8ステップでメモを書く方法

共有する必要がある内部ポリシーの変更がある場合でも、投資家が知る必要があるプロジェクトの先頭に立っている場合でも、メモは組織内で貴重な情報を伝達するための最良の方法です。 メモは、そのような情報を同僚、テナント、ボランティア、または他の内部組織のメンバーに広めるのに適した方法です。

いつメモを送信する必要がありますか? メモの書き方は？ これらの質問に答え、メモを作成するためのステップバイステップのガイドを提供し、メモの多くの例を共有します.

メモとは？

memorandumの略であるメモは、特定の問題、解決策、またはイベントについて人々のグループに知らせる方法です。 メモは簡潔で、率直で、読みやすいものでなければなりません。 受信者に通知し、具体的な次のステップを含むアクション プランを提供します。

メモは、紙の手紙、ファックス、または PDF を電子メールに添付して送信できます。 電子メールの普及により、多くの状況で基本的にメモが置き換えられましたが、一部の重要なメッセージにはメモがまだ役立ちます。

メモの目的は何ですか？

メモは、ビジネスまたは組織の公式な内部コミュニケーション用に設計されています。 多くの場合、組織全体に送信されますが、単一の部門、チーム、または小規模なグループに通知する場合にも役立ちます。 メモは、シンプルでわかりやすいフォーマットを使用して、必要な情報を分散させます。

メモを書くとき

事務的な事項を効率的に伝える必要がある場合は、覚書を作成する必要があります。 メモの目的は、情報を提供したり、問題に注意を向けたり、質問に答えたりすることです。 次のような用途はメモに適しています。

• 内部変更をブロードキャストする
• ニュースを広める
• 今後のイベントを共有する
• 公安ガイドラインの更新
• 問題についての認識を高める
• 問題に対処する
• リクエストをする
• プロジェクトの更新を共有する

メモのフォーマット方法

メモを電子メールで送信する場合は、PDF 形式にする必要があります。 これにより、ドキュメントに適用したスタイルが保持されます。 伝統的に、メモは本文に 12 ポイントのフォントを使用し、見出しには 14 ～ 16 ポイントのフォントを使用します。 フォントとデザインをシンプルに保ちます。

メモには次の内容を含める必要があります。

• 見出し
  • に
  • から
  • 日にち
  • 主題
• 冒頭陳述
• 環境
• 行動を促すフレーズとタスク ステートメント
• 討論
• 閉鎖

メモで伝えているメッセージをサポートする添付ファイルを含めることもできます。 メモが複数ページにわたる場合は、ポイントをまとめるための要約が必要です。

8ステップでメモを書く

メモは、紹介するトピックに関係なく、常にプロフェッショナルで礼儀正しくする必要があります。 事実と実行可能な計画に集中してください。 ビジネス メモでは絵文字を使用しないでください。 簡潔、直接的、明確に保ち、​​必要な情報のみを含めてください。

1見出し

見出しには、メモの受信者、メモの送信者、メモの作成日、メモの件名が一覧表示されます。 このセクションをフォーマットする方法を以下に示します。

To: [受信者の氏名と役職または部署]

From: [氏名と役職]

日付: [今日の日付]

件名: [メモの内容]

見出しで受信者に宛てたので、挨拶を含める必要はありません。

2冒頭陳述

このセクションは、1 文から 3 文の間で指定できます。 冒頭陳述は、メモの目的を簡潔に述べる場所です。 このセクションには、最も重要な情報の要約のみを含めてください。 詳細については後で説明します。

「お知らせするために書いています。 . 」

3文脈

3 ～ 10 文で、前後関係を説明します。 文脈とは、何について書いているのか、なぜ書いているのか、その他の重要な情報を人々に知らせる場所です。

このセクションには、次の内容が含まれる場合があります。

• 補強証拠
• メモで話し合っている決定を組織が行った理由
• 背景情報
• 問題文
• どのように問題を発見したか
• 重要なタイミングまたは日付
• その他のポイント

4行動喚起とタスクステートメント

このセクションは、2 ～ 3 文または箇条書きのリストのいずれかです。 ここで、受信者のために次の手順を説明します。 受信者がメモを読んだ後に何をすべきか、または説明した問題をどのように解決する予定かについて書いてください。

「[期日] までに [タスクを完了してください] をお願いします」または「この件についてご協力いただきありがとうございます」と書いてみてください。

5ディスカッション

この部分の目的は、推奨されるアクションに従うよう受信者を説得することです。 最も重要な情報から始めて、アイデアをサポートするすべての詳細をレイアウトします。 メモを裏付ける特定の裏付けとなる事実、アイデア、研究を提供し、最も強いものから最も弱いものまで情報を整理します。

6クロージング

結びのセクションは、メモを丁寧に締めくくる機会です。 ここでも、受信者にアクションを起こしてもらいたいことをもう一度共有することをお勧めします。 通常、メモには別れは含まれません。 しかし、それを持ちたい場合は、必ず簡潔にしてください。

7オプションの追加

必要に応じて、メモに要約または添付ファイルを含めることができます。 メモが複数ページにわたる場合は、要約を含める必要があります。 要約は、受信者があなたが共有した情報をより簡単に理解するのに役立ちます。

締めくくりの言葉の直前に要約を配置できます。 要約には、主要な推奨事項、重要な情報、参考文献、方法、または使用したリソースの要約がリストされている場合があります。 メモの情報をさらに明確にする必要がある場合は、このセクション内に配置できます。 要約は、数文の長さ、または重要な情報の箇条書きのリストにすることができます。

補足情報には、グラフ、リスト、表、写真など、共有したいドキュメントを含める必要があります。 添付ファイルを含めることを選択した場合は、締めくくりの下に添付した内容についてのメモを含めます。

メモを電子メールで送信する場合、これらの追加の添付ファイルを電子メールに追加できます。 メモを手紙またはファックスで送信する場合は、メモ文書の最後のページの後にこれらを含めます。

添付ファイルを次のように参照してください: 「添付: [添付ファイルの名前]、[作成日]」。

8改訂

メモを書き終えたら、次はメモを書き直します。 以下の手順に従って、メモをできるだけ明確かつ簡潔にします。 覚えておいてください：短いほど良いです。

• 不要な材料を切り取ります。
• 要点を明確にします。
• スペル、文法、句読点の間違いを校正します。
• 事実とリソースを確認してください。
• 送信する前に、同僚からフィードバックを得てください。

メモと の違いは何ですか。 . .

メモは、公式メッセージを広めるための組織内での簡潔だが非公式のコミュニケーションです。 しかし、これは電子メール、手紙、回覧、または議事録とどのように違うのでしょうか? これらの標準ビジネス文書の定義を明確にしましょう。

メモはメールとどう違うのですか？

通常、メモはメールよりも口調や言葉遣いがフォーマルであり、短く要点を絞った場合に最も効果的です。 将来、会社はあなたのメモを公式文書として使用し、それを印刷したり、ハード コピーとして配布したり、専門的に多数の人々に読み取り可能な形式で配布したりする可能性があります。

メモは手紙とどう違うのですか？

通常、手紙は組織外の個人に宛てられます。 これらは、特定のトピックを伝える長い外部メッセージを対象としています。 これらは、非公式または正式な口調である場合があります。

メモはプレスリリースとどう違うのですか?

メモは通常、内部コミュニケーションに使用されますが、プレス リリースは外部コミュニケーションを目的としています。 プレス リリースは通常、メモよりも長く、より詳細な文書であると理解されています。

メモは回覧とどう違うのですか?

回覧は大量配布用です。 一方、メモは特定のグループ向けです。 通常、回覧には複数のトピックと行動を促すフレーズがあります。 メモは、簡単に、1 つの主題のみに対応する必要があります。

メモは議事録とどう違うのですか?

議事録は、会議の議事録を含む公式文書です。 メモは補足添付ファイルで議事録を参照する場合がありますが、議事録の形式としてメモを使用しないでください。

メモの例

メモの例がないと、書き始めるのは難しい場合があります。 最も一般的に使用されるメモ形式の 2 つの例を次に示します。

例 1: 内部変更

組織がポリシー、手順、または高レベルの人員配置を変更する場合、内部変更メモを作成する必要があります。 このメールは人事部門から送信される場合もあれば、リーダーシップ チームや別の部門から送信される場合もあります。

宛先: 全従業員

差出人: Kelly Source、人事マネージャー

日付: 2022 年 7 月 20 日

件名：有給休暇制度の変更について

有給休暇制度の最近の変更についてお知らせします。 プラットフォームを PalmLeaf HR に切り替えています。 この制度は2022年10月1日から施行されます。

PalmLeaf HR に切り替えるにあたり、当社は PTO 申請の提出をより簡単にしようとしています。 このメモに添付されているこの使いやすいプラットフォームをナビゲートするためのチュートリアルを見つけることができます。

今週、PalmLeaf HR からオンボーディング メールが直接届きます。 2022 年 9 月 30 日までに必ずアカウントを設定してください。

アカウントの設定に問題がある場合は、[email protected] までメールでお問い合わせください。

この移行期間中は、ご協力いただきありがとうございます。 これにより、有給休暇の管理が容易になることを願っています。

添付: PalmLeafHR ガイド、2022 年 1 月

例 2: 一般的なビジネス メモ

一般的なビジネス メモ形式は、ほぼすべてのビジネス アイテムに使用できます。 進行中のプロジェクトであろうと内部分析であろうと、この用途の広い形式は適合します。

宛先: Ava Colon、Phil Comma、Dave Period

From: Peter Office、シニア データ アナリスト

日付: 2022 年 5 月 20 日

件名: 収益分析

あなたのチームが要求した収益分析レポートに対応するためにメールを書いています。 この分析は、2010 年から 2022 年の第 1 四半期までの収益源を対象としています。

このレポートは、デイブ ピリオドがチーフ セールス コーディネーターの地位に就いた 2022 年 1 月にセールス チームから要求されました。 分析は Tableau を使用してコンパイルされ、レポートが添付されています。

現時点では、データを確認して、さらに詳しく分析してほしいことが他にあればお知らせください。 ダッシュボードを表示する最適な方法は、メールの受信トレイで Tableau から招待を受けることです。

私の分析の主なポイントは次のとおりです。

• 主な収益源は、主力商品であるハワイアンシャツです。
• 2 番目の収益源はランニング ハットです。
• 当社の収益は、主に電子メール マーケティング活動によって生み出された売上です。
• データが利用できない期間がいくつかあったため、この分析には含まれていません。

この分析をレビューするために時間を割いていただきありがとうございます。 ご質問やご不明な点がございましたら、[email protected] までお気軽にお送りください。 ダッシュボードへのアクセスに技術的な問題がある場合は、IT 部門 ([email protected]) にお問い合わせください。

添付：

• Tableau ガイド、2022 年
• 2010 ～ 2021 年の収益分析レポート、2022 年 5 月

メモ FAQ

メモとは？

memorandumの略であるメモは、特定の問題、解決策、またはイベントについてグループに通知する簡単な内部コミュニケーションです。 メモは、紙の手紙またはファックスとして送信するか、PDF として電子メールに添付することができます。

メモの目的は何ですか？

メモは、複雑なトピック、ポリシーの変更、または組織内のその他の簡単な公式業務について、人々のグループに通知することを目的としています。

メモの基本構造とは？

メモには次の内容を含める必要があります。

• 見出し
  • に
  • から
  • 日にち
  • 主題
• 冒頭陳述
• 環境
• アクションの呼び出し
• 討論
• 閉鎖