効果的な不在時メッセージの書き方

不在メッセージ (または OOO メッセージ) は、長期間仕事にいないことを他の人に通知する自動返信メールです。これらは、同僚にいつ返信が来るか、または不在時に誰に連絡すればよいかを知らせるのに非常に役立ち、休暇、病気休暇、その他の長期欠勤の際の適切な仕事エチケットとみなされることがよくあります。

プロフェッショナルな自動返信メールを作成するときは注意が必要です。誰が読むかわかりません。このガイドでは、不在メッセージの書き方、記載内容、不在メッセージの例、メッセージ作成のヒントなどを説明します。

不在時のメッセージとは何ですか?

準備ができていないと、休暇、休暇、長期不在によってビジネスの流れが中断される可能性があります。オフィス勤務とリモート勤務の両方のエチケットでは、外出中の問い合わせに対して自動応答メッセージを設定し、状況を説明し、ガイダンスを提供することをお勧めします。これらのメッセージは、あなたが戻るまでビジネスをスムーズに継続できるようにするのに役立ちます。そうしないと、あなたが応答しないときに人々が間違った受け取り方をする可能性があります。

テキスト メッセージや電話に自動応答を使用する人もいますが、不在時のメッセージの標準的なコミュニケーション チャネルは電子メールです。電子メールは、ビジネスにおけるコミュニケーション手段の 1 つであり、特に周辺の連絡先とのコミュニケーションに最適です。電子メールを使用しないほど緊密に仕事をしている相手の場合は、他の仕事上のコミュニケーション チャネル (メッセージング プラットフォームなど) や口コミを通じて、その人に休暇について伝える可能性があります。

不在通知メッセージを使用する場合

通常の営業時間内にメールに返信できない場合は、不在時メッセージを設定することをお勧めします。 OOO メッセージは、医師の診察やその日の早退などの短期間だけでなく、複数日の休暇や育児休暇などの長期の欠勤にも適しています。

実際のところ、不在メッセージをいつ使用するかは、仕事の内容と受信するメッセージの緊急度によって異なります。不在通知メッセージを設定するかどうかわからない場合は、誰かからメッセージが届いたらどうなるかを自問してください。あなたの応答が彼らにとってあまり遅くならない場合は、応答する必要はありません。ただし、外出中に対応する必要があるほど問題が差し迫っている場合、または少なくとも応答が遅れる理由の説明を提供する必要がある場合は、OOO メッセージを設定する必要があります。

不在時のメッセージの書き方

不在時のメッセージは複雑である必要はありません。重要な情報が含まれていればそれで十分です。詳細や軽いユーモアでメッセージを華やかにすることを好む人もいますが、それはオプションです。

具体的には、適切な不在時メッセージには次の 3 つの情報が含まれます。

1あなたがいなくなる日付

2欠席の簡潔な理由

緊急の場合にさらなるサポートを提供するための3 つの連絡先。複数の連絡先がある場合は、特定の事項について誰に連絡すべきかを特定します

これらは、あなたの不在中に同僚や外部の連絡先が生活できるようにするための必需品です。これにより、受信者はあなたの帰りを待つか、あなたなしで続行するかの選択肢が得られ、受信者の好奇心を満たすので、あなたが他の理由で不在であると思わなくなります。

これらの情報はすべてわずか数文でカバーできるため、不在時のメッセージは通常非常に短いものになります。事実に加えて、「メッセージありがとうございます」や「すぐに話しましょう」など、フレンドリーな挨拶や丁寧なジェスチャーを追加すると効果的です。

不在時のメッセージを書かない方法

休暇や仕事の休暇は人々の愚かさを引き出す可能性がありますが、社外からのメッセージは依然として仕事上のメッセージであることに留意してください。

プロフェッショナルであること、あまりカジュアルなことは言わないでください。同僚と何気なく話していても、職場外の人からメールが届いたり、予想していなかった新しい仕事のチャンスが与えられたりすることもあります。その場にいないのに、悪い第一印象を与えたくありません。

さらに、助けが必要な場合は、自分自身や派遣先の同僚に過度のプレッシャーをかけないようにしてください。 「すぐに助けてくれるよ」「戻ったらすぐに対応するよ」などと言わないでください。人々がスケジュールを適切に編成できるように、時間枠について現実的な期待値を設定しますが、失望するようにスケジュールを設定しないでください。

不在時のメッセージの最適な例

何を目指すべきかを理解するために、不在時のメッセージの例をいくつか見てみましょう。これらは社外用のテンプレートまたは定型文としても使用できるため、自由にコピーして貼り付けて、独自の情報を追加してください。

ああ、信頼できる

【個人的なご挨拶】

メールありがとうございます。現在、 [理由]により[復帰日]まで不在です。戻りましたら、メッセージに喜んで返信させていただきます。

それまでの間サポートが必要な場合は、 [電子メール、電話など]で[同僚の名前 + 役職]までご連絡ください。

[あなた自身の締めくくりと署名]

すべてのビジネス

【個人的なご挨拶】

電子メールにアクセスできないため、 [理由]により[帰国日]までオフィスを不在にします。お急ぎの場合は、 [電子メール、電話など]で[同僚の名前 + 役職]までご連絡ください。それ以外の場合は、戻りましたらできるだけ早くご連絡させていただきます。

[あなた自身の締めくくりと署名]

リル・チャーマー

【個人的なご挨拶】

メッセージありがとうございます！残念ながら、 [理由]によりオフィスを離れており、 [復帰日]まで戻りません。戻りましたら喜んでメッセージにご返信させていただきますが、緊急のサポートが必要な場合は、 [電子メール、電話など]で[同僚の名前 + 役職]までお気軽にご連絡ください。

改めて感謝いたします。ご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。

[あなた自身の締めくくりと署名]

不在時のメッセージを書く際のヒント

あまり明らかにしないでください

不在時のメッセージは、迅速かつ要点を伝えた方が効果的です。休暇の計画や私生活についてあまりにも共有しすぎると、プロフェッショナルらしくないだけでなく、まだ仕事をしている同僚を疎遠にしてしまう可能性があります。医療の詳細については。 。 。少ないほど豊かです。

また、詳細が多すぎると、連絡先メールアドレスや返信日など、読者が知っておくべき情報を見つけにくくなります。あまりにも多くの情報を公開することは、セキュリティ上の問題でもあります。家を離れているなどの個人情報を見知らぬ人に見られるようにブロードキャストすることは望ましくありません。

不在時のメールでは曖昧な内容であっても問題ありません。実際、その方が好ましいのです。それ以上説明することなく、単に「休暇中」または「病気で外出中」と言うことができます。

メッセージをさらに磨き上げる

不在時のメッセージにタイプミスをした場合を想像してみてください。ここで、1 つのタイプミスが何十人もの異なる人に見られ、場合によっては複数回試行される場合があると想像してください。

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この記事はもともと 2017 年に Karen Hertzberg によって書かれたものです。新しい情報を含めて更新されました。