プロフェッショナルなライティングスキルを向上させる: 実証済みの 12 のヒント

初心者でも経験豊富なライターでも、これらのヒントはプロのライティング スキルを向上させるのに役立ちます。

私はプロのコピーライターとしての最初の年に、マーケティング キャンペーン用の短い電子ブックを書きました。 レビューのために電子ブックをチームに送りました。 編集者はこの電子書籍は良いと言いましたが、彼女は「もっと無味乾燥で堅苦しい感じにしないでもらえますか?」と尋ねました。

彼女は、この電子書籍は理解するのが難しすぎて、ほとんどの読者が読み飛ばしてしまうのではないかと心配していました。 私たちは電子ブックを書き直して編集し、読みやすく、より魅力的なものにした結果、数千の見込み客が生まれました。

多くの新人ビジネスライターは、プロの文章は過度に形式的で複雑な言葉を使用する必要があると誤解しています。 優れたプロフェッショナルな文章は、明確、簡潔、そして魅力的です。 読者に適切かつ直接的に語りかける一貫したスタイルに従っています。 開始方法がわからない場合は、次のヒントを試してください。

プロフェッショナルなライティングスキルを向上させるための重要なヒント

1. スペルチェックと文法チェック

プロフェッショナルに聞こえる文章を書く最も簡単な方法は、さらに数分かけてスペル チェックと文法チェックを行うことです。 好みのアプリ内のスペル チェッカーや文法チェッカーにも依存しないでください。 代わりに、書き込みをコピーして別のアプリに貼り付け、フォントを変更します。 確かに、これは追加の手順ですが、さらにいくつかの問題が見つかるでしょう。

また、さまざまなスペル チェッカーや文法チェッカーのルールはオペレーティング システムによって、また場合によってはアプリケーションによって異なることにも注意してください。そのため、何を修正するか無視するかを決めるのは、優れたライターを目指すあなた次第です。

また、問題のアプリの英語設定を、作成対象の地域 (イギリス英語、アメリカ英語、カナダ英語など) に設定していることを確認することもお勧めします。これらすべてのバリエーションの間には微妙な違いが存在します。 、しかし、それらは文章の認識を根本的に変えることができます。

2. 作品を声に出して読む

自分の文章を声に出して読むことは、専門的な文章スキルを向上させるための強力なツールになります。 ナレーションをするとき、作品を声に出して読むときのリズム、ペース、流れをより意識するようになります。 このプロセスは、黙って読んでいるときには目立たない、ぎこちない言い回しや文構造、その他の問題を特定するのに役立ちます。 自己編集や必要な修正を行い、作品の明瞭さと読みやすさを向上させるのに役立ちます。

ビジネスケースの冒頭、カバーレター、さらには重要なメールを読むこともできます。 ディクタフォンやボイスレコーダーで自分の声を録音することを検討してください。 こうすることで、ナレーションを聞き返して、さらに多くの問題を特定することができます。 言いにくい単語やフレーズ、または意図したメッセージを伝えられない単語やフレーズがないか、耳を傾けてください。

3. 専用の文法チェッカーを使用する

基本的なスペルおよび文法チェッカーは便利ですが、Grammarly のような専用の文法チェッカーは、追加の文法エラー、スペルミス、その他の問題を見つけて修正します。 これらのツールのプラグインは、Outlook、Word、その他のプロフェッショナルなライティング アプリで直接動作するように使用できます。

起こり得る間違いの背後にある背景を例とともに提供する必要があります。 そうすることで、優れたライターは、単に読むだけでなく実践することで、自分の作品を修正し、英文法の知識を向上させることができます。 読者、スタイルガイド、作品のトーンに応じて、何を受け入れるか拒否するかを決めるのは作家であるあなた次第であることを覚えておいてください。 最高の文法チェッカーのガイドをお読みください。

興味深いことに、Grammarly は、ユーザーがこのツールをしばらく使用していると、口頭での会話スキルが向上することが多いという研究結果を引用しています。 彼らは無意識のうちに、読者を混乱させるような言葉遣いやマナーに耳を傾けることを学びます。

4. 校正方法を学ぶ

ビジネスメール、ビジネスケース、タイプミスだらけのプレゼンテーションほど、同僚にプロフェッショナルらしくない文章を書くことを推奨するものはありません。 校正には、文章の文法、スペル、句読点、スタイルの誤りを見直してチェックすることが含まれます。

また、レポート、記事、その他の種類の専門的な文章の矛盾や不正確さを探すことも含まれます。 ソフトウェアは、会社の製品名や用語が間違って入力されたかどうかを判断できません。

ビジネス文書を校正するときは、文法やスペルの間違いがないか確認してください。 次に、名前のスペルミス、数字の間違い、ビジネスや対象者に特有の用語などの小さな間違いがないか再確認します。 これらのエラーはメッセージの信頼性を損なう可能性があります。

5. 可読性スコアを確認する

送信、送信、または公開を押す前に、数分かけて文章の読解スコアを確認してください。 文法チェッカーまたはオンライン可読性ツールを使用して作品を採点できます。 理想的には、優れたビジネス文書は中学 2 年生レベルで書かれています。

初心者のライターは、自己編集が難しいと感じたり、洗練されていないように聞こえることを恐れたりして、長い文章、複雑な単語、受動態の後ろに隠れます。 ただし、プロのライターは、読者と同じ単語やフレーズを使用して、できるだけ明確かつ簡潔に何かを書くことを目指しています。

とはいえ、いくつかの例外も存在します。 学術ライターや技術ライターは学術用語や専門用語を使用する必要がある場合があり、これにより文章の読みやすさのスコアが低下します。 しかし、ぎこちない文章やぎこちない言い回しを簡略化する方法を探すことはできます。 可読性スコアを向上させる方法を学びましょう。

6. Web 用のライティングの練習

Web ライティングのライティングは、トピックについての自分の考えを明確にし、ライティングの練習を促進するため、スキルを向上させる優れた方法です。 また、読みやすい作品の出版も促進します。 メッセージを効果的かつ簡潔に伝えることが必要であり、これらすべてのスキルはビジネス ライティングに不可欠です。 また、文学小説や散文を書くこととも異なります。

LinkedIn にブログ投稿を書くことを検討してください。 適切な見出しを書き、小見出し、改行、その他の書式設定テクニックを使用して部分を区切る必要があります。 見出しは読者の注意を引き、これらの書式設定テクニックが読者の注意を引き付けます。 これらのスキルは、ビジネス ケースの概要や電子メールの作成に簡単に応用できます。つまり、優れた件名、導入文、および読みやすい概要が必要になります。

7. 受動態に注意する

受動態は、文の目的語が主語になるとき、または主語が省略されるか目的語になるときを表します。 言い換えれば、文章は、それを実行する人物ではなく、そのアクションに焦点を当てています。 詳細については、受動態ガイドをお読みください。

たとえば、「全社的なメモは CEO によって書かれました」は受動態の例ですが、「CEO は全社的なメモを書きました」は能動態で書かれます。

受動態で書くこと自体に問題はありませんが、理解するのが難しい場合があり、読むのが退屈な場合がほとんどです。 また、能動態よりも魅力的ではありません。 「ed」で終わる動詞または受動態に注意して、それに応じて書き直してください。 文法チェッカーは、これらの書かれたチェックマークを見つけるのに役立ちます。

作家が意図的にアクションを人物に帰したくない場合には、いくつかの例外が存在します。 たとえば、技術的、学術的、法律的な文書で受動態を使用することは、行為を個人に帰する、つまり責任を持ち込むよりも適切な場合があります。

8. 言葉の選択に焦点を当てる

ビジネスメールやその他の文書で選択した言葉は、読者があなたのメッセージをどのように受け取るかに影響します。 これらは、あなたの文章が明確か、簡潔か、効果的か混乱するか、不明瞭か非効果的かを決定します。

ビジネス文書の場合は、対象読者や目的に合わせて、正確で説明的な適切な言葉を選びましょう。 一般的な慣例でない限り、会社の用語について書くときは、製品名や用語を省略したり、短縮したり、書き換えたりしないでください。

疑問がある場合は、会社のスタイルガイドを読むか問い合わせてください。 一部の中小企業にはそれが欠けている場合があります。 その場合は、AP通信のスタイルガイドなど、広く受け入れられているバージョンを確認してください。

言葉の意味やその響きは、地理や文化によって大きく異なることに留意してください。 ここに一例を示します。 アイルランドでは「craic」という言葉は楽しい時間を過ごすという意味です。 ただし、米国では「クラック」という言葉はクラス A の医薬品を指します。 どちらの単語も発音は同じですが、意味は大きく異なります。

9. 文法の本を読む

優れた作家は、最高の文法書を自分の机やオフィスの近くに置いています。 まず第一に、語彙を増やします。 適切な言葉を選んで自分の考えやアイデアを効果的に表現できます。 優れた文法書は、例とともに単語が文脈の中でどのように使用されているかを理解するのにも役立ちます。 よくある文法上の間違いを避けることで、文章がよりプロフェッショナルで洗練されたものになります。

さらに、文法規則と文の構造（これらの本の多くは、さまざまな種類のメディアから例を引用しています）を学ぶと、明確で簡潔な文を書くのに役立ちます。 私は、優れた文法書と Grammarly のようなツールを組み合わせるのが特に好きです。そうすることで実践しながら学ぶことができるからです。つまり、文法規則が自分が取り組んでいる専門的な文章にどのように適用されるかを確認できるからです。

10. 読者を第一に考えましょう

優れた専門的な文章は読者の時間を無駄にしません。 それは彼らに直接語りかけ、彼らが何を知る必要があるかを説明します。 仕事のカバーレターを考えてみましょう。 多くの新規応募者は、自分が何者で、何をしているのかを数段落にわたってとりとめなく述べます。 しかし、優れたカバーレターの作成者は、これを 1 ～ 2 文で要約し、採用担当者や企業の目標達成にどのように役立つかを手早く説明します。 つまり、手紙は候補者ではなく役割についてのものです。

同じ書き方の原則が、ビジネスにおける効果的なコミュニケーションにも当てはまります。 自分が誰なのか、何をしているのかをとりとめなく語るのではなく、顧客や読者を第一に考えましょう。

11. ライティングコースを受講する

優れたライティングコースは、専門的なライティングスキルを向上させる優れた方法です。 構造、口調、声、スタイルなど、文章の要素について学ぶことができます。 また、説得力のある文章、説明的な文章、物語的な文章など、さまざまなタイプの文章や、これらのスタイルをさまざまな作品に適用する方法について話し合うこともできます。

優れたライティング コースでは、考えの整理、アウトラインの作成、作業の見直し、ライティング プロセスの開発などのテクニックとベスト プラクティスが取り上げられます。 他のプロのライターとネットワークを作り、同僚からフィードバックを受け取ることも役立ちます。

私は10週間続くライティングワークショップに参加しました。 各セッション中、私たちはお互いの作品を批評し、フィードバックを提供しました。 このフィードバックは非常に貴重だと思いました。

すべてのプロフェッショナルが、クリエイティブ ライティングのワークショップを対面で受ける時間が取れるわけではありません。 ご都合の良い時間に受講していただくことも可能です。 マルコム・グラッドウェルは、ノンフィクションを書く人に適したマスタークラスも教えています。 Malcolm Gladwell マスタークラスのレビューをお読みください。

12. 素晴らしい文章を読む

高品質の文章に触れることで、プロのライターがどのように言葉を使ってインパクトのある記憶に残る作品を作成するかを学ぶことができます。

これらの種類の書き方の例を読むことで、効果的なビジネス提案書、魅力的なブログ投稿、説得力のあるプレス リリースの書き方を学ぶことができます。

ただし、そこで止まらないでください。 著者がどのように説明的な言葉を使い、文章を構成し、議論を構築するかを考えてみましょう。 読者を引き付けるためにリズム、ペース、トーンをどのように使用しているかを分析します。 これらのテクニックを自分の仕事にどのように応用できるかを考えてみましょう。

優れた文章を読むと批判的な目を養うことができ、他の人の文章の中で何が機能し、何が機能しないかを特定し、その知識を自分の文章に適用できるようになります。 マルコム・グラッドウェルなどの人気のビジネス書を読むことから始めましょう。また、ソル・スタインの「Stein On Writing」やジョン・マクフィーの「Draft No. 4」など、人気のノンフィクション執筆教師によるハウツー本も読んでください。