職務記述書の書き方ガイド

公開: 2022-07-07

仕事の説明—私たちは皆、ぴったりの仕事を探して彼らをじっくりと調べてきましたが、彼らの多くは、彼らが答えるよりも多くの質問を私たちに残す可能性があります. 現在、求人サイト Indeed だけでも 2,500 万件以上の求人が掲載されているため、求人情報の構造と内容はこれまで以上に重要になっています。

採用プロセスにおいて、職務記述書は不可欠です。よく書かれた職務記述書は、資格のある候補者を惹きつけ、会社と彼らが応募している役割について彼らに知らせ、従業員の最初の年に期待を設定する必要があります.

正確で効果的な職務記述書を書くのは時間がかかるかもしれませんが、それを適切に作成する方法を学ぶことは努力する価値があります. この記事では、従業員に何を求めているかを候補者に明確に伝える強力な職務記述書を作成する方法について説明します。

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ジョブディスクリプションとは？

職務記述書は、職務に必要な責任、資格、および必要なスキルの明確かつ簡潔な概要です。基本的に、職務記述書は募集中のポジションの詳細な広告です。

職務記述書の目的は、資格のある候補者を会社または組織に引き付けることです。職務記述書は、明確な期待を設定し、面接をガイドし、「この役割の人は何をしますか?」という質問に答えることを目的としています。

職務記述書には何を含めるべきですか?

職務の説明は、候補者の注意を引き付けるのに十分簡潔である必要がありますが、役割とそれに伴う期待を明確に示すのに十分な長さである必要があります。一般的に、300 ～ 660 ワードの求人情報は、ほとんどの求人掲示板検索エンジンで最も効果的です。

職務内容は、求職者があなたの募集職種に適しているかどうかを理解できるように、十分に説明する必要があります。具体的な作業の種類、その作業を完了する方法、作業に必要なスキル、および組織の使命と目標に関連する作業の目的を含める必要があります。

職務記述書の構造

ほとんどの雇用主は、標準の職務記述書テンプレートを使用しています。この構造に従うと、雇用プラットフォームはあなたの仕事をインデックス化して、検索に表示されるようにします。また、候補者は、その仕事が自分に適しているかどうかをすばやく評価することができます。

題名

タイトルは、仕事の内容、目的、および範囲を反映した 1 ～ 4 語の短い説明です。同様の役割の業界標準の役職に準拠する必要があります。

会社

あなたの会社の使命、文化、利点、およびあなたの会社の独自性について1 つのパラグラフを提供してください。この段落には、その役職の直属の人物の役職も含める必要があります。

概要

概要は、役割とその責任範囲の概要を示す 3 ～ 4 文のパラグラフです。概要に場所と仕事の目的を含めることもできます。

責任

資格と混同しないように、これはオープンロールのすべての職務の詳細で簡潔な箇条書きリストです。監督および財務機能もここにリストできます。

資格

スキル要件と、ポジションに必要な熟練度の予想レベルが資格セクションを構成します。 ハードスキル、ソフトスキル、教育レベル、資格、以前の職務経験の要件を箇条書きにリストできます。

報酬と福利厚生

必須ではありませんが、候補者は、企業が給与範囲と福利厚生に関する情報を職務記述書に含めることを好みます。

職務記述書の書き方8ステップ

職務記述書を書くのは気が遠くなるかもしれません。シンプルにするために、この段階的なプロセスに従ってください。最初のドラフトを書き、投稿する前に修正することを期待してください。

1役職

役職の標準的な命名法に従うことで、あなたの仕事が検索で見つかり、候補者間の混乱を減らすことができます。職務レベルと役職に社内用語を使用する代わりに、標準的な職務レベルと平易な言葉に固執します。たとえば、「レベル IV ソフトウェア開発者」は「シニアソフトウェア開発者」であり、「レベル I データサイエンティスト」は「ジュニアデータサイエンティスト」である必要があります。「天才」の代わりに「テクニカルサポートスペシャリスト」を使用します。「キャストメンバー」ではなく、「セールスアソシエイト」を使用してください。

2会社概要

候補者は、どのように働くかだけでなく、どこで働くかについても知りたいと思っています。会社の使命と文化、組織の規模、会社の独自性について説明してください。

3要約段落

この段落は、単にジョブの概要です。日々の責任、その役割が組織にどのように適合するか、成長の機会、この役割が社内で誰と協力するかについて簡単な段落を含めます。

4責任リスト

まず、この役割について考えられるすべての責任を書き留めます。次に、完全なリストを 7 つから 10 の主要な責任に絞り込み、重要度の高い順に職務記述書に追加します。それぞれの責任について、タスクを実行する理由と方法を書き出します。

以下を含む責任：

組織に固有の義務
ポジションの日々の活動
金銭的責任がある場合
監督責任
雇用と解雇
しつけ
仕事の割り当て
トレーニング
業績評価の実施

5職務資格一覧

理想的な候補者が持つべき資格をすべてリストアップすることから始めましょう。

資格には次のものが含まれます。

ハードスキルとソフトスキルを含むスキル要件
教育
前職経験
認定
長年の経験
技術的なスキル
コミュニケーションと問題解決への期待
候補者に期待する性格特性

次に、期待されるレベルの知識を技術スキルに追加します。

知識のレベルは次のとおりです。

実用的な知識とは、候補者が基本原則と用語を理解し、簡単な問題を解決できることを意味します。
一般的な知識とは、一般的な状況でほとんどの作業を実行でき、標準的な状況を包括的に理解していることを意味します。
十分な知識とは、スキルを十分に理解し、通常とは異なる典型的な問題を解決し、技術的な問題についてアドバイスする能力を備えていることを意味します。
総合的な知識とは、スキルを完全に習得することです。

最後に、スキルを 2 つのカテゴリに分類します。必要なスキルは、ポジションに不可欠です。あると便利なスキルは、将来の従業員に役立ちますが、仕事で教えられるか、重要ではありません。

6報酬および福利厚生

報酬と福利厚生を含めることは、職務記述書のオプションの部分です。しかし、ある調査では、候補者の半数以上が、給与情報を含む職務内容をめったに見ないと述べています。給与の範囲は、あなたの仕事を際立たせるのに役立ちます。同じ調査によると、求職者は報酬が職務内容の最も重要な部分であると述べています。

報酬は給与の範囲にすることができます。一部の企業は、ポジションがボーナスの資格があるかどうかも示しています。特典と利点は、箇条書きのリストとして記述する必要があります。

主な特典とメリット:

有給休暇
家族休暇
育児
401(k) または退職計画
ウェルネスプログラム
医療、歯科、生命保険、眼科保険
柔軟な時間
オフィス、リモート、またはハイブリッド
ホームオフィスセットアップの助成金
オフィス内の軽食、朝食、ランチ、またはコーヒー
授業料返還または学生ローン支援プログラム
キャリア開発
犬に優しいオフィス

7その他

標準のアウトラインに加えて、追加情報を含めることもできます。これらの項目を職務記述書の最後に含めることができますが、簡潔にしてください。

含めることができるオプションのアイテム:

オフィスや屋外などの作業環境
危険物、騒音、極端な暑さや寒さなどの潜在的な危険への暴露
登る、立つ、前かがみになる、タイピングするなどの必須の身体的要件
持ち上げるなどの身体的労力の要件と、従業員が持ち上げると予想される指定された最大重量
シフト勤務、または週末、夜間、オンコールシフトなどの非定型スケジュールの期待
旅行の要件
チーム関連の詳細

8職務内容を編集する

投稿する前に、時間をかけて職務内容を編集し、校正してください。文法上の誤りやスペルミスをチェックし、文章をできる限り簡素化し、必要な要素がすべて含まれていることを再確認してください。

職務記述書で避けるべき6つのこと

資格のある候補者に自分の職務内容を見てもらいたい場合は、これらのよくある間違いを避けるのに役立ちます。これらのヒントを試して、読みやすさ、明確さ、具体性を向上させてください。

1高密度の職務記述書

求人情報が密集していると読みにくく、資格のある候補者が応募する前にページを離れてしまう可能性があります。重要なアクティビティのみを含め、たまにしか行われないタスクについては言及しないようにします。将来追加される可能性のある職務は含めないでください。簡潔にすることで、受験者の理解が深まります。

2あいまいな責任

職務記述書であいまいになることは避けてください。アクション動詞を使用する場合は、ポジションがそれらの動詞をどのように実行するかを説明します。 動詞の後にbyという単語を付けて、そのタスクを実行するために実行される操作を詳しく説明してみてください。

たとえば、「マーケティングマネージャーを支援する」と書く代わりに、「キーワードを調査し、ブログのパフォーマンスを監視し、トピックをスケジューリングすることで、マーケティングマネージャーをコンテンツ計画で支援します」と書きます。

3冗長性

重複を避けることで、自分自身と候補者の時間を節約します。最初の草稿を書いた後、職務記述書に目を通し、繰り返されている言葉や責任がないか探します。可能であれば、関連するタスクを責任または資格のセクションにまとめるようにしてください。

4専門用語

疑わしい場合は、常に何かを表現するより簡単な方法を使用してください。さらに、職務記述書の文言はできるだけ包括的なものにしてください。職務内容を包括的なものにするために、性別の代名詞の使用を避け、社内用語を含めることは控えてください。

5不正確な資格

職務に必要な最小限のスキルのみを含めることをお勧めします。 不合理な期待をリストアップすると、長期的にはオープニングにふさわしくない、資格過剰の候補者を獲得する可能性があります。

6禁止用語

米国雇用機会均等委員会は、雇用プロセスの特定の側面を管理しています。職務内容を投稿する前に、これらの要件をブラッシュアップしてください。年齢、性別、宗教、婚姻状況に関する記述はすべて避けてください。

職務内容の例

例 1: シニアテクニカルライター

シニアテクニカルライター

場所:サンフランシスコ

会社について：

私たちは急成長中の e コマースのスタートアップで、本社をシアトル、サンフランシスコ、ボストンに置いています。私たちは、文化は共感的なリーダーシップと共有された目的意識の産物であると信じています。私たちの会社は、すべての人が所属していると感じる場所です。私たちは、規模を拡大する際に、多様性、自律性、サポートを第一に考えています。

仕事について：

このポジションはフルタイムで、週に少なくとも 3 日はサンフランシスコのオフィスで働く必要があります。シニアテクニカルライターとして、当社のスタイルガイドに準拠した、正確で魅力的でユーザーフレンドリーなドキュメントを作成します。また、外部の開発者が使用するドキュメントも担当します。シニアテクニカルライターは、デベロッパーリレーションズエンジニアに報告し、エンジニアリング、製品管理、品質保証 (QA)、マーケティング、およびユーザーエクスペリエンス (UX) チームと連携します。

責任:

テクニカルライティングチームとエンジニアリング、QA、製品管理、およびその他の社内チームとのコラボレーションを調整して、概要、チュートリアル、インストールと構成の説明、トレーニング資料、API の説明などのドキュメントを計画、調査、作成、および改訂する
他のライターと協力して、同社の一連のアプリと e コマース製品を文書化する
技術者以外のエンドユーザー、プログラマー、システム管理者、インテグレーターなど、複数のタイプの読者向けに執筆
チームのポリシー、手順、スタイルガイドを確立して実施する
ピア編集と制作レビューを監督する

最低限必要な資格:

包括的なテクニカルライティングおよび編集スキル
総合的な分析スキル
プロジェクトの要件と優先順位が変化するペースの速い環境で運用するための十分な能力
テクニカルコミュニケーションの学士号、関連する学士号、または Web ベースのソフトウェアのドキュメント作成に関する 5 年以上の経験
一般的なコミュニケーションとチームワークのスキル
エンジニアリング、サポート、および製品管理チームの対象分野の専門家との協議におけるイニシアチブ
仕事のポートフォリオおよび/またはサンプルの執筆

優遇資格：

Ruby on Rails、MySQL、Memcached、および Redis のドキュメントに関する一般的な経験
創造的な目で細部に注意を払う
公開された作品に対する顧客や社内スタッフからのフィードバックに、丁寧かつ効率的に対応する能力
新しいスキルを学び、チームと共に成長することへの情熱
協力的な作業環境で成功する能力
ドキュメント発行ソフトウェアの一般的な知識

報酬と福利厚生

補償範囲: $68,000 – $100,000
従業員支援プログラム (EAP)
有給育児休暇
退職金
柔軟な休暇時間
通勤手当
生活費勘定
生命保険および AD&D 保険
障害保険
包括的な医療給付

アプリケーションには、次のものが含まれている必要があります。

あなたのポートフォリオとあなたがチームを率いてきた作品へのリンク
履歴書または LinkedIn プロフィール

例 2: データサイエンティスト

データサイエンティスト

場所:リモート