内定通知書の書き方
公開: 2023-08-11新しく雇用した従業員を温かく専門的に歓迎する準備ができている場合は、すべての基本を網羅した内定通知書を作成する必要があります。内定通知書は、企業が特定のポジションへの採用を決定した後に候補者に送信する正式な文書です。
経験豊富な人事担当者でも中小企業経営者でも、この頼りになるリソースは、内定通知書の要点を理解するのに役立ちます。レターに含めるべき重要な情報、コンプライアンスを確保するための重要な法的要素、および求人レターのテンプレートについて説明します。
内定通知書とは何ですか?
内定通知書は、企業が採用候補者に送る正式な文書です。通常、候補者が面接やその他の審査を無事に完了し、雇用主が内定を延長することを決定した後に送信されます。
内定通知書に記載すべき内容
内定通知書には、次の 13 の主要な要素を含める必要があります。
1ウェルカムメッセージ
候補者に新しいポジションが与えられたことを祝うウェルカムメッセージが手紙の冒頭に含まれる場合があります。
2役職名
候補者に与えられている具体的な役職と役割を含めます。
3給与および報酬
給与とは、候補者が受け取る権利のあるボーナスやその他の金銭的手当を含む賃金です。
4開始日
これは、候補者が勤務を開始する予定の提案された日付です。
5雇用形態
雇用がフルタイム、パートタイム、臨時、または恒久的であるかどうかを指定します。
6作業スケジュール
勤務スケジュールには、従業員が従うことが期待される通常の勤務時間またはシフトがリストされています。候補者の勤務時間が異なる場合、内定通知書には、採用後に予想される勤務時間をどのように見つけ、調整するかを詳しく記載する必要があります。これには、リモートまたはハイブリッド勤務スケジュールが含まれます。
7報告体制
従業員の直属先と、その担当者の組織内での立場に関する詳細を含めます。
8利用規約
試用期間、秘密保持契約、競業禁止条項など、雇用に関する特定の条件、要件を必ず提示してください。
9メリットと特典
健康保険、退職金制度、有給休暇、その他の特典などの福利厚生パッケージに関する情報を提供します。
10機密保持と会社方針
機密保持、行動規範、およびその他の関連ガイドラインに関する会社のポリシーと期待の概要を提供します。
11受付締切
候補者がオファーに返信する必要がある日付を必ず含めてください。ポジションが提供されてから 1 週間が一般的な期間です。
12連絡先情報
質問や懸念事項に対処するために、採用マネージャーまたは人事担当者の連絡先の詳細を含めてください。
13署名
手紙には通常、会社の正式な代表者または採用担当者が署名します。
求人の法的考慮事項
法的な問題を回避するには、意図しない契約上の義務を生じさせる可能性のある文言を使用しないでください。あなたの管轄区域に適用される場合は、随意雇用に関する情報を含めることも重要です。企業はいつでも、いかなる法的理由に基づいて雇用を終了する権利があるかを明示します。
内定通知書のテンプレート
オファーレターを書く準備はできましたか? Grammarly の AI ライティング支援を使用して、内定通知書のテンプレートまたはドラフトを作成してみてください。ここでは、参考になる 2 つの求人レターのテンプレートを紹介します。
標準的な求人レターのテンプレート
[貴社名] [貴社住所] [市、州、郵便番号] [日付] [申請者の名前] [申請者の住所] [市、州、郵便番号]
[申請者の名前] 様
[御社名] の [職種] のポジションへの採用オファーを延長できることを嬉しく思います。あなたの資格と経験を慎重に検討した結果、私たちはあなたが私たちのチームにとって貴重な人材となると確信しています。
先ほど説明したように、あなたの役職は [役職] になります。 [フルタイムまたはパートタイム、臨時または常設] の仕事の最初の日は、[開始日] に始まります。その日以降の勤務時間は【勤務スケジュール】となります。あなたは[スーパーバイザー/マネージャーの名前]に報告することになります。
報酬と福利厚生については、[給与と報酬]からスタートします。1 年後の見直し後に給与変更の機会があります。特典には [特典と特典] が含まれます。
[貴社名] との雇用は任意であることに注意してください。つまり、あなたまたは [貴社名] は、理由や事前通知の有無にかかわらず、いつでも理由を問わず雇用関係を終了できるものとします。
[会社名] での雇用は、必要な身元調査と [国/地域] での就労資格の確認が正常に完了することが条件となります。さらに、当社のポリシーと機密保持契約に署名し、これに従う必要があります。
この求人の受諾を表明するには、署名してこの手紙のコピーを [受諾期限日] までに [あなたの電子メール アドレス] に電子メールで返送してください。
皆様が私たちのチームに加わっていただけることを大変うれしく思います。私たちの共通の目標を達成するために皆様と協力できることを楽しみにしています。ご質問がある場合、またはさらに詳しい情報が必要な場合は、[電話番号] または [電子メール アドレス] までお気軽にお問い合わせください。
新たなご就任を改めてお祝い申し上げますとともに、前向きなご返答をお待ちしております。
心から、
【お名前】 【役職】 【会社名】 【メールアドレス】 【電話番号】
インターンシップ求人レターのテンプレート
[貴社名] [貴社住所] [市、州、郵便番号] [日付] [申請者の名前] [申請者の住所] [市、州、郵便番号]
[申請者の名前] 様
[御社名] の [インターンシップ名] のポジションに対するインターンシップの募集を延長させていただきます。慎重に検討した結果、あなたが当社のインターン プログラムに貴重な人材として加わっていただけると確信しています。
インターンシップの詳細:
- タイトル: [インターンシップのタイトル]
- 開始日: [開始日]
- 雇用形態及び勤務時間：パートタイム（週[時間]程度）
- スケジュール: [曜日と時間帯]
- 時給：[時給]
[あなたの会社名] でのインターンシップは、パートタイムの随意ベースで行われることに注意してください。これは、あなたまたは [あなたの会社名] のいずれかが、理由や事前通知の有無にかかわらず、いつでも理由を問わず雇用関係を終了できることを意味します。
[あなたの会社名] でのインターンシップは、必要な身元調査と [国/地域] で働く資格の確認が正常に完了することを条件としています。当社のポリシーと機密保持契約に署名し、これに従う必要があります。
このオファーへの同意を確認するには、署名してこのレターのコピーを [受領期限日] までに [あなたの電子メール アドレス] に電子メールで返送してください。
ぜひ当社のインターンプログラムにご参加いただけることを楽しみにしています。皆様の研修をお待ちしております。ご質問がある場合、またはさらに詳しい情報が必要な場合は、[電話番号] または [電子メール アドレス] までお気軽にお問い合わせください。
改めて内定おめでとうございます!私たちは、この[学期またはシーズン]を皆さんと一緒に過ごせることを楽しみにしています。
心から、
【お名前】 【役職】 【会社名】 【メールアドレス】 【電話番号】
内定通知に関するよくある質問
内定通知書とは何ですか?
内定通知書は、雇用主が特定の職位をオファーする選ばれた候補者に発行する正式な文書です。内定通知書は、内定の正式な確認として機能し、通常、候補者が面接プロセスを無事に通過し、雇用主が候補者をその役割に採用することを決定した後に送信されます。候補者が署名して手紙を返送することでオファーを受け入れると、記載された利用規約に同意したことになります。
求人レターにはどのような情報が含まれますか?
内定通知書に含めるべき 13 の重要なポイントは次のとおりです。
- ウェルカムメッセージ
- 役職
- 仕事内容
- 給与と報酬
- 開始日
- 雇用形態
- 作業スケジュール
- 報告体制
- 利用規約
- メリットと特典
- 機密保持と会社のポリシー
- 連絡先
- サイン
内定通知書を書く際に考慮すべき法的要素は何ですか?
内定通知書を書く際に考慮すべき 3 つの主要な法的要素は次のとおりです。
- 意図しない契約上の義務
- 雇用条件の正確な記述
- アットウィル採用情報