推薦状の書き方

誰か（現在または元の学生、同僚、インターン、従業員、またはメンティー）から推薦状を書いてほしいと頼まれた場合は、少し時間をとって自分を誇りに思ってください。あなたは彼らに影響を与えており、彼らはあなたを信頼しており、教育やその他のキャリアで前進するのを手伝ってほしいと頼んでくれます。

自分の背中を押したら、彼らが求めているポジションの理想的な候補者として目立つような推薦状を書くことに取り掛かりましょう。それが効果的な推薦状を書くための鍵です。彼らが素晴らしい人であることを表現するだけでは十分ではありません。応募している企業、学校、またはプログラムにとって貴重な人材であることを証明する必要があります。

推薦状とは何ですか?

推薦状は、特定の役割、助成金、またはプログラムへの参加を推薦する個人に関する正直な証言です。目標は手紙の主題を可能な限り最善の方法で表現することですが、情報を事実に基づいて表現する必要があります。

推薦状の種類

個人が推薦状を求める一般的な理由はいくつかあります。どの推薦状でも目標は同じです。それは、候補者が求めているポジションやプログラムに最適であると候補者を紹介することです。ただし、手紙で取り上げるべき適切なトピックは、タイプによって異なります。

学術推薦状

学生への推薦状を書くように頼まれた場合、その手紙では、学生の学業成績だけでなく、学生が求めているプログラムや助成金の有力な候補者となる性格的特徴について具体的に述べるべきです。学生が推薦状を求める場合には、さまざまな応募シナリオが考えられます。

• 学部
• 優等生プログラムや特定の専攻など、大学内の特定の学術プログラム
• 大学院、医学部、または法科大学院
• 補助金や奨学金
• インターンシップまたはフェローシップ

可能な限り、学生が入学を希望している特定の教育機関またはプログラムに合わせて推薦状を作成してください。

専門家の推薦状

専門職の推薦状も、かなり一般的なタイプの推薦状です。多くの候補者は、元雇用主やメンターに、自分をポジションに推薦してもらい、就職活動を手伝ってくれるように頼みます。

学術的な推薦状と職業上の推薦状の主な違いは次のとおりです。職業上の推薦状では、候補者の職業上のパフォーマンスと、求めている特定の役割への適性のみに焦点を当てる必要があります。

住宅賃貸の紹介

もう 1 つの種類の推薦状は、住宅賃貸に関するものです。多くの場合、家主は入居予定者に対し、以前の家主からの入居者との経験についての推薦を求めます。この種の推薦状を書くように頼まれた場合は、新しい家主の懸念を念頭に置き、家賃の支払いの迅速さや部屋への配慮など、借主との関係を良好なものにした経験を強調してください。財産。

推薦状のフォーマット

推薦状は 1 ページを超えてはいけません。カバーレターとほぼ同じ長さに保ちます。つまり、毛羽立たずに要点を表現する、いくつかのタイトで焦点を絞った段落です。

雰囲気的には、推薦状はプロフェッショナルである必要があります。専門的な連絡先や紹介状に電子メールを書くときと同じ調子で書いてください。学術文書に使用するのと同じフォーマルな口調であってはなりませんが、受信者に親しみを持たせたり、カジュアルな手紙のように読んだりすることもできません。推薦状に不適切な口調を使用すると、推薦する相手の印象を悪くする可能性があるため、適切な口調を心がけてください。

ほとんどの場合、推薦状は次の形式に従う必要があります。

挨拶

手紙の最初の行では、受信者に直接挨拶をします。ここでは創造性を発揮しようとしないでください。シンプルな「親愛なるMr./Ms./Mrs./Mx./Dr.」 ____」が最良の選択です。受取人の名前がわからない場合は、「関係各位」という言葉で手紙を始めてください。

導入

次の行では、候補者の名前とその候補者を推薦する役職を明確に述べます。このセクションでは自己紹介をすることもできます。効果的な紹介文の例をいくつか示します。

「私は[大学名]への入学許可のために[候補者の姓名]を推薦するために手紙を書いています。私は過去 3 年間、[高校名]で[候補者]を教えることができて光栄でした。」

「 [代理店名]のコピーライター職に[候補者の姓名]を推薦できることを光栄に思います。 [候補者]と私は過去 6 年間、 [会社]で一緒に働いてきました。」

概要

このセクションでは、候補者が求めているポジションにとって理想的な選択肢となる属性を明確に述べます。行う推薦の種類に応じて、性格特性とスキルを組み合わせたものにすることも、候補者のスキルと実績に厳密に焦点を当てることもできます。

個人的な逸話

概要で説明した特徴について、候補者の特徴やスキルを際立たせる個人的なストーリーを交えて詳しく説明します。ここではできるだけ具体的にします。候補者が主導権を握った特定のプロジェクトがあった場合、または候補者の仕事について共有できる統計がある場合は、ここに含めます。

閉会の宣言

あなたの推薦を繰り返し述べて手紙を締めくくりましょう。このステートメントには、次の例のような個人的な感想を含めることができます。

「過去 2 年間[候補者]に賃貸した後、私は自信を持って彼女を責任ある良心的な入居者として推薦できます。」

サイン

手紙を署名で締めくくります。

プロフェッショナルな電子メールの署名と同様に、推薦状の署名には名前以外の内容も含める必要があります。手紙の中で候補者との関係について言及した可能性がありますが、名前の下に職業上の肩書きを含めてください。

手紙の受信者は、候補者についてさらに詳しく話し合うためにあなたに連絡したいと考えている可能性があるため、署名にあなたの連絡先情報を含めて、連絡が取りやすいようにしてください。通常、勤務時間とともに電話番号と電子メール アドレスを含めるのが最適な選択肢です。

推薦状を書くときに覚えておきたいヒント

関連性を保つ

もしかしたら、その候補者は燃えている納屋から子羊の家族を救出したのかもしれない。それは英雄的で愛らしいことですが、彼らが地元の家畜消防署の仕事に応募していない限り、それはおそらくあなたの手紙とは無関係です。

カバーレターと同様に、推薦状も簡潔にする必要があります。候補者が求めているポジションにとって理想的な選択肢である主な理由を強調する必要があり、含めることを選択した詳細はこれらの理由を裏付けるものでなければなりません。候補者の性格について話し合うことは役立つかもしれませんが、それは彼らが求めている役割への適性と結びついています。看護学校に応募している場合、倫理への取り組みについて話し合うことは、含めるべき重要な詳細事項です。考古学研究を行うための助成金を申請する場合は、彼らがあなたと協力して主導した研究プロジェクトについて必ず言及してください。

具体的な逸話、事実、統計を含める

候補者の仕事について具体的な事実があればあるほど、推薦状はより説得力のあるものになります。たとえば、デジタル マーケティングの職を探している同僚に手紙を書いている場合は、同僚があなたと働いている間に達成した具体的なコンバージョン率について触れてください。同様に、高校生を大学に推薦する場合は、手紙に特定の課題や課外活動での成績に関する逸話を必ず含めるようにしてください。

ポジティブでフレンドリーでありながらプロフェッショナルな口調を使用する

上で述べたように、推薦状に適したトーンは、プロフェッショナルでありながら親しみやすいものです。候補者との関係と候補者に対するあなたの敬意が、文章の調子に表れている必要があります。

効果的な推薦状を書くことができない場合は、やめてください。

推薦状を求めてきた人に対して、正直で効果的な推薦状を書くことができない状況に陥るかもしれません。これは単にその人やその仕事のことを十分に知らないからかもしれませんし、あるいはその人の仕事が圧倒的で満足できないと感じたからかもしれません。

いずれの場合も、依頼を断るプロフェッショナルな方法は、相手の仕事について効果的に議論できるほど詳しくないこと、または自分が推薦状を書くのに最適な人物ではないと思うことを伝えることです。状況に応じて、彼らの仕事に精通しており、効果的な推薦状を書くことができる組織内の別の人物を紹介することもできます。それが不可能な場合は、推薦状を書くことができないことを伝え、そのままにしておきます。彼らの仕事を非難したり、なぜあなたがそれに感銘を受けないのかを彼らに伝えたりするときではありません。

避けるべき間違い

一般化する

以下の 2 つの体験談をご覧ください。

「ルイスは素晴らしい生徒でした。彼は非常に頭が良く、勤勉であり、これらの特性のおかげで、ラトガース大学で成功するだろうと私は確信しています。」

「ルイスは私の化学 I と化学 II のクラスを受講したとき、一貫して課題に 100 パーセントの力を注ぎました。彼は、批判的思考の質問や課題に対する思慮深く、しばしば創造的な回答を通して、生来の知性と学業への献身的な姿勢を示しました。彼の情熱、意欲、そして厳しい授業をこなす能力のおかげで、私は彼がラトガース大学で成功するだろうと確信しています。」

2 番目の例では、手紙の筆者が、ルイスが受講した特定のコースと、それらのコースでどのように熱心に取り組んだかについて説明します。優秀な学生はたくさんいます（そして彼らは同じ限られた数の大学の枠に応募しています）。そのため、候補者が理想的な選択である理由を手紙で正確に伝えることが重要です。

誇張

候補者の業績に関する一般的な記事を送信すべきではないのと同様に、それを美化することも避けてください。これら 2 つの例を比較してください。

「アリシアほど優れた営業マンはいません。」

「アリシアは四半期ごとに予想売上高を上回りました。」

最初の例では、それが真実であっても、実際の人物の作品の証言というよりは、漫画のキャラクターの説明のように読めます。推薦状の中で誇張を使用すると、推薦状の信頼性が損なわれ、候補者の採用または採用の可能性が損なわれる可能性があります。

自己紹介をしない

あなたの手紙では、あなたは候補者を個人的に保証しています。その保証が何らかの影響を与えるためには、あなたの手紙を読む人は、あなたがどんな人で、なぜあなたが候補者を推薦する資格があるのか​​を知る必要があります。簡単な自己紹介と、候補者との関係についての 1 ～ 2 文で十分です。

推薦状の例

優れた推薦状のサンプルはインターネット上で見つけることができます。あなたが書いている手紙の種類を検索するだけで、効果的な手紙の例がたくさん見つかります。

この学術的な推薦状を見てください。

その中で、元指導教員が候補者の大学院プログラムへの適合性について議論しています。これは心に留めておくべき重要な点です。候補者を専門的な環境で知っていたとしても、彼らの仕事に対するあなたの洞察は、大学や大学院に出願する際の学術関係者の推薦と同じくらい価値がある可能性があります。

これは専門家の推薦状の例です。

この書簡が、彼がさらに上を行った具体例を論じることで、どのように候補者を際立たせているかがわかりますか?共有したいそのような逸話がある場合は、手紙に含めてください。

推薦状に関するよくある質問

推薦状とは何ですか?

推薦状は、個人の能力、業績、継続的な成長能力を書面で証明するものです。

推薦状はどのように始めればよいですか?

推薦状は、手紙の読者であることを示す挨拶から始めます。可能な限り、名前で呼びかけてください。それが不可能な場合は、「関係各位」のような正式で専門的な挨拶を使用してください。

推薦状には何を記載すべきですか?

推薦状には次の内容を含める必要があります。

• 候補者の名前と求めている役職を記載した紹介文
• 候補者との関係についての明確な声明
• 彼らの仕事についての正直な証言
• 候補者の明確な推薦
• 連絡先情報を含む署名

推薦状はどのように締めくくればよいですか？

推薦状の最後には、あなたの役職と連絡先情報を含む署名を付けてください。これらを含めることで、レターの読者は候補者についてさらに詳しく話し合うためにあなたに簡単に連絡することができます。

最高のものを勧めるときは自信を持って書きましょう

どんなに素晴らしい推薦状であっても、スペルや文法の間違いが多ければ、その主題は候補者として不適切であるように見えます。手紙を件名（またはその候補者の新しい上司）に送る前に、Grammarly にもう一度手紙を読み直してもらい、見逃している可能性のある間違いを見つけ、より効果的な推薦状を書くために使用できる提案をしてもらいます。

この記事は、もともと 2017 年に Kimberly Joki によって書かれたものです。新しい情報を含めて更新されています。