関係者へ：いつ、どのように適切に使用するか

公開: 2017-11-17

かつて、ほぼすべての人が手のひらでインターネットにアクセスできるようになる前の時代には、「誰に関係するのか」という敬意を表してビジネス通信を開始するのが一般的でした。しかし、時代は変わりました。

To Whom It May Concernを使用する必要があるかどうかを確認し、いくつかの代替案を検討し、この挨拶がまだ受け入れられる唯一のタイプの通信について説明します。

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あなたはそれが関係するかもしれない誰に使うべきですか？

電子メールや手紙で「懸念される人へ」を使用する多くの正当な理由を考えることはできません。しかし、そうしないという説得力のある理由がいくつかあります。

手始めに、フレーズは古風で息苦しいです。（集中すると、影響を受けた豪華なアクセントで話されているのがほとんど聞こえますね）これは、ビジネス通信がはるかに正式な口調であった時代の名残です。しかし、最近は自然な会話スタイルを目指しています。

#JobTip：特定の会社をターゲットにしている場合は、連絡先として名前を取得してください。「懸念される人へ」は機能しなくなりました。 #networkdirect

— Erin Kennedy、CPRW（@ErinKennedyCPRW）2017年11月7日

いくつかの通信では、それが懸念される可能性のある人は、送信者側にある程度の怠惰を意味することさえあります。正直に言って、あなたは自分の電子メールや手紙が誰に関係しているのか本当にわからないのですか、それともわざわざ調べられないのでしょうか。誰に懸念があるかは、あなたの側に懸念の欠如を示さないことに注意してください。

ヒントは次のとおりです。同じガイドラインが別の正式な一般的な挨拶にも適用されます—親愛なるサー/マダム。 それは同様に息苦しく、明らかに非特異的です。あなたはもっとうまくやれる！

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懸念される可能性のある人に対する3つの選択肢

ほとんどの場合、別の敬礼を見つけることができます。いくつかのオプションを見てみましょう。

1親愛なる[特定の人]、

あなたは精通しています。インターネット全体（LinkedInを含む）をすぐに利用できます。誰か（たとえば、採用マネージャー）に直接手紙を書いていることがわかっている場合は、宿題をして、関係者を探してください。はい、あなたの手紙は他の人に渡されるかもしれません、しかしそれらの人々はあなたが最初に演説するのにふさわしい人を見つけるのに十分気にかけていたのを見るでしょう。

ヒントは次のとおりです。GmailアドオンのRapportiveは、メールアドレスに関連付けられているLinkedInアカウントを見つけるのに役立ちます。 連絡先のメールアドレスはあるが連絡先の名前がない場合に使用します。

インターネット検索で連絡先の名前が見つからない場合は、いつでもレトロなオプションを使用できます。電話を取り、電話をかけます。人の名前を尋ねるのにこっそりする必要はないので、正直に言ってください。仕事の連絡先の名前を探している場合は、「こんにちは！マーケティングマネージャーのポジションに応募しています。カバーレターをパーソナライズしたいと思います。その仕事の人材獲得の責任者を教えてください。」

2親愛なる[役割]、または親愛なる[部門]、

個人の名前が見つからない場合は、少し拡張して、代わりにその個人の役割または特定の部門を参照できます。（例：Dear Hiring Manager、Dear Admissions Department）

連絡先の名前を調べることが、時間を有効に活用できない場合があります。たとえば、採用担当マネージャーは履歴書を確認するのに数分以上費やさないため、カバーレターにパーソナライズが欠けているという事実は、おそらく危険信号として登録されることはありません。少なくともあなたは適切な部門に話しかけました。代わりに素晴らしいカバーレターを書くのに時間を費やしてください。

3こんにちは、またはご挨拶、

個人に連絡をとっていない場合、またはメッセージが多くの人に見られる可能性がある場合は、単純な挨拶で間違いを犯すことはできません。 HelloとGreetingsは、リストした他のオプションよりも少しカジュアルなので、カバーレターやその他の正式なビジネス通信などには最適なオプションではない可能性があることに注意してください。

いつ誰に使用しても大丈夫ですか？

あなたが同僚への推薦状を書いているとしましょう。彼は面接で配るために複数のコピーを作成する予定であり、それらの手紙は彼を雇うことに興味のある人なら誰でも見ることができるようになっています。この場合、通信は一般的に正式であると見なされ、特定の宛先または部門が1つもないため、誰に関係するかが機能します。

懸念される可能性のある人に適切な場合：

推薦状/リファレンス
会社に提出された正式な苦情
紹介状
興味のある手紙/見通し

ヒントは次のとおりです。常に「関係者へ」を各単語の先頭に大文字でフォーマットします。 その後にコロンを付けます。手紙の本文を始める前にダブルスペース。

ご担当者様：

11月15日にあなたの店を訪れたときに受けたサービスについて苦情を申し立てるために書いています。

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ただし、ほとんどの場合、広いネットをキャストするのではなく、焦点を絞るようにしてください。「このメールは誰に関係しますか？」と自問してください。「誰でも」と正直に答えられるなら、気になる人に気軽に使ってください。しかし、個人（スミス氏）であろうと部門（入学部門）であろうと、家に帰ることができるのであれば、常により具体的なアプローチを使用してください。