議事録の書き方と例

議事録を書き留めることは、議題の内容に応じて日常的または重要に感じられるかもしれませんが、文章が明確かつ正確であることが常に重要です。文字起こし者としての自分の役割についてどのように感じていても、効果的な会議議事録を記録することは、会議を行う組織にとって長期的には不可欠です。

この記事では、関係者全員が議事録を読むだけで会議中に何が行われたかを明確に理解できるように、プロのように会議議事録を作成する方法について説明します。ここでは、会議議事録を簡単に作成するためのヒントとテンプレートをいくつか紹介します。

議事録とは何ですか?

会議議事録は、会議または公聴会の書面による記録です。議事録は通常、会議後に共有でき、将来的に歴史的な文書として機能するように構造化され、形式的に作成されます。

会議に出席できなかった人のためにも、議事録を参照してください。議事録では、会議中に議論されたアクションアイテムに対する説明責任も提供されます。

さらに重要なのは、組織が何らかの法的状況に陥った場合、議事録はデューデリジェンス、倫理、規約遵守を証明する公式記録として機能することです。

会議の議事録は誰が作成しますか?

秘書はほとんどの場合、会議の議事録を作成します。非営利団体、政府機関、学校、公開企業、労働組合は通常、公式会議の議事録を記録することが義務付けられています。ただし、他の多くの企業も会議議事録を使用して公式記録を維持しています。

議事録の書き方

会議議事録のスタイルと内容は、組織とその構成によって異なります。いずれにしても、日付、時刻、参加者などの基本情報を常に含める必要があります。ただし、多くの組織は、補足文書やアクション アイテムなど、その他のオプションのアイテムを用意することからも恩恵を受けます。会議議事録に何を含めるべきかについては、以下をお読みください。

議事録の 8 つの基本要素

会議議事録に含める必須の項目は次のとおりです。

1日付

2時間

3場所

参加者4名

5議論されたトピック

6モーション

7投票結果

8次回会議の日時と場所

会議の議事録には他に何を含めるべきでしょうか?

ほとんどの組織は、会議メモに少なくとも 1 つまたは 2 つの他の要素を追加します。会議メモには、必要不可欠なもの以外にも、組織のニーズに最も適した方法を含めて構成することができます。

会議議事録に含めることができるカスタム要素をいくつか示します。

• 補足書類
• アクションアイテム
• 会議の目的
• 次回の議題
• プロジェクトのステータス更新と投票結果
• 調査やフォローアップなどの次のステップ
• ゲスト、非投票者、または講演者である出席者を定義するセクション
• 前回の会議議事録の修正または修正

議事録を書くための 5 つのヒント

会議が閉会したら、メモを使用して議事録を作成、編集し、共有します。会議が終わったらすぐに議事録を作成すると、何も見逃さないようになります。

1一貫性を保つ

会議の議事録を作成するたびにテンプレートを使用すると便利です。こうすることで、すべて同じようにレイアウトされ、見出しや箇条書きの追加に時間を無駄にする必要がなくなります。これは、後で組織内の他の人が参照する必要がある場合に役立ちます。組織によっては、効率性を高めるために、会議の議事録に議題と出席予定者を記載しているところもあります。

2録音する

秘書の役割を始めたときは、メモを取るのに苦労するかもしれません。この問題が発生している場合は、会議を記録することを検討してください。これは、スマートフォン、音声録音デバイス、またはカメラで行うことができます。後で、人工知能文字起こしサービスを使用することも、必要に応じて復習として録音を聞き返すこともできます。ただし、録音する前に、参加者に録音中であることを必ず伝えてください。

3会議中にメモを閲覧できるようにする

会議は協力的なものになる場合もあります。これにより、混沌と感じられ、すべてを追跡することが困難になる場合があります。メモをプロジェクターで表示できるようにしたり、会議中に画面やドキュメントを共有したりすると、チームメイトがメモに貢献できるようになります。

4まとめ

会議のメモを書くときは、要約してください。できるだけ多くの情報を文書化する必要がありますが、すべてをそのまま書かないでください。会議中に話された内容をすべて記録する必要はありません。また、会話全体を一語一語書こうとすると、ついて行くのが困難になる可能性があります。会議中に何が起こったのかを単純化して明確にします。

5コメントにイニシャルを付ける

会議に参加している複数の人が 1 つの問題について意見を述べた場合、誰が何を貢献したかを示すために出席者のイニシャルを使用すると役立ちます。イニシャルを使用して、次のステップの担当者を示すこともできます。この短縮テクニックは、複数人での会話を明確にする効果的な方法です。

議事録用の 5 つのテンプレート

1取締役会議事録

電話して注文する

理事長が進行します。

[理事会の名前] から、[会議の日付]、[会議の場所] の [会議の時刻] に [あなたの組織] の定例会議を開催するよう電話がありました。

出席

秘書が進行します。

秘書が点呼を行った。以下の方々が出席されました。

• [名前]
• [名前]
• [名前]

以下の者が欠席しました。

• [名前]
• [名前]
• [名前]

議事録の承認

[秘書の名前]は前回の会議の議事録を読みました。議事録は承認された。

未解決の問題

• [問題 #1]
• [問題 #2]
• [問題 #3]

新規事業

• 【新規事業項目その1】
• 【新規事業その2】
• 【新規事業項目その3】

延期

[会議の進行役の名前] は、[会議終了時刻] に会議を中止しました。

議事録の提出と承認

議事録提出者: [長官の名前]

議事録の承認者: [理事会の議長または会議の進行役の名前]

2非公式の会議テンプレート

電話して注文する

[組織名] の会議が [会議の日付] に [会議の場所] で開催されました。

出席者

出席した投票メンバーには次のものが含まれます。

• [出席者その1]
• [出席者その2]
• 【出席者その3】

出席したゲストは次のとおりです。

• 【ゲスト1号】
• 【ゲスト２】
• 【ゲストその3】

議事録の承認

前回の [前回の会議の日付] の議事録を承認する動議は、[秘書の名前] によって作成され、[後任者の名前] によって提出されました。

レポート

• [レポート名]は[発表者名]によって発表されました
• [レポート名]は[発表者名]によって発表されました

主な動作

• [動議の名前] は [発動機の名前] によって移動され、[後続者の名前] によって後続されました。動議は[可決または否決]、賛成[票数]、反対[票数]。

延期

[会議の進行役の名前] は、[散会時刻] に会議を散会しました。

3公聴会会議テンプレート

会議日: [会議日]

集合時間： [集合時間]

秘書: [秘書の名前]

導入

[会議の指揮者の名前] は会議を紹介しました:

• 【話のポイント】

点呼

出席メンバー:

• 【出席者】

モーション #1

コメント:

• [コメント者のイニシャルまたは名前] [コメント] [アイデア、実行項目、結論などのラベル]

モーション #2

コメント:

• [コメント者のイニシャルまたは名前] [コメント] [アイデア、実行項目、結論などのラベル]

アイデア

• [アイデア]

次のステップ

• 【次のステップ】

結論

• [結論]

4クライアントとのミーティングメモ

プロジェクト: [プロジェクト名]

出席者: [出席者]

日付と時刻: [日付と時刻]

議題

• 【話し合う議題】
  • [客観的]
  • 【ポイント】

注意事項

[会議中に議論されたその他の重要な情報]

結果

【重要な決定事項】

アクションアイテム

• 【責任者名】 【次のステップ】
• 【責任者名】 【次のステップ】

5プロジェクト管理議事録

日付と時刻: [日付と時刻]

現在: [出席者]

欠席: [プロジェクトメンバーが欠席]

場所: [集合場所]

プロジェクト: [プロジェクト名]

トピックス

1. [チーム]からの更新
2. [プロジェクト]の進捗状況
3. 前週の結果

議事録に関するよくある質問

議事録とは何ですか?

会議議事録には、会議中に何が起こったかが記録されます。これらは会議後に組織内で共有されることが多く、将来の参考資料として役立ちます。

会議議事録はなぜ重要ですか?

• 履歴記録を作成する
• 時間の経過とともに進行状況を表示する
• 組織に法的保護を提供する
• 現地の条例を遵守する
• 組織が決定を下した理由を説明する
• 課題やプロジェクトのリマインダーとして機能する
• 期限の証拠として機能する
• 参加できなかった会員様へのご案内

会議の議事録には何を含めるべきですか?

• 日付
• 時間
• 位置
• 参加者
• 議論されたトピック
• モーション
• 投票結果
• 次回のミーティングの日時と場所