通知期間付きの退職届の書き方: ヒントとガイドライン

仕事を辞めるのはとても楽しいことです。あなたは、より良い機会に移ったり、さらなる教育を受けたり、あるいは自分の会社を立ち上げるという生涯の夢に着手したりしているかもしれません。あなたのエネルギーは将来に集中しているかもしれませんが、現在の会社からの退職を適切に管理することが重要です。特に将来的に上司や同僚から前向きな評価を得たい場合は、円満に退職したいと考えています。

円満退職には、自分の仕事を終わらせることと、退職後の仕事の移行について雇用主を支援することが含まれます。雇用主に正式に退職の意思を伝えてから雇用最終日までにできるだけ長い期間を設ける、つまり通知期間を長くすると、このことが容易になります。ここでは、そのために通知期間を設けた退職届の書き方をご紹介します。

予告期間付き退職届とは何ですか?

通知期間付きの退職届は、指定された期間後に会社を退職する意思を正式に表明するものです。通知期間により、退職計画を準備するのに十分な時間が与えられ、責任を分担することで同僚やマネージャーにも退職の準備に十分な時間が与えられます。

雇用開始時に署名した契約書に通知期間が設定されている場合があります。契約書を調べて、退職届に違反していないか確認してください。たとえ意図的ではなかったとしても、サインアップした通知期間を破らないことが重要です。そうした場合、上司はあなたに積極的な推薦を与えることを拒否する可能性があります。最悪の場合、会社から契約違反で訴訟を起こされる可能性もあります。

一般的な通知期間の長さ

職場では通常、退職の際は数週間前、最短で 1 週間、最長で 4 週間前に通知することが求められます。目安は2週間前くらいです。

もちろん、これは会社や役割によって異なります。通常、社内での上級職になるほど通知期間は長くなります。経営幹部の場合、退職後に代わりに就任できる人材は（いるとしても）社内にほとんどいないため、その役割を担う人材を社外から探す必要があり、それには数週間から数か月かかる場合があります。幹部への通知期間は最長で 3 か月以上かかる可能性があります。

通知期間を設けた退職届を作成する

通知期間付きの退職届の形式は、正式なビジネスレターである必要があります。公式文書ですので、以下の点が記載されているはずです。全体を通してプロフェッショナルな口調を維持する必要があり、Grammarly を使用して明瞭さと簡潔さ、および正しい文法、句読点、口調をチェックできます。

退職理由を正確に述べる必要はありませんが、自分が担当してきた仕事をこなす準備を十分に整えて会社を辞めたいと伝えるのは思いやりのあることです。自分の仕事を完了し、同僚に仕事を引き継ぐための通知期間を設けることで、退職の混乱を最小限に抑えることができます。

このレターに必ず含めるべき要素は次のとおりです。

• 日付
• 会社名
• 手紙の宛先の人の名前 (直属の上司)
• 退職の正式な意思表示
• 最終雇用予定日
• 会社とそこで働く機会に感謝
• 移行を手伝うと申し出る
• あなたの名前

Grammarly の AI 退職届ジェネレーターを使用すると、退職届の初稿を作成するのに役立ちます。手紙の受信者と自分の状況に関するいくつかの詳細を入力するだけで、さらに改良できる手紙の下書きが得られます。

通知期間を含む退職届の例

1 か月前に通知する退職届を作成する場合でも、2 週間前に通知する場合に退職届を作成する場合でも、以下の退職届のサンプルを独自の退職届の出発点として使用できます。

【今日の日付】

【会社名】

【会社の住所】

[マネージャーの名前] 様

慎重に検討した結果、[会社名] の [役職名] としての職を辞任する決定をお知らせいたします。私は、自分の責任を十分に引き継ぐことができる通知期間の間、取締役会に留まりたいと考えています。そのため、私の最終雇用日は[最終勤務日、通常は手紙の日付から2週間以上後]となります。

私の決定により [会社名] に混乱が生じる可能性があることを理解しており、その可能性のある混乱を最小限に抑えるよう努めます。次の [最終勤務日までの数週間] 以内に、プロジェクトを文書化し、作業ファイルを共有し、タスクと責任をスムーズに引き継ぐためにあなたと緊密に連携する準備ができています。この移行期間中に会社を支援するために他に私にできることがあれば、遠慮なくお知らせください。

私は多くのことを学び、[会社名] で働く時間を楽しんできました。ここで働く機会を与えていただいたこと、そしてその過程でのすべてのサポートとご指導に感謝したいと思います。 [会社名]、私の同僚、そして皆様の今後の成功とご多幸をお祈り申し上げます。これからも連絡を取り合いたいと思います。

ご理解のほどよろしくお願いいたします。

心から、

[あなたの名前]

通知期間のある退職届のヒント

退職届は、残される同僚や仕事のことを考慮して書く必要があります。結局のところ、通知期間を設けているのは、会社での残りの期間に彼らを助ける時間を自分に与えるためです。ここでは、退職届を書く際の実践的なヒントと、その雰囲気を伝えるのに役立つ温かくフレンドリーな退職届を作成するためのアドバイスをいくつか紹介します。

レター形式であることを確認してください

予告期間付きの退職届の形式は手紙でなければなりません。つまり、宛先、日付、会社名、署名が含まれている必要があります。個人用のレターヘッドがある場合は、そこに退職届を書くことができます。

フォーマルだが温かい口調にする

退職届は、会社に特定の規則がある場合がある法的文書ですが、会社や同僚に対する別れの手紙でもあります。全体を通してフォーマルな口調を保ちましょう。あなたの退職により、今後あなたの責任を引き継がなければならない同僚にストレスがかかる可能性があることを理解しており、退職通知期間中にそのストレスを最小限に抑えるために働きたいと伝えてもよいでしょう。

手紙を校正する

あなたの手紙にタイプミスや文法上の間違いがあったとしたら、恥ずかしいでしょう。手紙を送る前に校正してください。友人や信頼できる同僚に、もう一度見てもらうように依頼することもできます。 Grammarly などのライティング アシスタントを使用して、手紙が文法的に正しく、正しい句読点が使用され、簡潔に書かれていることを確認します。

適切なコミュニケーションチャネルを見つける

場合によっては、会社の方針により、退職届を提出するための特定のコミュニケーション チャネルが指示されることがあります。直属の上司または人事担当者に尋ねるか、会社のハンドブックに目を通して、ハンドブックがあるかどうかを確認してください。企業によっては、電子メールで送信したレターでも問題ありませんが、特定のシステムにファイルされた個人用レターヘッドの書式設定されたレターを好む企業もあります。

通知期間が設定されているかどうかを確認する

場合によっては、雇用開始時の契約書に、退職する場合にどのくらいの期間の通知期間を与えなければならないかが定められていることがあります。退職届に記載した内容に違反していないかを注意深く確認してください。契約で指定された通知期間よりも早く退職すると、不当な条件で退職したり、会社から契約違反で訴訟を起こされる可能性があります。

通知期間をできるだけ長くする

会社に通知期間が定められていない場合は、同僚があなたが行っていた仕事を突然引き継ぐ必要がなくなり、ストレスを引き起こす可能性がないように、できるだけ長い通知期間を設けることが配慮です。あなたの会社で許容される通知期間を判断するには、同じレベルの他の人が通知期間としてどれくらいの期間を与えているかを確認するか、直属の上司にどれくらいの期間を希望するかを尋ねてください。一般的な期間は 2 週間です。

ポジティブな雰囲気で終わる

手紙の最後の数文は、マネージャーや同僚が読むあなたからの最後の言葉になる可能性があり、同僚への別れのメッセージとして機能する可能性があります。そこでの滞在が彼らの記憶にポジティブに残るように、ポジティブに聞こえることが重要です。会社の今後の成功を祈っていること、今後も連絡を取り合いたいこと、会社の製品を使用すること、または元同僚を傍観者から応援することを言って終わることもできます。このように退職届を締めくくると、上司や​​同僚に、友好的で希望に満ちた別れの気持ちを伝えることができます。

通知期間のある退職届に関するよくある質問

予告期間付きの退職届はどのように書けばいいのでしょうか？

通知期間付きの退職届を作成するには、直属の上司に宛ててください。退職する予定であることと、退職日がいつになるかを伝えます。在職中の会社のあらゆるサポートに感謝し、移行を支援することを申し出ます。正式なレター形式であることを確認してください。

予告期間を設けて退職届を書く際のヒントは何ですか?

予告期間を設けて退職届を書くときは、コピーを簡潔にし、温かで思慮深い口調を心がけてください。退職の決断は苦渋の決断だったこと、会社の今後の成功を祈っていることを伝え、同僚への別れのメッセージを添えることもできます。会社での最後の出勤日がいつになるかを明確にしてください。

AI を使用して予告期間付きの退職届の作成を支援するにはどうすればよいですか?

Grammarly の AI 退職届ジェネレーターを使用すると、退職届の作成に役立ちます。いくつかの重要な詳細を入力するだけで、適切にフォーマットされたプロフェッショナルな退職届が数秒で作成されます。