効果的なパフォーマンス レビューを書く: ステップバイステップ ガイド

マネージャーの役​​割の最も重要な側面の 1 つは、チーム メンバーに情報を提供し、教育し、成長と成功を促すためのフィードバックを提供することです。これがパフォーマンス レビューほど重要なものはありません。パフォーマンスレビューは、マネージャーが従業員のパフォーマンスを評価し、口頭および書面によるフィードバックを提供し、将来の能力開発の目標を設定するための最も体系化された機会です。

うまく行えば、マネージャーと従業員の間のオープンなコミュニケーションも促進され、従業員は自分が大切にされていると感じ、自分の役割でさらに成功する方法が明確になります。この記事を読んで、建設的で影響力のあるパフォーマンス レビューを作成および実行する方法を学びましょう。

パフォーマンスレビューとは何ですか?

パフォーマンスレビューは、成果や改善の余地を含む仕事のパフォーマンスの正式で構造化された評価であり、専門能力開発のためのフィードバックを提供します。

パフォーマンス レビューには、マネージャーが実施する包括的な年次パフォーマンス評価、上司、同僚、部下からの職場フィードバックを組み込んだより包括的な 360 度レビュー、またはチームワークとコラボレーションに関する貴重なフィードバックを含むピアツーピア レビューがあります。従業員と緊密に連携する同僚からのスキル。業績評価は教育現場にも適用され、ピアレビューが影響を与える可能性があります。

いずれの場合も、パフォーマンス レビューは、継続的な改善と個人とビジネスの目標の調整を通じて成長と成功を促進するように設計された重要なツールです。

パフォーマンスレビューは、改善の方向性を設定したり、場合によっては解雇につながることを目的として、不満足な行動やパフォーマンスを正式に文書化するための重要なツールとしても機能します。

効果的なパフォーマンスレビューの 3 つの主要な要素

効果的なパフォーマンス レビューは、包括的で公平かつ生産的な評価を保証する 3 つの重要な要素に基づいて構築されています。

1明確な目標

従業員には、業績評価のずっと前に、社内コミュニケーションを通じて、明確な SMART 目標 (具体的、測定可能、達成可能、関連性のある、期限付きの目標と責任) が与えられているはずです。これらの明確な目標は、従業員がその役割で成功するためのロードマップです。これらはパフォーマンスを評価するためのプレイブックでもあります。レビューの焦点は、与えられた目標に対して彼らがどのようにパフォーマンスしたかに焦点を当てる必要があります。

明確なパフォーマンス目標の例

• 今後 6 か月以内に 2 つの新しい顧客サービス イニシアチブを実装することで、部門の顧客満足度スコアを 81% から 85% に向上させ、部門の顧客満足度スコアを 85% から 90% に向上させます。
• 第 3 四半期の終わりまでにチームの最新の調査で特定された、ユーザーの最も多くの要望に対応する新製品機能を開発して発売します。
• 今後 1 年間のリソース割り当てを改善することで、プロジェクトの超過率を 15% から 5% に削減します。それを確実に実現するために、次の四半期にわたって毎週の進捗チェックインを導入します。

2バランスのとれたフィードバック

バランスの取れたフィードバックには、成果と改善の余地が含まれます。両方ともパフォーマンスの評価において重要です。

すべての従業員は、よくやった仕事に対して評価を得ることができます。業績評価では、その成果を詳細に祝います。この評価は個人の誇りを育み、士気を高め、社内で専門的な成長を求める継続的な欲求を刺激します。成果を賞賛すると、建設的な批判も受けやすくなります。これは、従業員の成長と役割の向上を支援するために不可欠です。

フィードバックが肯定的であっても否定的であっても、メモ、電子メール、定量化可能な結果などの具体的な例やデータによって裏付けられる必要があります。この証拠に基づいたアプローチは明確さを提供し、その影響について従業員を教育し、従業員の努力と成功に対する知識と投資を実証します。

3具体的で、関連性があり、実行可能であること

パフォーマンスレビュー中にあなたが与えた唯一のフィードバックが「仕事を改善する必要があります」だったら想像してみてください。改善が必要な側面、背景や従業員の役割や責任との関連性、あるいは改善方法や次にとるべきステップについてのガイダンスを特定しなければ、フィードバックは従業員の改善、成長、発達にとって、あるいはあなたと従業員の支援にとって価値がありません。あなたのチームはチームメンバーの能力を最大限に引き出します。

このため、フィードバックは常に具体的で、関連性があり、実用的なものでなければなりません。

具体的なフィードバックにより、従業員はあなたが話していることを正確に理解できます。

関連性のあるフィードバックにより、従業員の影響力の範囲内で、当面の議論に関連したフィードバックを提供できるようになります。

実用的なフィードバックにより、従業員はパフォーマンスの向上や優れた仕事の維持など、次のステップについて明確に理解できるようになります。

パフォーマンス向上の必要性に関する、より具体的で関連性があり、実行可能なステートメントは次のようになります。たとえば、最後のレポートのエラー率は 10% でした。改善するには、送信前に計算を再確認し、データ検証ツールを使用することをお勧めします。これらのツールを一緒にレビューする時間も計画しましょう。」

効果的なフィードバックの例

• 「あなたのプレゼンテーションスキルは大幅に向上しました。先月提出した四半期報告書は明確かつ簡潔で、経営陣から好評でした。」
• 「あなたの技術スキルは優れていますが、プロジェクト管理には改善の余地があります。次の四半期のタイムラインの見積もりとリソースの割り当てに重点を置くことをお勧めします。」
• 「過去 3 か月間、私はあなたが一貫してプロジェクトの期限を守っているのを観察しましたが、多くの場合、チームの士気を犠牲にしています。たとえば、最近のマーケティング キャンペーンでは、チーム メンバーが 2 週間連続で残業をしたと報告しました。今後は、委任スキルの向上に注力していただきたいと思います。タスクをより均等に分散するための戦略について話し合い、効率とチームの健康の両方を維持するのに役立つ時間管理テクニックを検討するための会議を設定しましょう。」

パフォーマンスレビューを書いて実施するための 7 つのステップ

有意義なパフォーマンス レビューを作成して実施するには、時間と労力がかかります。しかし、その見返りはコストをはるかに上回ります。レビューは、従業員の仕事を評価し、パフォーマンスに関する有益なフィードバックを提供するだけでなく、継続的なオープンなコミュニケーションを促進し、期待を明確に定義し、チーム メンバーの将来の成功に向けた基礎を築くのに役立ちます。

作業を効率化し、最適な結果を達成するには、次の 7 つのパフォーマンス レビューのベスト プラクティスに従ってください。

1従業員に自己評価を求める

従業員の自己評価は、従業員が自分の仕事について書面でレビューするもので、従業員とマネージャーに利益をもたらす強力な従業員評価方法の 1 つです。

従業員にとって、この内省は、見過ごされてきた成果を強調し、改善すべき領域を認識し、より大きな自己認識を得る機会となります。

マネージャーにとって、これは従業員の目を通してパフォーマンスを確認し、より正確で総合的なパフォーマンス評価に役立つ情報を得る機会です。

2評価を裏付ける包括的なデータを収集する

データを使用してレビューを作成することは、最も強力なパフォーマンス評価戦略の 1 つです。

データは、従業員が SMART 目標または文書化された役割と責任に対してどのように行動したかについての明白な証拠を提供します。データを活用すれば、従業員のパフォーマンスについてより明確な洞察が得られ、客観的で情報に基づいた建設的な評価を作成できるようになります。データは、書面によるレビューに含める具体的な例や、パフォーマンス レビューを実施する際の議論のポイントを提供することもできます。

業績評価データを求める場合は、さまざまなソースから収集します。同僚のフィードバック、クライアントまたは顧客のレビュー、プロジェクトの成果、勤怠記録、売上高、および以前の業績指標により、より広い視野が得られ、意図しない偏見が生じる機会が減ります。

3パフォーマンスレビューを書く

SMART 目標、自己評価メモ、データを組み合わせると、従業員のパフォーマンスを明確に把握できるようになります。この情報を使用してパフォーマンス レビューを作成します。

改善すべき領域に移る前に、ポジティブな点から始めてください。心からの賞賛は、否定的なフィードバックを和らげるのに役立ちます。建設的なフィードバックごとに 3 つの肯定的なコメントが 3:1 の割合になるようにし、慎重に言葉を選んでください。このバランスにより、従業員は感謝されていると感じ、改善の余地があると認識できるようになります。

最良の結果を得るには、改善すべき領域を失敗ではなく成長の機会として捉えるようにしてください。 「状況-行動-影響」モデルを使用して、フィードバックを客観的に保ちます。次のように説明する必要があります。

• 状況
• 観察された動作
• チームや組織への影響

この「伝えるのではなく見せる」コミュニケーション スタイルにより、フィードバックがより共感しやすく、理解しやすくなります。最後に、関連するデータ、統計、例を文書に含め、パフォーマンスレビュー会議中に調べたい追加のデータや例をメモします。

さらに詳しいガイダンスをお探しですか?パフォーマンスレビューの例と文章を強化する方法をご覧ください。

4業績評価会議の実施

業績評価会議は、特にボーナスが個人の目標に関連付けられている場合や、対処すべき業績上の懸念がある場合には、従業員に期待と不安の入り混じった感情を呼び起こす可能性があります。こうした理由から、会議の初めに、穏やかでプロフェッショナルで建設的な雰囲気を作り出すことが重要です。

まず、気が散ったり、他の従業員に会話が聞かれる可能性のない、静かで快適な会議場所を選択します。

従業員がリラックスできるよう、短くカジュアルな会話から会議を始めます。温かい挨拶とちょっとした冗談は、神経を落ち着かせるのに大いに役立ちます。次に、レビューの目的と構成を明確に説明します。

レビューを進めてバランスの取れたフィードバックを提供するときは、良い点から始めます。具体的な成果や貢献を強調します。詳細を調べてデータを共有し、彼らの取り組みに対する認識を強調します。

仕事のパフォーマンスの低下、問題行動、職場での対立などのデリケートな問題に対処する必要がある場合は、その対処方法に注意してください。一般に、共感と組み合わせた直接的なアプローチが最も効果的です。懸念事項に対処するときは、個人の特性ではなく行動と結果に焦点を当て、具体的にしてください。従業員を効果的に導くために、改善のための明確で実行可能な提案を提供します。

最も重要な従業員フィードバック手法の 1 つを使用します。従業員の視点を引き出す自由形式の質問をすることで、会話を促進します。例としては、「私が共有した内容についてどう思いますか?」などがあります。これは、従業員の意見を尊重していることを示しており、従業員にとってより魅力的で協力的なエクスペリエンスを生み出します。会議中は積極的に耳を傾け、必要に応じてメモを取り、相手の意見に心からの関心を示してください。

5効果的なコミュニケーション手法を使用する

パフォーマンスレビューのコミュニケーションにグレーゾーンがあってはなりません。効果的なコミュニケーションは、明確なフィードバック、次のステップの理解、前向きな結果を伴ったレビューと、どうやってうまく進めればよいか分からず、意気消沈し、混乱し、あるいはおそらく不満を抱いている従業員との違いです。明確で効果的なコミュニケーションを確保するための 5 つの方法を次に示します。

• 積極的な傾聴テクニックを採用する: アイコンタクトを維持し、口頭および非言語的な合図を提供して、関与を示します。
• パフォーマンスの指標や期待について議論するときは、明確で簡潔な言葉を使用し、専門用語や曖昧さを避けてください。
• 共感を実践する: 会話全体を通じて従業員の視点と感情を認識します。
• 重要なポイントを要約し、確認を求めて、あなたとあなたの従業員の意見が一致していることを確認します。
• ロールプレイング演習を使用して、デリケートなトピックに対処する練習をします。従業員の役割を果たす同僚を採用し、仮説上のパフォーマンスの問題に関する建設的なフィードバックに対してさまざまな応答を提供することができます。

6レビュー後のフォローアップをスケジュールする

業績評価の後、フォローアップ会議を開催して議論を強化し、明確な進むべき道を設定します。これは、従業員の役割、能力開発ニーズ、会社の目標に沿った新しい実行可能な計画を協力して確立する機会です。

レビュー後のフォローアップは、活用すべき強みや改善の余地など、レビューの重要なポイントを要約することから始めます。次に、従業員と協力して、特定された成長分野に取り組む新しい SMART 目標を設定します。

たとえば、コミュニケーション スキルが開発分野として強調されている場合、目標は「高度なプレゼンテーション スキル コースを完了し、今後 6 か月以内に 3 つのチーム プレゼンテーションを行う」となる可能性があります。

目標ごとに詳細な行動計画を作成し、具体的な手順、必要なリソース、マイルストーンの概要を示します。進捗状況を監視し、継続的なサポートを提供するために、計画に定期的なチェックインや従業員の能力開発レビューが含まれていることを確認します。

この協力的なアプローチは、従業員の能力開発への取り組みを強化するだけでなく、従業員の成功に対する貴社および組織の投資を実証するものでもあります。

明確で測定可能な目標と構造化された達成計画を確立することで、次のレビュー期間における継続的な改善とパフォーマンスの向上の準備が整います。

7継続的なサポートとチェックイン

レビューを提供し、次のステップを確立してから業務を開始するだけでは十分ではありません。従業員のマネージャーとして、あなたが少し継続的に努力することは、目標と成功を強化し、フィードバックや質問の機会を提供し、従業員の成長過程を確実にサポートするために大いに役立ちます。

効果的な戦略の 1 つは、短時間の非公式な近況報告をスケジュールすることです。簡単なコーヒーチャットを定期的に行ったり、1 対 1 のミーティング中に進捗状況や課題について話し合う専用の時間を設定すると、成功に向けた建設的で協力的な環境が生まれます。さらに、途中で小さな勝利を祝うことで士気が高まり、次の業績評価に向けてあなたと従業員のモチベーションを維持することができます。

重要なポイント

• 従業員のパフォーマンスに関する明確な SMART 目標を確立します。
• 成果を認識し、改善の余地がある領域を特定するバランスの取れたフィードバックを提供します。
• フィードバックが具体的で、関連性があり、実用的なものであることを確認します。
• 目標を強化し、サポートとフィードバックを提供し、進捗状況と課題について話し合い、途中での小さな成功を祝う定期的なチェックインを通じて、継続的なフィードバックと成長の文化を奨励します。

パフォーマンスレビューに関するよくある質問

パフォーマンスレビューはどのくらいの頻度で実施する必要がありますか?

パフォーマンスのレビューは少なくとも年に一度実施するのが理想的ですが、四半期ごとや半年ごとなど、より頻繁にチェックインすると、コミュニケーションと能力開発が強化されます。このアプローチにより、継続的な改善の文化が促進され、目標とパフォーマンスの期待をタイムリーに調整できるようになります。

従業員のやる気を失わずにパフォーマンスの問題に対処するにはどうすればよいでしょうか?

従業員のやる気を失わずにパフォーマンスの問題に対処するには、意見ではなく事実を使用し、共感と組み合わせた直接的なアプローチを使用します。個人的な特徴ではなく、特定の行動や結果に焦点を当てます。改善のための明確で実行可能な提案を提供し、成長の機会として開発領域を枠付けし、「状況 - 行動 - 影響」モデルを使用してフィードバックを客観的かつ関連性のあるものに保ちます。

パフォーマンスレビューを文書化するためのベストプラクティスは何ですか?

パフォーマンス レビューを文書化するためのベスト プラクティスには、意見ではなく事実に基づいて評価できるように、さまざまなソースから包括的なデータを収集することが含まれます。成功に向けてフィードバックを組み立てる: 成果から始めて、客観性を高めるために「状況 - 行動 - 影響」モデルを使用して、肯定的なコメントと建設的なフィードバックの比率が 3:1 になることを目指します。評価を裏付ける関連データ、統計、例を含めます。