メールから大掃除するための 8 つのフレーズ

悪い文章を書く習慣は、家の中のゴミのように溜まっていきます。余ったコーヒーマグや忘れがちな T シャツを定期的に整理することは価値があります。同じように、メールからいくつかの決まり文句や職場での非常に「まあ」的な表現を取り除くために、同様のことを検討してみてはいかがでしょうか。

私たちも罪を認めるべきです。決まり文句を「陳腐」と呼ぶこと自体が決まり文句のようなものであることが判明したため、私たちはそれを削除しました。確かに、あなたの謙虚な筆者は、自分が「送信」したまったく生気のないメールの量を考えると誇りに思っていません。私たちは皆、もっと良くできるはずです。

それを念頭に置いて、私たちは、メールを大掃除するときに捨ててもいいかもしれない、当たり障りのない、陳腐な、その他一般的にあまり評価の低いフレーズをいくつか集めました。また、きちんとした、歯切れのよい代替案もいくつか集めました。

1このメールがあなたに元気を与えてくれることを願っています。

あなたは思いやりのあるつもりでこれを言っているかもしれませんが、このフレーズは非常に使い果たされており、一般的であるため、逆のことを示唆する危険があります。つまり、思慮深い感情ではなく、単なる無意味なくだらないものです。

多くの場合、この部分を読んで要点に進むのが最善ですが、どうしても挨拶の後にもう 1 行追加したい場合は、読者に具体的に話しかけて感謝の意を表します。

あなたのブログの最新の投稿が大好きです。

サーバーの二酸化炭素排出量の削減に関する先週のプレゼンテーションに感謝いたします。

Slack で共有した新しい子犬の写真はとてもかわいいです。

よく知らない人、またはまったく知らない人に手紙を書いている場合でも、その人を褒めたり、どのように知り合ったのか、なぜ連絡を取ったのかについてヒントを書き始めるかもしれません。

私たちは共通の友人であるアルジュンを通じてカンファレンスで簡単に会った。

今、2 人があなたが私たちのポッドキャストのゲストに最適だと言いました。

目標は、自分が考えて書いていることを読者に示すことです。

2フォローアップするだけです。 。 。

メールに返信しなかった人を小突くときに、このやりすぎなフレーズを使ってしまうかもしれません。それが必要な場合もありますが、このフレーズでは、反応を得るという目的が果たせないことがよくあります。したがって、まず「私のメッセージには返信が必要ですか?」と自問する価値があります。答えが「はい」の場合は、より直接的なオプションを見つけてください。

次善の例 1:に興味があるかどうかを確認するためにフォローアップするだけです。 。 。[プレスリリースなど]

提案:正直に言って、ラインを完全に切断することをお勧めします。

次善の例 2:この反復をクライアントに送信する前に、入力があるかどうかを確認するためにフォローアップします。

提案:クライアントは今日の午後に私たちに何かを期待しているので、正午までに最終的な調整を行いたいと考えています。

最後の提案は、長くなったり丁寧さが薄れたりすることなく、より多くの情報を、より説得力を持って伝えることができることに注意してください。

3ぐるっと回って戻るだけです。 。 。

より回りくどいことを除いて、上記とすべて同じ問題です。なくても大丈夫です。

4ニューノーマル

このフレーズを廃止する理由の非網羅的なリストには、使いすぎていて曖昧であること、このフレーズを入力したり読んだりする人に良い気分を与えられないこと、そして間違いなくそれらを最小限に抑えながら一連の不快な現実を認めようとしていることが含まれる可能性があります。

これは単に投げて先に進むものかもしれません:

最適ではない例:私たちのチームはまだ新しい常態に適応している最中であり、それに応じて面接プロセスを再調整する必要があります。

提案 1:面接プロセスを再調整する時期が来ています。

もう 1 つの優れたオプションは、より具体的で少し人間らしくすることです。

提案 2:パンデミックにより古い面接プロセスが台無しになったので、時間をかけて新しい面接プロセスを開発しましょう。

これは、最初の例に比べて、コンピューターが書いたものではなく、より少ない言葉で書かれているように感じられます。

5議論したとおり。 。 。

これは、メールで会議後のやるべきことについて言及する場合によく使用されますが、曖昧になる傾向があります。 「私がどのような会話について言及しているのかを読者に思い出させるためのより良い方法は何だろうか?」と自問してください。

次善の例:水曜日の全スタッフ会議で議論されたように、私は現在、添付のガイドラインの草案を作成しました。

提案 1:オフィスに犬を連れて行きたいというスタッフからのフィードバックに基づいて、いくつかのガイドラインを作成しました。

提案 2:オフィスには必ず犬を連れていきましょう。

(最後のは冗談です。ある意味。)

6遅くなってごめんなさい。

電子メールの利点の 1 つは、多くの場合、次の会議後、昼食後、さらには明日まで返信を待つことができることです。では、その機能を利用したことについて、どのくらいの頻度で謝罪する必要があるでしょうか?

上記の他の多くのフレーズと同様、このアイデアを置き換えずに切り取っても問題ないことがよくありますが、どうしても使用する必要がある場合は、新しいアイデアまたは独特なものにする方法を探してください。あなたはかつて、金曜日の午後のメールを忘れたことを、尊敬すべきガンダルフの言葉を言い換えて謝罪しました。闇が私の返事を受け取り、それは「思考と時間の外に逸れてしまった」のです。

とにかくその編集者から仕事をもらい続けることができたので、少なくとも創意工夫の点はありますか？

7そうでなくても、心配する必要はありません。

仕事で助けを求めたり、締め切りまでに何かを終わらせる必要があることを読者に伝えたりするのは問題ないことを知っていただきたいのです。それは横柄なことではありません。それはただの真実です。

最適ではない例:本日の午後 4 時までにご興味がございましたら、ご連絡いただけますでしょうか。そうでない場合でも、心配する必要はありません。

提案:私のチームは今日後半にパネルのラインナップを最終決定しようとしているので、もし予定があれば、午後 4 時までにお知らせください。

最後の提案はもう少し多くのスペースを必要とすることに注意してください。それは許可されています。あなたもそうです。

8ご返信をお待ちしております。

これが真実でない場合、あなたが書いているメールについてはどうなるでしょうか?この概念は本質的でなく、簡単に切り捨てられがちですが、タイムリーな応答が必要であることを強調したい場合は、理由と具体的な期間の両方が示されている上記の最後の例を参考にしてみてください。

ここでの提案のテーマに気付いた場合は、多くの形式の煩雑な電子メールは、置き換えるのではなく、単純に削除するのが最善である可能性があります。結局のところ、大掃除の目的は、使わないものをアップグレードすることではなく、取り除くことです。整理整頓された家と同様、整理整頓されたメールについても同様です。最大の贅沢の 1 つは空きスペースです。