添付ファイルを見つけてください:あなたはあなたの聴衆に通知する必要がありますか?
公開: 2017-10-03私が就職市場に不慣れで履歴書を郵送したとき(私は自分と付き合っていますが、これは電子メールの時代よりかなり前だったことを認めます)、慎重に作成したカバーレターを次のようなメモとともに送信しました。
同封の履歴書をご覧ください。
そのような郵送の1つは、インタビューにつながりました。 そこで私は、手入れの行き届いた弁護士の木製パネルのオフィスにいました。 私が特大の革張りのウイングバックチェアで心配そうに待っている間、彼は机に座ってペンの上部をクリックし、私の履歴書とカバーレターをスキャンしました。 彼は突然見上げてニヤリと笑い、手紙を指さした。 「人々が『同封の私の履歴書を見つけてください』と書くとき、私はそれが大好きです。 あなたの履歴書が失われたことすら知りませんでした!」
恥ずかしい瞬間でした。 私は高校のタイピングクラスで教えられていたビジネスレターのスタイルを模倣しました。私が見たり受け取ったりした他のすべてのビジネスレターは言うまでもありません。 しかし、このインタビュアーは、ビジネスの話がいかに狂気で息苦しいものになるかを指摘しました。 私は同封で使用したことはありません。もう一度見つけてください。
最近は、郵送された手紙に含まれているアイテムよりも添付ファイルに注意を向けたいと思う傾向がありますが、それでも人々は常に添付ファイルを見つけて使用してください。 このビジネスライティングホールドオーバーは必要ですか?
使用する理由はありますか?添付を見つけてください。
いいえ! このフレーズは必要ありません。 そして、それをダンプするいくつかの大きな理由があります。
手始めに、それは息苦しくて古風に聞こえます。 正式な通信であっても、あなたの目標は、言葉遣いや専門用語を使わずに、率直で会話的な方法でコミュニケーションすることです。 最悪の場合、添付されているのは言葉の専門用語です。 また、何かが添付されていると言って、受信者にそれを見つけてもらうように指示するのも少し冗長です。
添付されているもう1つの奇妙な点は、必要のないときにコマンドであるということです。 共通言語で区切られた人気のある英語のブログは、次のように述べています。
文章は「あなたのために書類を添付しました」と伝えているだけなので、他の人の周りで物事を探すために上司を務める必要はありません。 実際、これを次のような別のリクエストフォームに入れるのは、まったく奇妙なことです。添付されているドキュメントを見つけてください。 または、添付のドキュメントを見つけていただければ幸いです。 添付されていることを確認してくださいこの強調は、まったく要求ではありません。 代わりに、あまり要求の少ない仕事をする命令形の定型句です。

「添付ファイルを見つけてください」という必須の法律用語はありますか?
添付されているのは、法律文書のような読み物を見つけてください。それが法的文書で必要かどうか疑問に思うかもしれません。 執筆の専門家であるブライアン・ガーナーはノーと言います。

あなたは囲まれたような缶詰のフレーズを見つけてくださいそしていつものように手紙で見ます。 サウンドは高いですが、パフォーマンスは低くなります。 あなたの手紙はそれらなしではるかに明確でより魅力的になります。
添付されている文法的に正しいものを見つけてください。
技術的には、「添付書類を探してください」などと言っても問題ありません。 findは、それを検索することによって何かに出くわすことを意味する場合がありますが(したがって、私の履歴書は失われる必要があるというスマートアレック弁護士の主張)、 findは、何かが存在することを認識または発見することも意味します。 添付したものを受信者に見つけてもらいたいので、作品を見つけてください。
しかし、私が上であなたに与えた理由のために、あなたはそれを避けるほうがまだ良いです。
添付ファイルを見つけてくださいいくつかの選択肢は何ですか?
このフレーズを避けるのは簡単です。 直接の言葉を使用して、ビジネス用語を削除するだけです。 ここにいくつかの選択肢があります:
- 【アイテム】を付けました。
- 添付の【アイテム】をご覧ください。
- お求めの【アイテム】が付属します。
- 詳しくは添付の【アイテム】をご参照ください。
- 添付の【アイテム】にはが含まれます。 。 。
愛着エチケット101
アタッチメントを使用する際に従うべきエチケットのガイドラインがいくつかあります。
1予期しない場合は、添付ファイルを送信する前に注意を払ってください。
添付ファイルを送信するときに受信者に通知するのは良い形式です。 愛着伝達ウイルスは、私たちが予期しないものを開くことを警戒させてきました。 (添付ファイルを定期的に送受信する作業の場合、これはおそらく必要ありません。)
2添付ファイルに注意を促します。
添付ファイルがそこにあることを受信者に知らせます。 人々はしばしばそれらを見逃すので、(上記で提案された代替フレーズを介した)少しの通知はあなたが混乱を避けるのを助けるでしょう。
3添付ファイルについて言及する場合は、それを忘れないでください。
私たちは皆これをしました。 (私はそれを「添付ファイル炎」と呼んでいます。)電子メールで添付ファイルについて言及する場合は、実際に添付することを忘れないでください。 忘れて、[送信]をクリックした後で初めて間違いを見つけた場合は、スレッドに「添付ファイルは次のとおりです。 申し訳ありません!」 トリックを行う必要があります。
4巨大なファイルを添付しないでください。
電子メールクライアントにはファイルサイズの制限があるだけでなく、特にモバイルでは、大きなファイルのダウンロードに長い時間がかかる可能性があります。 (受信者のモバイルデータの割り当てを使い果たしたくないですか?)転送する大きなファイルがある場合は、Dropboxなどのサービスを使用するか、Googleドキュメントなどのオンラインドキュメントへのリンクを介して送信します。