プロフェッショナルな Slack メッセージの書き方と 8 つの Slack エチケットのヒント
公開: 2024-01-31Slack はプロフェッショナルの世界では広く普及しています。その多くの機能により、チームが共同作業して添付ファイルを共有できるため、異なる場所にいるメンバーが一緒に作業できます。多くの企業は、電子メールなどの他のチャネルよりも Slack を好みます。これは、より迅速な応答が可能であり、社内での透明性のある議論が促進されるためです。
追加のボーナスとして、チャット機能は、AIM と GChat を使用して育った多くの専門家にとって馴染みのあるものです。 Slack では、入力されたメッセージに加えて、絵文字や gif も使用できるため、テキスト中心のコミュニケーション形式に楽しみの要素が追加されます。ただし、Slack は職場ツールであるため、プラットフォーム上でプロフェッショナルな対応を保つことが重要です。ここでは、Slack をプロのように使用する方法を説明します。
Slack メッセージとは何ですか?
Slack メッセージは、デジタル コミュニケーション プラットフォームである Slack 経由で送信されるメモです。多くの企業は社内コミュニケーションに Slack を使用しています。企業の Slack は通常、トピックまたはプロジェクトごとに編成されたチャネルと呼ばれる多くのグループに分かれています。チャネルと呼ばれるグループは公開することができ、組織内の誰でも閲覧できるようになります。これらは通常、企業の内部コミュニケーション戦略にとって重要なチャネルです。プライベート チャンネルは、グループに招待された人のみが視聴できます。
グループに参加している、またはグループに招待されている従業員は、ディスカッションを表示したり、ディスカッションに参加したりできます。どのグループでも、チャネルに参加する新しいメンバーは、送信および交換されたすべてのメッセージを表示できます。電子メール スレッドのように、履歴メッセージを新しい参加者に転送する必要はありません。そのため、Slack メッセージは (作成者が削除しない限り) 永久に存在し、情報の記録として機能します。
チャネルに加えて、従業員は Slack を通じて 1 人以上の人にプライベート メッセージを送信することもできます。これらのメッセージは、直接の受信者のみが表示できます。
Slack メッセージの種類
Slack メッセージには 3 つの主要なカテゴリがあります。
- パブリック チャネルに送信されるお知らせ:これらは通常、オフィスの閉鎖時期やホリデー パーティーの開催時期など、全従業員に関連する会社の出来事に関するメッセージです。
- グループ メッセージ:これらのメモは個々のパブリック チャネルまたはプライベート チャネルに送信され、通常はチャネルのプロジェクトまたはトピックに適用されます。
- 個別のダイレクト メッセージ:これらのメッセージは 1 人または複数の人に送信され、受信者 (および、企業の Slack アカウントの設定方法によっては Slack 管理者) のみが表示できます。
聴衆に基づいて Slack メッセージを作成する方法
効果的な Slack メッセージは、すべての優れた文章と同様に、そのメッセージの聴衆を考慮に入れています。聴衆に経営幹部が含まれる場合、メッセージのトーンは堅実かつプロフェッショナルである必要があります。聴衆があなたの直属のチームで、良好な関係を築いている場合、メッセージはより気楽なものになる可能性があり、場合によっては内部ジョークに言及することもできます。対象者に基づいて Slack メッセージを作成する方法は次のとおりです。
大規模なパブリック チャンネル
複数の 1 行メッセージではなく、メモ全体を 1 つのメッセージに書き込むことで、グループ メンバーが受け取る通知は 1 つだけになります。ほとんどの人がそうするので、これらのメッセージは簡単にスキャンできるようにしておいてください。箇条書きや絵文字を使用して、伝えたい点を区切ります。
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チームやマネージャーとオフィスに出勤する日を調整します。
毎週水曜日は事務所で昼食をとります。
ウォール街 55 番地にある本社は、1 月 3 日月曜日から営業します。
質問がありますか?私または @HRteam までお知らせください。皆さん、ありがとう。またすぐに直接お会いできるのを楽しみにしています！
部門横断的な関係者
さまざまなチームの関係者にメッセージのコンテキストを提供します。複数の異なるチームからなる大規模なグループにいる場合は、注目を集めたいチームまたは人に @ を付けます。特定のリクエストやそれに対応する期限がある場合は、リクエストを太字にするなどして、それを明確にします。例えば：
こんにちは @productteam です。私たちはポップコーンメーカー向けの新しい AI 機能を中心としたマーケティング キャンペーンを作成しています。新機能に関してお持ちのドキュメントを共有していただき、1 月 18 日のナショナル ポップコーン デーに向けて新機能のリリースに向けて順調に進んでいることを確認していただけますか。ありがとう！
あなたのチーム
頻繁にやり取りする同僚であり、メッセージの背景を理解している可能性が高いため、より直接的でカジュアルな口調を使用できます。例えば：
こんにちはチームです！明日のオフサイトについてのフレンドリーなリマインドです。動きやすい服装でお越しください。朝食と昼食をご用意させていただきます。午前9時にお会いしましょう！
プライベートマンツーマン
Slack でのプライベートな会話は、他の人には関係がない、またはプライベートな性質のものであると合理的に確信できる会話のためのものです。初めて誰かに連絡する場合は、メッセージで話している内容の全体的な背景を伝えてください。例えば：
こんにちは、アニー！私は新製品のマーケティング担当者です。ヘザーから私たちが緊密に協力していく予定だと聞いたので、あなたと知り合う時間を計画したいと思っています。あなたのカレンダーに来週の予定を入れていただけますか？楽しみにしています！
Slack のエチケット 8 つのヒント
1明るい口調を保つ
Slack は電子メールよりも少しカジュアルなフォーラムなので、親しみやすさ、楽観主義、前向きさがにじみ出るような口調で書くのが最善です。これを行うには、感嘆符などの句読点や笑顔の絵文字を使用します。 Slack 上で、そっけない口調でコミュニケーションをとったり、脈絡のないメッセージを送信したりして、うっかり嫌な奴だと思われてしまうことは避けたいものです。
2一行メッセージを複数送信しない
すべてのダイレクト メッセージは受信者に通知を送信するため、受信者の気を散らす可能性があります。 「こんにちは！」だけでメッセージを送るのではなく、質問に対する追加のフォローアップ メッセージをすべて 1 つのメッセージに結合します。
3 1 つのトピックについて議論する場合は、スレッドを使用します
スレッドは、1 つのトピックに関する返信を 1 つの特定のメッセージに限定して保持します。メッセージを作成するには、グループ内の 1 つのメッセージの上にマウスを置き、「スレッドで返信」をクリックします。メッセージをスレッド化することで、グループ全体が大きなディスカッションのトピックから比較的クリーンな状態に保たれます。 1 つのトピックに興味がある人は、スレッドをクリックしてさらに深く掘り下げることができます。
4メッセージを校正する
職場のあらゆるコミュニケーションに関するこの古くからのアドバイスは、Slack にも今でも当てはまります。速く入力しているからといって、メッセージがタイプミスだらけになっても良いわけではありません。タイプミスが発生した場合に備えて、Slack では送信後にメッセージを編集できます (その後、メッセージには「編集済み」スタンプが表示されます)。 Slack では、誤って送信したメッセージを取り消すこともできます。しかし、最初からそれらの両方を避けるのが最善です。 Grammarly を使用すると、Slack メッセージをすばやくスキャンして、スペルミスや句読点の間違いを回避できます。
5営業時間外に送信するメッセージをスケジュール設定する
営業時間外にパブリック チャネルまたは個人にメッセージを書き込む場合は、必ず営業時間内にメッセージを送信するようにスケジュールを設定してください。それはあなたが他人のワークライフバランスを尊重していることを示しています。受信者が通知を受け取るため、ダイレクト メッセージを送信する場合、これは特に重要です。メッセージを後で送信するようにスケジュールするには、送信矢印の横にある下矢印ボタンをクリックし、ドロップダウン メニューから営業時間内の日時を選択します。次に、「メッセージをスケジュールする」をクリックして確定します。
6送信する通知の量を減らす
Slack の通知は受信者に緊迫感を与えるため、ダイレクト メッセージやチャネルへの「 @here」や「@channel」を含むメッセージとともに送信される不要な通知を減らすようにしてください。これら 2 つの @ は、本当にすぐに必要なものがあり、それについてチャネル内の全員に警告する必要がある場合にのみ使用してください。そして、必ず言っておきたいのは、勤務時間外に @here または @channel を使用しないでください (ヒント #5 を参照)。
7同意を示すために絵文字を使用する
誰かのメッセージに「同意します」と書いてサポートを示すのではなく、親指を立てたり、チェックマークを付けたりする絵文字を試してみましょう。これにより、チャンネルが乱雑になりがちな、同様の「同意します」メッセージを防ぐことができます。グループのメンバー全員は、絵文字の上にカーソルを置くと、誰がその絵文字を送信したかを確認できます。
8機会があれば楽しんでください
Slack は、勝利を祝い、楽しむためのフォーラムです。さまざまな感情を表現するために使用できる絵文字とGIFのライブラリがあります。グループと良好な関係があり、企業文化がそれを許容する場合は、そのような関係を利用して場を盛り上げましょう。
Slack メッセージに関するよくある質問
Slack メッセージとは何ですか?
Slack メッセージは、デジタル コミュニケーション プラットフォームである Slack を介して同僚間で送信されるメモです。全社チャネルの大人数のグループ、プロジェクトに取り組んでいるチームを構成する小グループ、または個々の受信者に送信できます。
Slack メッセージにはどのような種類がありますか?
Slack メッセージには、会社に関する公開アナウンス、特定のプロジェクトに関するメモ、または週末についての同僚間の単なるチャットが含まれる場合があります。
Slack メッセージを書くための 3 つのヒントとは何ですか?
効果的な Slack メッセージを作成するには、「こんにちは!」だけを送信するのではなく、言いたいことすべてを含む 1 つのメッセージを送信するのが最善です。メッセージ;同意を示すために別のメッセージで返信するのではなく、絵文字を使用します。また、営業時間外に作成したメッセージが営業時間中に送信されるようにスケジュールを設定することもできます。