リマインダーメールの書き方–サンプル付き

支払い不足、緊急の会議、休暇のリクエストなど、場合によっては、リマインダーメールを送信する必要があります。

リマインダーメールは、礼儀正しく、専門的で、説得力のあるものにする必要があります。無礼の右側にとどまりながら、自分の主張を伝えてください。 電子メールの終わりまでに、受信者は自分が何をいつ行う必要があるかを正確に知る必要があります。

‍フレンドリーなリマインダーメールは、釘付けが難しいことで有名ですが、そうである必要はありません。 このガイドを読み、リマインダーメールを作成するための原則に従うことで、数分で穏やかなリマインダーを送信できます。

リマインダーメールとは何ですか？

メールでリマインダーを送信する必要がある理由はたくさんあります。 それらのいくつかには、今後の会議や面接への出席の確認、未払いの請求書の強調表示、または遅れた仕事が含まれます。

電子メールのリマインダーは通常、次の2つのタイプに分けられます。

1. 何かが起こる前に送信される電子メール-たとえば、会議が行われる予定であることを友好的に思い出させます。
2. 何かが発生しなかった後の電子メールリマインダー-たとえば、請求書が期日までに支払われていないことのリマインダー。

リマインダーメールには、誰かに行動を起こさせるという1つの目的があります。

メールでの返信、電話での返信、仕事の送付、請求書の支払いなどです。 メールの最後に、彼らはあなたが彼らに何をしてほしいのか、あなたが彼らにそれをどのようにやってほしいのか、そしていつそれをしてほしいのかを知らなければなりません。

とても簡単なのに、なぜ私たちの多くが丁寧なリマインダーメールを書くのがとても難しいと思うのですか？ それはメッセージを挑戦的にする媒体です。

電話とは異なり、電子メールは受動的です。 人的要素を取り除くことは、理解の問題を引き起こし、回避と行動の欠如につながる可能性があります。 人々は電話よりも電子メールを無視する方が簡単だと感じています。

それで、あなたは何ができますか？ あなたがビジネスの立場で対応しているのか個人の立場で対応しているのかに関わらず、プロのメールを書くことはあなたが習得しなければならない不可欠なスキルです。

リマインダーメールを書くときの課題は、プロフェッショナルであり、礼儀正しく、説得力があることの間で適切なバランスを取ることです。 フレンドリーなリマインダーメールは、メールのエチケットの正式なルールに従う必要がありますが、混乱の余地がないようにしてください。

電子メールを研究している学者は、「電子メールの適切な口調と態度を使用することで、メディアが提示する課題を軽減するのに役立つ」と結論付けています。 プロフェッショナルで、礼儀正しく、説得力がありながら親切であることにより、人々に反応させることができます。 一方、あなたの電子メールは、失礼、攻撃的、または曖昧なものとして送信された場合、無視される可能性があります。

フレンドリーなリマインダーメールが重要なのはなぜですか？

丁寧なリマインダーメールを書くことは、私たちの個人的および職業的な生活において必要不可欠です。 電子メールは世界のビジネス通貨であり、毎日3,000億を超える電子メッセージが送信されています。 平均的な労働者は1日に121通の電子メールを受信し、これらのビジネス電子メールの信じられないほどの（または衝撃的な）35％が未読になると推定されています。

また、受信トレイには651通の未読メールがあります。 それは多くの見逃されたメッセージと不幸な送信者です。 いくつ持っていますか？

デジタル通信に溺れていることに気付いたとしても、絶望しないでください。 米国企業の研究開発に焦点を当てた調査によると、「イノベーション管理者は直接の連絡先が多く、会話に熱心であり、送信するよりも多くのメッセージを受信します」。 彼らはまた、革新的な人々が迅速かつ専門的に対応する可能性が高いことを発見しました。

電子メールを開いて読んで返信するのにかかる時間を考えると、本質的な通信さえ見逃す可能性があるのは当然のことです。 しかし、電子メールの欠落は収益の損失につながる可能性があり、平均的な英国の中小企業には少なくとも5つの未払いの請求書があり、平均で$11,700です。 延滞支払いのリマインダーメールを何通送信しましたか？

回答者は意図的にあなたのメールを無視していない可能性があります。 実際、ますます機密性の高いスパムフィルタは、特に添付ファイルが含まれている場合、重要な通信をジャンクフォルダに貼り付ける可能性があります。

フレンドリーなリマインダーメールは、書くのが難しく、受信するのが難しい場合があるため、簡潔にしてください。 受信者は2つのことを行う必要があります：電子メールを読んで応答します。 とてもシンプルなので、送信を複雑にしすぎる理由はありません。

リマインダーメールの書き方

リマインダーメールは短く、簡潔で、要領を得たものにする必要があります。 あなたはその人に何かをしてもらいたいので、あなたは明確でなければなりません。 あなたは断定的であり、失礼であることを避けなければなりません。 失礼として脱落することは、あなたの電子メールが完全に却下されるための最速の方法です。

口調に関しては、親切なリマインダーメールを送信するときは正式に行うことをお勧めします。 未払いの請求書など、深刻な問題に対処している場合は、将来、メールを再度参照するか、証拠として使用する必要があるかもしれません。そのため、できる限り丁寧に対応してください。

私たちの調査によると、リマインダーメールを成功させるには6つの重要な要素があります。

1. 件名
2. 挨拶
3. シチュエーション
4. 解決
5. アクション
6. サインオフ

これらを段階的に詳しく見ていきましょう。

1.件名

リマインダーメールの件名を明確にすることをお勧めします。 以下のサンプルは、受信者が電子メールの内容に疑いの余地がないことを意味します。

2.あいさつメール

礼儀正しくプロフェッショナルであることは正しいアプローチです。 メールの挨拶のニュアンスについてはあまり深く掘り下げませんが、詳細を知りたい場合は、プロのメールを開始する方法についてのガイドをお読みください。

3.状況

問題を説明し、具体的にしてください。 参照、日付、および詳細を含めます。 明確かつ明確にしてください。

4.解決策

このリマインダーメールのサンプルでは、​​必ずしも必要以上に親切になります。 それでも、多くの場合、それは役に立ちます–特にあなたが中小企業であり、あなたが通信している人が大切なクライアントまたは顧客である場合。

電子メールまたは請求書が無視または未払いである理由について、正当な言い訳がある場合があります。 礼儀正しくプロフェッショナルであることは、満足のいく結果を達成するための最良のチャンスを与えてくれます。

5.アクション

受信者にあなたが何をしてほしいかを正確に伝えてください。 あなたが彼らにあなたにお金を払って欲しいなら、彼らに言いなさい。 日付を設定したい場合は、そうしてください。 しかし、脅迫したり怒ったりすることには抵抗してください。 達成した場合、希望する結果が得られる可能性は低くなります。

一貫した後払いの場合は、支払い日を指定することをお勧めします。 場合によっては、誰かがあなたに親切に応答しない場合の結果を説明したい場合があります。 それはあなたが他の誰かに彼らの面接枠を提供するか、失われた収入を取り戻すために正式な手続きを始めるかもしれません。

繰り返しますが、必要なものが明確であれば、誤解の余地はありません。

6.電子メールのサインオフ

メールを正式かつ丁寧に終了します。 メールを専門的に終了する方法についてのリマインダーが必要な場合は、ガイドをご覧ください。

リマインダーメールサンプル

ここに、役立つと思われる標準的で比較的穏やかな電子メールリマインダーのサンプルをいくつか示します。 また、上記で確立した6ポイントのフレームワークも使用しています。 私たちの例からインスピレーションを得ているかどうかにかかわらず、このブログでレイアウトした親切なリマインダーメールの核となる側面を常に覚えておいてください。

上司への優しいリマインダーメール

上司への穏やかな電子メールリマインダーはデリケートな件名になる可能性がありますが、原則は同じです。 プロフェッショナルで、礼儀正しく、説得力のあるものにしてください。 このサンプルは、人事マネージャー、教授、または同僚への親切なリマインダーメールとしても機能します。

クライアントへのリマインダーメール

クライアント、請負業者、利害関係者、または他の誰かが自分の役割を果たせなかった場合、プロジェクトが延期されることがあります。 クライアントへの穏やかなリマインダーメールは、プロジェクトを軌道に戻すことができます。

イベントリマインダーメール

イベントを成功させるには、イベントリマインダーメールが必要です。 これらのかなりの数を送信する可能性が高いので、このリマインダーメールのサンプルは心強いほど短く、甘く、要領を得ています。

会議のリマインダーメール

会議出席依頼は常にパーソナライズする必要があります。 イベントの電子メールと比較して、会議の重要性と出席しないことの影響についてより具体的にすることができます。 この例は、予定のリマインダーメールに変えることもできます。

延滞支払いリマインダーメール

支払いのリマインダーは（悲しいことに）非常に一般的であり、支払いが遅れるとすべての企業が問題に直面します。 ここで重要なのは、感情を取り除き、怒りの誘惑に抵抗することです。 事実を述べ、彼らに結果を与え、あなたが彼らに何をする必要があるかを彼らに伝えてください。

5つの一般的な電子メールリマインダーの間違い–およびそれらを回避する方法

上記のサンプルは、わかりやすいリマインダーメールを作成する方法に関するいくつかの貴重なガイドラインを提供するはずです。 サインオフする前に、ここに5つの一般的な電子メールリマインダーの間違いとそれらを回避する方法を示します。

1.要点を理解する

友好的だがしっかりしなさい。 あなたは理由のためにリマインダーを書いているので、すぐに要点に到達してください。 詳細、具体的、構造化してください。

2.困惑を避ける

あなたは彼らが電子メールを受け取ったことを知っています（そしておそらく彼らもそうします）が、名前を付けたり恥をかかせたりしないでください。 穏やかなリマインダーメールを礼儀正しく、友好的で、集中してください。

3.決して謝罪しないでください

謝罪するのは簡単ですが（それは私たちがしていることですよね？）、それはあなたの電子メールのリマインダーには役立ちません。 必要に応じて、打撃を少し和らげることができます（以前の電子メールを見逃した可能性があります）が、そうする必要はありません。 また、これらの「ただのリマインダー…」メールの1つを書かないでください。

4.ソリューションを提供する

受信者に何をしてほしいかを常に明確にしてください。 必要な結果をもたらす応答とアクションが必要です。 あなたが彼らに何をしてほしいか、そしていつまでにその人に伝えてください。

5.コミュニケーションを奨励する

場合によっては、誰かがあなたに応答しない正当な理由があるかもしれません。 複数の機会とプロンプトを提供して、返信するように促します。 彼らがあなたに電子メールを送りたくない場合は、電話であなたに連絡する機会を提供してください。

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