全員に返信: グループメールに自信を持って返信する方法
公開: 2022-04-27全員に返信する機能には賛否両論あります。これは毎日の電子メール ルーチンの重要な部分である可能性がありますが、不注意だと、上司、同僚、専門的な連絡先、さらには見知らぬ人の前で簡単に恥をかいてしまう可能性もあります。
全員返信をいつどのように使用するのが最適かを知ることは、クライアントへの働きかけ、社内コミュニケーション、チームでの外出の計画など、電子メールの送信に関係するほとんどすべてのことを成功させる鍵となります。以下では、それを導入する理由、それが理想的ではない状況、機転、優雅さ、自信を持ってすべてに応答する方法について説明します。
全員に返信するのが適切なのはどのような場合ですか?
まず、多くの場合、グループ メールに返信する場合は、全員に返信するよりも、個人にメッセージを送信する方が良いことを明確にしておきます。
ここで重要な質問は、受信箱の混乱と返信先全員の混乱を最小限に抑える最も簡単な方法は何だろうか、ということです。両方を達成するためのより良い方法を思いつく場合は、おそらくそれを代わりに実行する必要があります。
それでも、全員に返信を使用することが明らかに適切である状況は数多くあります。
これは明らかな場合もあります。たとえば、上司がチームに電子メールを送り、自分が取り組んでいることについて全員に最新情報を伝えるように求めます。あるいは、クライアントがあなた、上司、その他の同僚にタイミングに関する質問をメールで送ってきます。あなたがスケジュールの主な責任者である場合は、全員に返信を使用するのに最適な時期です。このシナリオでは、全員に返信する理由の 1 つは、クライアントの質問に回答したことをチームの他のメンバーに知らせることであることに注意してください。
全員返信は、気が散る、煩わしい、または不必要な電子メールを生成するとして嫌われることがありますが、タイミングよく思慮深く 1 回だけ返信すれば、さらなるメールやフォローアップの質問を避けることができます。
ここに例を示します。あなたがニュース編集室で働いており、同僚が 15 人に緊急メールを送信して、次の取材旅行に備えて備品キャビネットのロックを解除してフィールド レコーダーとマイクを手に入れるのを手伝ってくれる人はいないかと尋ねたとします。
あなたが彼女にのみ返信して、「もちろん、私は鍵を持っているので、今すぐキットをチェックアウトできます」と言えば、おそらく他の人も返信して同じことを申し出て、編集者がそれが完成したかどうか尋ねるでしょう。この場合、すぐにすべてに返信し、リクエストを処理していることを全員に明確にする方が良いでしょう。
重要なのは、これと同じロジックが大規模に機能することです。つまり、20 人が全員に返信を受け取り、そのほとんどの人にとってあなたの返信が役立つのであれば、送信する価値があります。とはいえ、スレッドの参加者が増えれば増えるほど、関連性のハードルは高くなります。
このタイプの計算は、質問するために全員返信の使用を検討している場合にも機能します。スレッドの他のほとんどの人に関係する可能性がある場合は、誰にでもわかる方法で質問する価値があるかもしれませんが、やりすぎには注意してください。
全員に返信してはいけないのはどのような場合ですか?
先ほど触れた質問に戻りましょう。受信トレイの混乱と混乱の両方を最小限に抑える最善の方法は何ですか?送信しようとしている電子メールが、届くであろうほとんどの人にとって歓迎されない、または関連性のないものである場合、全員に返信するのは適切な方法ではありません。
以下に例を示します。あなたとあなたの部門の全員は、同僚の 1 人が新たな大きな昇進と異動を受け入れたというメールを受け取ります。お祝いの言葉が決まり、午後 4 時に全員がパティオでケーキを食べ、楽しいお別れをするよう招待されます。
あなた (そしてあなたの部門の他の全員) は、大文字で「おめでとう」とケーキの絵文字を使って全員に返信する必要がありますか?おそらくそうではありません。この場合は、著名な同僚に個別に返信するか、できればケーキを食べながら直接お祝いを伝えるとよいでしょう。
同様の論理が、よりデリケートな問題や個人的な問題にも当てはまります。誰かを丁寧に訂正する必要がある場合、または買掛金に個人の納税フォームと現住所が記載されていることを確認する必要がある場合、全員返信が最適であることは、たとえあったとしてもほとんどありません。
この考えは、専門的なフィードバックが関係する場合に特に当てはまります。なぜなら、十数人の同僚の前で与えられた善意の修正でさえ、主要な受信者にとっては屈辱的であり、チェーン上の他の全員にとってはうんざりするようなシナリオを想像するのは難しくないからです。せいぜい、送信者が気づいていないように見える危険性があります。
繰り返しますが、メールを受信するほとんどの人にとって電子メールが価値のないものである場合は、全員に返信を使用しないでください。
全員に返信を使用して有益な情報を巧みに伝えるにはどうすればよいですか?
個人にメールを送信する場合と同様、全員に返信するときは礼儀正しく、短くする必要があります。これは、繰り返しを最小限に抑え、行き来を制限する方法を探すことを意味します。特に複数の受信者に対するアクション アイテムに関する場合は、次に何が起こるかを明確にするようにしてください。このような場合、次の例のように、各人の名前を太字にするか、箇条書きを使用して読みやすくするとよいでしょう。
このエピソードのゲストが録画セッションのスケジュールを 1 日早く変更する必要があったため、時間を増やす必要があります。
- マリッサ:編集する時間があるので、今朝制作ノートの下書きをしてもらえますか?
- Virgil:それらを微調整して、午後 2 時までにホストに届ける準備はできていますか?
- ライリー:ゲストが録音設定に関する詳細をすべて把握していることを確認していただけますか?
視聴者のことを念頭に置いてください。どのような情報が彼らに最も役立つのか、そしてそれを明確、簡潔、親切、間違いのない方法で伝える方法を考えてください。
Grammarly は自信を持ってすべてに返信するのに役立ちます
送信ボタンを押した後に、句読点、スペル、文法上の間違いだらけのメールで同僚や見ず知らずの人を攻撃するために全員返信を使用したことに気づくことは最も避けたいことです。
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