成功の合理化: ビジネスのプロセス文書を作成するためのステップバイステップ ガイド

ビジネスライティングの仕事としてはそれほど魅力的なものではないかもしれませんが、プロセスの文書化はプロジェクト管理と事業運営の重要な部分です。合理化され、よく書かれた業務マニュアルと標準的な業務手順を用意しておくと、チームの時間、エネルギー、職場でのコミュニケーションの誤りを節約でき、効率的で効果的なコミュニケーターとして目立つことができます。ビジネス ドキュメント ツールと AI ライティング パートナーのおかげで、プロセス ガイドの作成がかつてのような頭痛の種になる必要はなくなりました。組織文書とプロセス文書のベスト プラクティスを構築するためのステップバイステップ ガイドをお読みください。

プロセス文書化とは何ですか?

プロセス文書とは、特定のビジネス プロセスに含まれるステップ、手順、アクティビティの詳細な記録と説明を指します。タスクの実行方法、一連のアクション、プロセスに関与する個人の役割と責任について包括的に理解できるようにすることを目的としています。

効果的なプロセス文書化の重要な要素

明確な目的と範囲

すべての優れたビジネス コミュニケーションと同様、ワークフロー ドキュメントの目的は、コンテンツの下書きを開始する前に明確にする必要があります。まず、ビジネス プロセス マッピングを作成することによるビジネス上の利点を具体的に説明します。

ビジネス プロセス マッピングのビジネス目標には、次のものが含まれる場合があります。

• プロセスを合理化して業務効率を向上させる
• 新入社員のトレーニングとオンボーディングを促進するため
• 業界規制への準拠を確保するため

次に、ワークフロー ドキュメントに従うことで読者が何を得る必要があるかを自問して、ドキュメントの範囲を定義します。最良のプロセス文書は、一度にすべてを処理しようとするものではありません。代わりに、ビジネスの成長に合わせて成長できるビジネス文書化プロセスを作成するために、具体的に開始し、範囲を管理しやすい状態に保ちます。

詳しいステップバイステップの説明

プロセス文書が他のビジネス文書と異なるのは、その文書がどれほど詳細であるかということです。プロセスのどのステップも省略せず、プロセスに精通しているあなたほどの経験や制度的知識を持たない可能性がある聴衆に向けて具体的に書くことが重要です。ワークフローの文書化には、ワークフロー全体を細かいステップに分割し、入力と出力を明確にし、各段階の責任と依存関係を説明することが含まれます。

オンボーディング プロセスのドキュメントを作成する例を考えてみましょう。ワークフロー文書の最初の 3 つのステップは、次の例のようになります。これは Grammarly の生成 AI で作成されており、各ステップを簡潔に分類し、各アクションの責任者の部門または担当者の名前を示しています。

1. オンボーディング前

ａ．人事部は新入社員から署名入りの内定通知書を受け取ります。

b.人事部は、必要なフォームや書類を含む従業員の新人研修パッケージを準備します。

c. IT 部門は、必要なアカウント、電子メール、アクセス許可を設定します。

2. ウェルカムメール

ａ．人事部は、新入社員にパーソナライズされた歓迎メールを送信します。

b.このメールには、オンボーディング スケジュールの概要、必要な書類、チームからのウェルカム メッセージが含まれています。

3. 1 日目 — オリエンテーション

ａ．新入社員がオフィスに到着し、人事部が出迎えます。

b.人事担当者はオリエンテーションセッションを実施し、企業文化、使命、価値観を紹介します。

c. IT では、会社のテクノロジー システムとツールの概要を説明します。

ビジュアルの組み込み

フローチャート、図、画像などの視覚補助機能を使用すると、複雑な情報を理解しやすい形式に変換できます。これらはクイックリファレンスとして機能し、特に視覚的な学習者にとって、プロセスの理解を大幅に高めることができます。

注釈付きのスクリーンショットを使用して読者をガイドしたり、ドキュメントの一部としてトレーニング ビデオを作成したりできます。注文履行プロセスのフローチャートは、各段階での意思決定ポイントとアクティビティを明確にする視覚的なロードマップを提供します。これらの視覚ツールを活用することで、組織は理解を大幅に強化し、より幅広い対象者がドキュメントにアクセスできるようにすることができます。

7 つのステップでプロセス ガイドを作成

1文書化するプロセスを特定します。

文書化するプロセスを特定することは、取り組みに効果的な優先順位を付けるために重要です。まずは、中核となるビジネス機能と、効率、顧客満足度、コンプライアンスに影響を与える重要な業務に焦点を当てます。チームメンバーや関係者と相談して、問題点や明確化が必要な領域を特定します。エラーが発生しやすいプロセスや、新入社員のオンボーディングに重要なプロセスを文書化の最優先事項として検討してください。

2対象分野の専門家を巻き込みます。

包括的なプロセス文書を作成するには、対象分野の専門家から情報を収集することが不可欠です。ビジネスの組織図を使用して貢献者や利害関係者を特定し、プロセスの専門家にインタビューや調査を実施して、ワークフロー、入力、出力、依存関係に関する洞察を収集する場合があります。

3使用する形式を定義します。

最良のプロセス文書は、視覚的で情報が豊富です。フローチャートからビデオ クリップまで、さまざまな種類のコンテンツを使用する必要があるでしょう。注釈付きのスクリーンショットが視覚的な補助として十分であるかどうか、またはプロセスにビデオ チュートリアルやインタラクティブなトレーニング ツールが必要かどうかを判断します。

4 AI の助けを借りて文書を作成します。

プロセス文書の作成は、おそらくプロセスの中で最も時間がかかる部分ですが、負担を軽減する方法がいくつかあります。たとえば、プロセスを実行しながらドキュメントの下書きを作成できるため、作業を 2 倍完了できます。プロジェクト マネージャーやビジネス オペレーション チームがプロセス文書を作成および実装するのに役立つツールもいくつか市場にあります。これらのツールの多くは AI を活用して、これらの重要なドキュメントを短時間で作成できるようにします。

プロセス文書化のためのツール:

• Microsoft Visioは、ユーザーがプロセスの視覚的表現を作成できる図作成およびフローチャート作成ツールです。詳細なプロセス図の作成を容易にするための幅広い形状とテンプレートが提供されています。
• Lucidchart は、クラウドベースの図作成およびコラボレーション ツールです。フローチャート、図、その他のプロセスの視覚的表現を作成するための直感的なプラットフォームを提供します。
• Grammarly はAI ライティング パートナーであり、ライティング プロセスのあらゆる段階で役立つように設計されています。これを使用してテキストを生成し、あらゆるビジネス文書を簡潔、明確、文法的に正しく、ブランドに沿ったものにします。また、チーム向けのナレッジ共有機能とスタイル ガイド機能のおかげで、プロセスのドキュメントを一般的な職場のアプリやドキュメントに統合することもできます。 Grammarly では、膨大なスタイル ガイドやブランド ドキュメントをチームに提供する代わりに、チームメイトが作成したものと同じガイダンスを直接インラインで提供できます。
• Tallyfy は、ビジネス プロセスを簡素化するために設計されたプロセス文書化およびワークフロー管理ツールです。これにより、ユーザーはプロセスを文書化し、進捗状況を追跡し、集中プラットフォームでワークフローを管理できるようになります。
• Process Street は、ユーザーが繰り返し発生するプロセスを文書化、実行、追跡できるようにするチェックリストおよびワークフロー自動化ツールです。繰り返し行われるタスクやプロセスの効率を向上させるように設計されています。

市場で最高の AI パートナーがいる場合でも、プロセス文書には依然として人間味と専門知識が必要です。そのためには、ワークフロー文書のビジネスライティングのベストプラクティスを採用してください。

• 短い文と平易な言葉を使用してください。
• 正確で能動的な動詞と簡潔な平叙文を選択してください。
• 対象読者に向けて、その役割や経験レベルに応じた共通の言葉を使用して書きます。可能な限り専門用語を避け、用語を必ず定義してください。
• 能動態を使用すると、ガイドが理解しやすくなり、読者に具体的な行動を促すことができます。
• 明確にするために特定の動詞を使用します。たとえば、「すべてのフィールドが入力されていることを確認する」よりも、「列 4 のボックスにチェックを入れる」の方が役立ちます。
• 文書に適切なトーンを当てます。フレンドリーで感謝の気持ちがあれば、従業員との関わりが増し、退屈な仕事が楽しくなります。一方、より大胆でフォーマルな口調は、法令順守と安全に関連するプロセスに対する真剣さや緊急性を伝えることができます。
• 会社のブランドの声とスタイルをドキュメントに採用します。内部文書であっても、会社のブランドに似た内容と見た目にする必要があります。

5レビューしてフィードバックを収集します。

ドラフトドキュメントのレビューは、句読点の誤りを校正するだけではありませんが、徹底的な簡潔さ、文法、明瞭さのチェックがレビュープロセスの重要な部分である必要があります。ドキュメントに記述ミスがなくなったら、関係者や専門家から実質的なフィードバックを求めることで、可能な限り最高の最終製品を提供できるようになります。

6プロセス文書を配布して実装します。

どんなに優れたプロセス文書も、誰も使用しなければ役に立ちません。最終的なプロセス文書を実装するには、従業員をトレーニングし、組織内でプロセスの変更を効果的に伝達する必要があります。必要に応じて、関連チームに対してトレーニング セッションを実施し、変更点と利点を強調します。電子メール、会議、イントラネットなどの複数のチャネルを通じてプロセスの変更を伝達し、すべての関係者に情報を提供し、調整を図ります。

Grammarly の Knowledge Share やスタイル ガイド機能などのツールを使用して、プロセスの文書を従業員の日常のワークフローに統合します。たとえば、Knowledge Share を使用すると、管理者は会社の頭字語や専門用語を解読し、関連情報にリンクできます。これは、チームが作業する場所にプロセス文書や簡単な指示を埋め込むための賢い方法となります。スタイルガイドは一般的なプロセス文書ですが、残念なことに、ハードドライブの中で紛失したり、引き出しの中で埃をかぶったりする可能性があります。しかし、スタイル ガイドを Grammarly にアップロードすると、チームがどこで書いてもリアルタイムのコーチングが受けられるようになり、少ないトレーニングでブランドを維持できるようになります。

7定期的なレビューと更新をスケジュールします。

プロセス文書を最新かつ関連性の高いものに保つためには、プロセス文書を定期的に更新して維持することが重要です。テクノロジー、規制、または組織構造の変化を反映するために、プロセス文書の定期的なレビューをスケジュールします。チーム全体のプロセス日と作業セッションを確保して、担当するプロセスの文書を更新するよう従業員に奨励します。更新のための変更管理プロセスを確立し、ドキュメント全体の一貫性と正確性を確保します。

適切に構造化されたプロセス文書は、組織の成功の基礎として機能し、日常業務の明確さ、一貫性、効率を実現します。そのメリットは、オンボーディング エクスペリエンスの向上やワークフローの合理化から、コラボレーションの強化や変化への適応性まで多岐にわたります。プロセス文書の作成と維持に時間を投資することは、ビジネスの長期的な成功への投資となります。これは、継続的な改善の文化を促進するだけでなく、チームが課題に効果的に対処できるようにし、新しいチーム メンバーのシームレスな移行を保証します。明確で包括的なプロセス文書化の力を活用することで、企業は、進化し続けるビジネス環境における持続的な成長、卓越した運用、回復力の基盤を築きます。

プロセス文書に関するよくある質問

プロセス文書はどのくらいの頻度で更新する必要がありますか?

プロセス文書は定期的に、通常は四半期から年に一度、またはプロセス、テクノロジー、または規制の重大な変更に応じてより頻繁に更新し、継続的な正確性と関連性を確保する必要があります。

プロセス文書を作成する際の一般的な課題は何ですか?

プロセス文書を作成する際の一般的な課題には、利害関係者から正確な情報を入手すること、組織の変更に合わせて文書を調整すること、不必要に複雑にすることなく明確さを維持すること、長期にわたる継続的な関連性を確保することが含まれます。

プロセスの文書化はどの程度詳細に行う必要がありますか?

プロセス文書は、入力、出力、責任を含む各ステップを包括的に理解できるほど詳細にすることと、対象読者のニーズに応えるために不必要な複雑さを回避することとの間でバランスを取る必要があります。

プロセスの文書化に推奨される特定のツールはありますか?

プロセス文書化に推奨されるツールには、Microsoft Visio、Lucidchart、Tallyfy、Process Street などがあります。ツールの選択は、組織の好み、コラボレーションのニーズ、文書化されたプロセスの複雑さなどの要因によって異なります。