新入社員へのウェルカムメッセージの書き方

新入社員の会社での最初の数日間は、そこでの在職期間の調子を整えました。 オンボーディングの重要な最初の数日間に送信されることが多い温かいウェルカムメッセージは、会社のプロセス、価値観、文化について新しいチームメンバーに通知します。 この挨拶は、チームに精通し、新しい役割がより大きな目標にどのように関連するかについて、情報ネットワークを開発するのにも役立ちます。

Sapling HRの調査によると、新人研修の経験が乏しいと、新入社員が他の場所で別の仕事を探す可能性が2倍になる可能性があります。

より多くの雇用主がリモートワークを拡張したり、長期的なハイブリッド契約に移行したりするにつれて、新入社員に効果的に手を差し伸べることで、職場環境に関係なく協力関係を築くことができます。

ウェルカムレターまたはメッセージとは何ですか？

新入社員のオンボーディングプロセスには、署名するための書類の猛攻撃、作成するためのシステムアカウント、プロセス共有、トレーニング、および紹介が含まれることがよくあります。

ウェルカムメッセージは、新入社員を組織内の大規模なグループに正式に紹介することも、同僚間の非公式な紹介にすることもできます。 多くの場合、いくつかの詳細が共有されます。これには、以前の役割や会社に貢献する内容に関する情報が含まれる場合があります。

何を含める必要がありますか？

ウェルカムグリーティングに何を含めるか、およびトーンの詳細は、送信者によって異なります。 以下は、ウェルカムメッセージの送信者に応じて、ウェルカムメッセージに含めることができる内容の例です。

HR/リクルーター

採用担当者または人材育成チームのメンバーが書いたウェルカムレターは、熱狂的な挨拶でメッセージを開きます。

次に、従業員が仕事を始めるための準備をするために初日に完了しなければならない管理タスクのリストが含まれる場合があります。 たとえば、組織のイントラネットのユーザーアカウントを作成するための手順を詳しく説明したり、署名が必要な予備的な書類への添付ファイルやリンクを含めたりすることができます。

採用担当者や人事チームのメンバーからのウェルカムレターは、オンボーディングプロセスの一環として、部門長、採用マネージャー、またはその他の担当者と一緒に出席するための会議の旅程を提供する場合もあります。 ドレスコード、休憩要件、駐車場情報、会社の福利厚生、その他のポリシーなどの組織のガイドラインも、ウェルカムレターで共有される場合があります。

HRはまた、電子メールまたは内部ポータルを介して、新入社員の過去の仕事の経験の概要と、彼らがチームにもたらした成果を記載した一般的な会社の発表を発表する場合があります。

採用マネージャー

新入社員と緊密に連携する採用マネージャーは、多くの場合、新入社員が最初の数日、場合によっては最初の数週間から数か月で何を期待できるかについて、より多くの情報を提供します。 歓迎の挨拶で手紙を開くことに加えて、メッセージには、レビューするトレーニングセッションまたは部門プロセスの毎日および毎時の内訳が含まれる場合があります。

また、採用担当マネージャーが他のチームメンバーとその役割を指名する機会になるかもしれません。 通常、メッセージは、必要に応じて、質問を提起したり、説明を求めたりするために新入社員を招待することで終了します。

チームメイト

個々のチームメンバーはまた、歓迎の紹介で新入社員に手を差し伸べることを余儀なくされていると感じるかもしれません。 これらのメッセージは通常、構造、トーン、および形式が非公式です。

たとえば、同僚がSlackについて簡単なダイレクトメッセージを書いて、自分自身とチームで何をしているのかを紹介し、カジュアルな「チームへようこそ」で締めくくります。

ウェルカムメッセージの例

チームに新入社員を迎えるには、さまざまな形があります。 これらの対応は、多くの場合、長い形式または短い形式です。 使用する仕事のコミュニケーションチャネルに関しては、長い形式のウェルカムレターは通常、電子メールまたは物理的な手紙として中継されますが、短い形式のメッセージはSlackなどのメッセージングプラットフォームで行われる場合があります。

以下は、各タイプのウェルカムメッセージがどのように表示されるかを示すためのいくつかの例です。

長い形式

親愛なる[従業員の氏名]、

[会社/部門]を代表して、チームにあなたを歓迎したいと思います。 [スキル/業界]に関するあなたの専門知識は、私たちが来年の目標を達成するのに役立ちます。あなたの貢献を楽しみにしています。

1日目のスケジュールと完了するタスクの概要は次のとおりです。

旅程：

• 【時間】新入社員オリエンテーション
• [時間]CEOとCOOの紹介
• 【時間】昼食
• 【時間】マネージャーと1対1
• 【時間】特典登録会議

タスク：

• 添付の書類を読んで署名する
• 会社および部門のツールのユーザーアカウントを設定する
• イントラネットプロファイルを作成する
• メンター/バディとのイントロミーティングをスケジュールする

ご不明な点がございましたら、[電話番号/メールアドレス]までお問い合わせください。 繰り返しになりますが、あなたが私たちの組織に参加することを選択したことをとてもうれしく思います。

よろしく、

[送信者名]

【送信者タイトル】

ショートフォーム

ねえ[新入社員名]！ 私は[送信者の名]であり、[タイトル]です。 私は[XYZタスク]を担当しており、緊密に連携する予定ですので、連絡を取り、個人的にチームに歓迎したいと思います。 移行中にサポートが必要なことがあればお知らせください。 これまでの初日を楽しんでいただければ幸いです。

正しいトーンを打つ

SHRMによると、従業員の69％が、前向きな新人研修の経験があれば、3年間会社に滞在する可能性が高くなります。 ウェルカムメッセージのファーストタッチコミュニケーションは、新入社員に永続的な影響を与える可能性があります。

ウェルカムレターやメッセージを誰が書いているかに関係なく、適切なトーンを使用するのは難しい場合があります。 リーダーシップチームまたはHRに所属している場合は、メッセージに正式でありながら励みになる口調を伝えたいと思うかもしれません。 新入社員を歓迎している仲間は、メッセージの中で友好的で協力的な口調を実現したいと思うかもしれません。

適切なバランスを見つけるのに苦労している場合、 Grammarlyのトーン検出機能は、使用しようとしているトーンを識別し、メッセージ全体で一貫して維持するための提案を書くことで、当て推量を取り除くのに役立ちます。