あなたの電子メールから一掃する言葉

公開: 2017-03-27

肥大化したメールにはダイエットが必要ですか？電子メールがあまりにも言葉である場合、受信者はそれを注意深く読む傾向がないかもしれません。これらの不要なフレーズを排除することで、メールを簡潔、簡潔、効果的にします。

1つの潜在的に失礼な言葉

あなたが電子メールをタイプするとき、受信者はあなたのきらめく目を見ることができず、ニヤリと笑うことができません。「実際に」などの特定の単語は、皮肉、見下すような、または失礼にさえ見える場合があります。これらの会話の例を検討し、2つのうちどちらがより丁寧なメッセージを送信するかを決定します。

ボス：マリー、今朝ボルダーレポートをお願いしました。できるだけ早く私のオフィスに持ってきてくれませんか？

返信1：実は、先ほど机の上に置いておきました。それはあなたの緑のペーパーウェイトの下にあるべきです。表示されない場合はお知らせください。

返信2：先ほど机の下に置きました。それはあなたの緑のペーパーウェイトの下にあるべきです。表示されない場合はお知らせください。

バージョン1は実際には少しずるいように見えますか？あなたの言葉が誤解されるリスクを冒すのではなく、あなたの電子メールに「実際に」不要なフレーズを省いてみませんか？

7つのイタチの言葉とフレーズ

イタチの言葉はあなたを不確かまたは信頼できないように聞こえさせます。特に、読者に良い印象を与えたい場合は、削除する必要のある7つの表現があります。イタチがある場合とない場合の別のサンプルメールを見てみましょう。

クライアント：パッケージは月曜日に到着しますか？

返信1：月曜日までに荷物をお届けできる場合があります。追跡番号が必要です。送れば、パッケージがどこにあるかわかります。

返信2：荷物がどこにあるかを正確に確認するには、追跡番号が必要です。それを送ってください、そして、私はパッケージが月曜日までに到着するかどうかあなたに知らせます。

返信2は直接的で正直です。躊躇している音を1つ返信しませんか？すべてをコントロールしているという印象を与えたい場合は、何かをいじめようとしているように聞こえる表現は避けてください。

3追加-副詞なし

一部の作家は副詞を嫌いますが、ほとんどの作家は彼らが彼らの場所を持っていることに同意します。ヘンリー・ジェイムズは「形容詞は文学の砂糖であり、塩の副詞です」と書いています。比喩を前進させるために、塩は適切な比率で使用されると食品の味を高めます。塩が多すぎると料理が台無しになります。一方、塩は特定の食用に場所がありません。たとえば、レモネードに塩を入れることを想像してみてください。 3つの副詞は、フレーズに重要なものを何も追加しないため、最悪の最悪です。基本的に、現在、そして真剣に避けてください。これらの例を見て、これらの3つの単語を永久に残しておく必要がある理由を確認してください。

メッセージ1：あなたの求人を真剣に考えました。基本的には、来年の4月2日までのコミットメントがあるので辞退するように書いています。それらが満たされたら、私はあなたがどんな開口部を持っているかについて話し合うためにあなたに再び連絡します。

メッセージ2：来年の4月2日までの以前のコミットメントがあるため、あなたの求人を辞退するように書いています。それらが満たされたら、私はあなたがどんな開口部を持っているかについて話し合うためにあなたに再び連絡します。

求人です！もちろん、あなたはそれを真剣に考えました。あなたは現在形で書いています。したがって、「現在」は無関係です。「基本的に」は、ステートメントが複雑な状況の最も重要な側面を要約していることを示します。しかし、あなたは要点を説明しました。あなたの読者がより多くの詳細を必要とするならば、彼らは尋ねます。

3冗長または不正確なフレーズ

肥大化した書き込み以外の何もしない冗長なフレーズをいくつか取り上げました。簡潔さが特に評価される電子メールでは、これらのフレーズは遅滞なくカットする必要があります。最悪の犯罪者のいくつかをもう一度見てみましょう。

実際のところ

実際のところ、「実際には」を意味します。スピーカーは、誤解を正したり、エラーを指摘したりするためによく使用します。

スピーカー1：小麦アレルギーなのでポレンタは食べません。

スピーカー2：実際のところ、ポレンタはとうもろこし製品です。

「実際に」避けるべき理由について話し合ったときのことを覚えていますか？上記の会話を声に出して読んだ場合、おそらくスピーカー2が腰に手を当てて目を転がして修正を行うことを想像するかもしれません。なぜあなたの読者を怒らせる危険を冒すのですか？彼らがあなたの動機を理解することを当然のことと思ってはいけません。重要な修正や説明を直接行うことをお勧めします。メールを送信する必要がある場合は、言葉を慎重に選択してください。少しのタクトは大いに役立ちます。

過程で

親愛なるクライアント、私たちは私たちの店を改造しているところです。ベイツの場所は、追って通知があるまで閉鎖されます。

「の過程で」というフレーズを削除すると、クライアントは混乱しますか？彼らは頭をかいて店先に現れますか？「途中」とせずに文章を読み直しても、その場所が閉鎖されている理由を理解できます。なぜ明白なことを述べるのですか？

すべての意図と目的のために

すべての意図と目的において、「有効」を意味します。人々は、事実の陳述にいくらかの曖昧さがあり得るときにそれを使用します。たとえば、あなたが製品の製造を中止したい会社の所有者であると想像してください。生産を停止する日付を設定します。製品を作るための材料のほとんどは、その日付までに使用する必要があります。材料が残ってしまった場合は、無駄を省くためにさらに数日間生産を続けます。労働者と徹底的に詳しく説明するのではなく、次のように述べています。すべての意図と目的のために、生産は10月15日に終了します。

この言葉のフレーズの代わりに、あいまいな詳細を表現するより正確な方法を選択してください。上記の例では、会社の所有者は10月12日に生産が停止すると予測されていると言うことができます。または、彼女は10月中旬に生産が停止すると言うかもしれません。いずれにせよ、労働者は生産終了の一般的な時間枠を理解するでしょう。

確信が持てない場合は、「すべての意図と目的のために」発生する別の問題を検討してください。多くの人がそれを間違って使用しています。それらの1つになるチャンスをつかむのではなく、「有効」などの同義語を使用することをお勧めします。

英語は不要なフィラーワードでいっぱいです。最高のメールは、明確で、直接的で、簡潔です。メールに目的を伝えたい場合は、これらの不要なフレーズを削除してください。