仕事上のチャットエチケットですべきこととしてはいけないこと

勤務日に Slack などのコミュニケーション プラットフォームを介して同僚とメッセージをやり取りする場合は、おそらく仕事上のチャットの適切なエチケットを考慮する必要があるでしょう。注意しないと、軽率であると思われてしまいがちなので、ここでは役立つ「すべきこと」と「してはいけないこと」をいくつか紹介します。

チームが Slack を使用しているか、Teams、Hangouts、Flock、Chanty などの類似したものを使用しているかどうかにかかわらず、仕事上のチャット エチケットを磨き、完璧にするために何をすべきか、何を避けるべきかについて説明します。

してはいけないこと: 推測ゲームから始めてください。

あまりよく知らない同僚にメッセージを送信する場合、「こんにちは」だけで始めるのは危険です。特に追加の文脈や絵文字が欠けている場合は危険です。誰も何が起こっているのかを推測したくありません。そして、彼らが忙しくて後で応答する必要がある場合、会話は気まずいスタートから再開する必要があります。

すべきこと: 会話を始めるときは、明確かつ意図的に行うようにしてください。

最初に、「これは何についてですか?」という基本的な情報を提供することが賢明です。また、メッセージを送っている相手は他にたくさんの仕事を抱えている可能性が高く、あなたのメッセージが最も緊急の優先事項ではない可能性があることにも留意してください。 (実際にそうなる必要がある場合は、その理由を明確かつ迅速に説明する必要があります。)

それ以外の場合は、「今後のコンテンツについてブレインストーミングする時間はありますか?」のような、控えめでわかりやすい冒頭を検討してください。

してはいけないこと: 一度に 1 行ずつ声に出して考える

ここにアイデアがあります。ピン!これが続く場合は、「ピン!」それは古くなります—ピン!非常に高速です。ピン!

これもやってはいけないこと: 本の 1 章ほどの長さの 1 つのメッセージを人々に送信する

これは、最後の項目とは逆です。受信者は、それが現れた瞬間に目を輝かせ、心を沈ませるような壮大で広大なメッセージを受け取ります。読み進めるだけでもコーヒーをもう一杯必要になるかもしれませんし、それを有意義に吸収するには少し時間がかかるかもしれません。ああ、誰かがこのような作品を入力するのを待っている間、期待の点を永遠に見続けるのも楽しいことではありません。

推奨事項: メッセージの長さと量のバランスを取るようにしてください。

これを行うにはいくつかの方法があります。考えが分散している場合は、時間をかけてそれらを集め、会話から何を得ようとしているのかを把握し、それに応じて整理します。

逆の問題がある場合は、考えを小さな部分に分割してください。アイデアをひと口サイズに分けて共有すると、受信者は返答したり質問したりする機会が得られ、それによって今後の進め方がわかる場合もあります。そして、前述の不安をいくらか和らげることができます。

また、Slack のようなツールはあらゆる場面に完璧に対応できるわけではないことを覚えておいてください。電話での会話や書面でのメモなどの代替手段の方が実用的な場合もあります。

してはいけないこと: 誰と話しているのか忘れる

Slack のような環境では、単純な「どういたしまして」が仕事仲間にサングラスをかけた絵文字として現れる可能性があるため、よく知らない人に対してはカジュアルすぎるモードに陥りがちです。ただし、あなたと上司がうらやましいほど率直な関係にある場合を除き、シンプソンズの GIF を貼り付ける前に、プロ意識について少し考えてください。

すべきこと: 聴衆を考慮する

上記は礼儀作法だけでなく専門用語にも当てはまります。誰もが専門分野の方言を流暢に話せるわけではありません。たとえば、同僚のポッドキャスト プロデューサーであれば、「セッションを中断しています」と言えば何を意味するかわかるかもしれませんが、「テープカット」をしないチームのメンバーにとっては、それは言葉の山です。エピソードの編集がほぼ完了したとだけ言ったほうがよいでしょう。

また、仕事上の雑談の習慣が仕事外の会話にも入り込む傾向があるかもしれませんが、あまり良い結果は得られません。たとえば、パートナーは、夕食の計画を「丸投げ」したり、インド料理やピザの「平行線をたどる」可能性についてテキストメッセージで告げられることを望んでいません。

このため、「送信」を連打する前に、誰に何を言っているのかを再確認する習慣をつけましょう。時間が経てばこれが習慣になるので、かなりのぎこちなさを避けることができます。

最後に、重要な、持ち帰りにすべきこと: できるだけ共感を持って書きましょう。

文書に書かれたものはすべて、誰かがそれを読んで理解できるようにすることが重要であり、最良の文章は、そのプロセスを読者にとってできるだけわかりやすくするよう努めます。ここで、成功の鍵は共感であり、小説を書く場合でも、警告ラベルを書く場合でも、謙虚な Slack メッセージを書く場合でも、それは不可欠です。これは、読んだ人の心にどう響くでしょうか?

自分の言っていることが失礼、圧倒されている、または理解しにくいと思われる場合は、改訂が必要であることを示しています。