選出された代表者に手紙を書く方法

民主主義の特徴の 1 つは、個人が自分の意見を共有し、情報や支援を要求し、代表として選出された人々を説得しようとする能力です。選出された議員と連絡を取る最も一般的な方法の 1 つは、手紙または電子メールです。

個人的な手紙や電子メールは、選挙で選ばれた議員が毎日受け取る大量のありきたりな手紙や電子メールの中であなたのメッセージを目立たせるのに役立ちます。メッセージをもっと注目してもらいたい場合は、手紙を書くか印刷して郵送することを検討してください。ただし、保留中の投票など、一刻を争う内容に関するメッセージの場合は、電子メールが最適な連絡手段になる可能性があります。

教育委員会の公聴会の議事録を探している場合でも、市議会議員に穴埋めを依頼する場合でも、米国上院議員の注意を引きたい場合でも、この記事は、自分の意見を伝えるために明確で敬意を持った手紙や電子メールを書くためのガイドを提供します。聞いた。選出された役人への手紙の書き方、記載内容、例について学びましょう。

なぜ選出された代表者に手紙を書くのでしょうか?

選出された代表者に手紙を書く目的は、達成したい成果によって異なります。自分の選出した代表者に手紙を書いて意見を表明したり、特定の問題について行動するよう依頼したり、公的文書を入手したりすることができます。

たとえば、市議会議員に近所の問題の解決を求める手紙を書くことができます。あるいは、議員に手紙を書いて、自分にとって重要な法案について伝えることもできます。

手書きの手紙でも電子メールでも、自分にとって何が重要かを選挙で選ばれた議員に伝える最も直接的な方法は、メッセージを書くことです。

代理人に手紙を書く時期

時間があれば、おそらく手紙が最も注目を集めますが、個人的な電子メールも効果的です。手紙は、情報を要求したり、意見を表明したり、行動を促すための適切な方法です。

以下は、代理人に手紙を書く必要があるいくつかの状況です。

• 情報やサービスが必要なとき
• 問題や必要性について注意を喚起したいとき
• 問題やニーズに対処してくれたことに感謝したいとき
• 相手の行動に対する失望や不満を共有したいとき

代表者への手紙、電子メール、メッセージの書き方

メッセージ、手紙、電子メールを書く前に、誰が受け取るべきかを決めてください。これは、地方議会議員、州上院議員または下院議員、または連邦上院議員または下院議員である可能性があります。誰に手紙を書いているかが分かれば、適切にアドレス指定することができます。

次に、何について書いているのかを明確にし、自分の視点を裏付ける 3 つのポイントを考え出します。可能であれば、メッセージを人間味のあるものにするために共有できる個人的なストーリーを考えてください。その問題があなたの生活にどのような影響を与えるかを説明してください。

手紙を書くときのルールは何ですか？

選出された役人に手紙を書くときに従うべきルールをいくつか示します。

• 電子メールを作成する場合は、1 ページ以内、または 500 語以内に収めてください。
• 手紙の中で取り上げるトピックは 1 つだけにしてください。
• 自宅の住所を含めてください。
• 電子メールを使用する場合は、一度に 1 人の担当者にのみ送信してください。
• 件名行または手紙の最初の文に件名を明確に記載します。
• 事実を含めてください。
• 個人攻撃は避けてください。

どのようなトーンを使用する必要がありますか?

選出された役人への手紙は、敬意を持って、よりフォーマルな文体を維持する必要があります。受信者は公式参照用に手紙を保存したり、場合によっては議会の前で読んだりすることもあります。

地方議員であれ連邦議員であれ、選出された議員は生身の人間であることを覚えておくことが重要です。丁寧な口調で相手の時間を尊重し感謝の気持ちを表現すると、あなたのメッセージが注目を集めるのに役立ちます。

あなたが選出した役人が、あなたが感謝するような行動をとった場合、手紙を書く前でも後でも、感謝の手紙を送ることを検討してください。

手紙はどのように構成すべきですか?

手紙は約 4 つの段落で構成され、1 ページまたは 500 単語を超えないようにしてください。

選出された代表者に手紙を書く際に従うことができる概要は次のとおりです。

• 挨拶
• まとめ
• コンテクスト
• 個人的な話
• 敬意を持って閉会

手紙にはどのような情報を含めるべきですか?

印刷または手書きの手紙を書く場合は、右上隅に手紙を書いた日付を記入します。メールを書いている場合は、挨拶から始めましょう。最初の段落、つまり概要段落では、あなたが誰であるか、なぜ書いているのか、そして彼らに何をしてもらいたいのかを概説する必要があります。書いている問題に関連する場合は、資格情報(役職や受賞した栄誉など)を含めることができます。

2 番目の段落では、代表者に背景を説明します。あなたが書いている問題はなぜ重要ですか?こうすることで、彼らは問題に関してあなたが何をしてほしいかを正確に知ることができます。特定の法案に賛成票を投じたり、コミュニティの穴に対して行動を起こしたり、問題に対する資金を予算に組み込むよう依頼したりするかもしれません。

次に、あなたにとって最適なサポート ポイントを 3 つ挙げてください。それらは、データ、関連イベント、またはその他の重要な証拠ポイントである可能性があります。証拠を 2 番目の段落の後に箇条書きリストに分割するか、段落に含めることができます。

手紙の最後の段落では、相手があなたとつながることができるように助けてください。個人的なストーリーを含めることで、手紙に説得力が増します。個人的なつながりがある場合、または個人的なつながりがある人を知っている場合は、それについての話をしてください。 4 番目の段落の冒頭に移行文を追加することもできます。

手紙の最後には丁寧な締めくくりを付けましょう。 「敬具」「ありがとう」などを書いてもいいでしょう。自分の名前に署名することもできますが、必ず署名の下にも印刷してください。称号がある場合は、名前に称号を追加することもできます。

名前の後に、住所、電話番号、メールアドレスを入力します。こうすることで、複数の統治機関が関与している場合、選出された代表者はあなたがその有権者であることを知ることができます。さらに詳しい情報が必要な場合には、あなたに連絡することもできます。スペル、句読点、文法の間違いをチェックして、手紙を校正することを忘れないでください。

代表者への手紙の例

連邦、州、地方レベルの代表者に宛てた手紙の例を 3 つ書きました。

1米国代表宛の手紙

【お名前】 【ご住所】

名誉下院議員 [姓]米国下院ワシントン DC 20515

代表者 [姓] 様

私の名前は[X]、あなたの地区に住んでいます。 [X 機関/プログラム/イニシアチブ] への資金提供を増やすようお願いしたくてこの手紙を書いています。

ご存知かと思いますが、[X] を担当しているのは [X 代理店] です。私たちの州では [X イベント] が開催されており、[X] への資金提供を継続することがいかに重要であるかおわかりいただけたと思います。

• プログラムの重要性に関する事実 1
• 職員の地区における影響に関する事実 2
• 地区外の人々にどのような影響を与えるかについての事実 3

[X] に投資された資金は、州を含む全国のコミュニティに貢献し、雇用を創出し、地域経済を刺激します。私は個人的に、[X] から恩恵を受けるであろうコミュニティ内の多くの人々を知っています。

[X] への資金増額の承認をご検討いただければ幸いです。ご検討いただきありがとうございます。この件についてさらに詳しく話し合いたい場合は、私までご連絡ください。

心から、

[あなたの名前] [あなたの役職] [あなたのメールアドレス] [あなたの電話番号]

2州上院議員に電子メールを送信する

親愛なる上院議員 [姓] 様

非営利住宅同盟の理事として、私は [法案番号] に賛成票を投じるようこの手紙を書いています。

ご存知のとおり、[法案番号] は、[地域] でより手頃な価格の住宅を建設するための超党派の予算中立の提案です。この法案を承認すると、有権者の必須の基本住宅に重要な資金提供が許可されます。

[請求書番号] は、次の理由により有権者にとって有益です。

• この法案は、新しい住宅プロジェクトに資金を提供することで地元の雇用を創出し、経済を刺激します。
• この法案は、手頃な価格の住宅を求める 2,000 世帯以上の世帯に住宅を提供することになりますが、その多くは現在住宅に住んでいません。
• この法案は州政府の固定資産税収入を増やすことになる。

[個人的なつながりや仕事、人生の経験]を通じて、私は有権者に手頃な価格でアクセスしやすい住宅を提供することがいかに重要であるかを知っています。私たちの州には、借りる余裕のある家を探している何千もの家族がいます。 [法案番号]に関して賛成票を投じるようお願いします。

このメールをお読みいただきありがとうございます。すぐにご連絡をお待ちしております。

心から、

[氏名]、[学位（該当する場合）] [住所] [電話番号] [メールアドレス]

3市議会議員への手紙

【お名前】 【ご住所】

議員 [姓] [勤務先住所]

評議員/市議会議員 [姓] 様

私の名前は[あなたの名前]、[あなたの街]の住人です。 2023 年度予算で高速道路部門への予算を増やすよう強く求めてこのメールを送りました。

ご存知かもしれませんが、[あなたの街]の通りはポットホールと凍上に悩まされています。今年はさらに悪化しているので、悪化する前に修理する必要があります。ポットホールは、自動車のサスペンション、アライメント、アクスル、オイルパン、タイヤの損傷を引き起こす可能性があります。

• 米国北東部では毎年冬、凍上とポットホールを合わせて20万ドル相当以上の被害が発生している。
• [あなたの街] には 30 か所以上の甌穴が報告されており、150 か所以上の凍上が繰り返し発生しています。
• [あなたの街] で報告されている穴を修復するのにかかる費用はわずか 1,350 ドルです。

私は個人的に、道路のせいで過去 12 か月間で車の修理に 1,500 ドル以上を費やしてきました。ポットホールを修復するための資金提供をお願いします。また、市議会に凍上緩和のための【道路名】の再舗装を検討していただきたいと思います。

ご検討いただきありがとうございます。

心から、

[あなたの名前]

あなたの代表者に手紙を書いて話を聞いてもらいましょう

選挙で選ばれた議員の多くは、何千人もの個人の声を担当しています。彼らはまた、公共の安全、予算、医療、都市開発などの問題の絶えず変化する状況に対処するという任務も負っています。だからこそ、時間をかけて代表者に手紙を書くことが重要です。

手紙や電子メールを通じて地元の代表者とやりとりすることは、ほとんどの場合、より高いレベルの役人に手紙を書くよりも大きな影響を与えます。地方自治体の職員は少数の人々を代表しており、あなたに直接影響を与えるものについてより多くの発言権を持っています。

最も影響力のある手紙は、手書きで個人的で、簡潔で思慮深いものです。代理人に手紙を書くことで関係を築くと、手紙の影響力が大きくなる可能性があります。変化を起こしたいのであれば、政府内で積極的かつ積極的に発言することが重要です。