書面によるフィードバックを与える方法: すべきこととしてはいけないこと
公開: 2022-12-16建設的で直接的なフィードバックは、マネージャーと同僚が成長を祝い、課題を認識しながらお互いに刺激し合うのに役立ちます。フィードバックを共有するアプローチは、同僚がフィードバックをどのように受け取るかに重要です。
フィードバックをすることは誰にとっても自然なことではありませんが、心配する必要はありません。建設的なフィードバックを書くための完全なガイドをまとめました。この記事では、書面によるフィードバックを提供するための 3 ステップの公式、専門的なフィードバックを書くためのヒント、および書面によるフィードバックの例を紹介します。
書面によるフィードバックとは何ですか?
書面によるフィードバックは、職場の誰かが専門的に改善し、成長するのを助けることを目的とした指導の記録です。一般に、書面によるフィードバックには、賞賛、改善できる点の検討、その人が従うべき次のステップが含まれます。
書面によるフィードバックは公式または非公式の場合があり、次のような一般的な形式を含むさまざまな媒体で提供されます。
- 年次レビュー
- プロジェクトの振り返り
- 評価
- 毎週のミーティング
- ピアフィードバック
- メール
- ドキュメント、プロジェクト管理ツール、またはその他の作業プラットフォーム内のコメント
- 修正リクエスト
書面によるフィードバックを行う場合
書面によるフィードバックは、個人の進捗状況を記録する紙の記録を残す優れた方法であり、マネージャーと受信者の両方が仕事や目標に向けた動きを追跡する際に参考となるものを提供します (一方、口頭でのフィードバックは忘れられたり、誤って記憶されたりする可能性があります)。
多くの職場では、フィードバックを肯定的な評価と否定的な評価の両方ではなく、進歩と課題の領域として捉えています。誰かの仕事や行動に対して批判的なフィードバックは、与えたり受け取ったりするのが難しい場合がありますが、それを避けるのはさらに悪いことです。否定的なフィードバックを差し控えることは、その人に不利益をもたらすことになります。自分が基準を満たしていないことを知らなければ、どうやって改善できるのでしょうか。
次のような状況では、書面によるフィードバックを提供することをお勧めします。
- 会社が必要とするレビューまたは評価
- 紙に証跡を残す、または記録を残すため
- 説明が簡単な単純な状況
- 書面による規則の違反
- イベント後にフィードバックを与える
フィードバックを保留すべきなのはどのような場合ですか?
フィードバックを延期または差し控えるべき状況は常にあります。
フィードバックが実行可能でなかったり、肯定的でなかったりする場合は、なぜフィードバックを提供したいのかを自問してください。感情が高揚している場合、または共有したい情報が個人的なものである場合は、一歩下がって再評価してください。
建設的なフィードバックには、受信者の仕事や改善が必要な行動に関するメモ、つまり、受信者がうまくいったこと、うまくいかなかったことの証拠、および動機を与えるための明確な次のステップが含まれている必要があります。肯定的なフィードバックは具体的で補完的なものである必要があります。
最後に、対処している状況が複雑すぎて書面で説明できない場合、または文脈から切り離されてしまう可能性がある場合は、書面によるフィードバックを主な伝達方法として使用することは避けるべきです。会話をメモするために書面によるフィードバックを使用することもできますが、微妙な状況は口頭でのフィードバックとして保存するのが最善です。
次の状況では、書面によるフィードバックを控えてください。
- 感情が高ぶるとき
- 個人的なフィードバックが建設的ではない場合
- 微妙な状況では
書面によるフィードバックの方法
対象が受信者に続けてほしい行動であっても、変えてほしい行動であっても、書面で積極的に評価を伝えることができます。
どのような種類のフィードバックを提供する場合でも、すぐに届くようにしてください。書面によるフィードバックのほとんどは、イベントがすでに発生した後に提供されます。経験則として、年次レビュー、プロジェクトのフィードバック、またはその他のスケジュールされた形式のフィードバックでない限り、イベントから 1 週間以内にフィードバックを配信することをお勧めします。
具体的にする
フィードバックに関しては、一般化を避けてください。受信者の行動の例と、前進するための推奨事項は、できるだけ明確である必要があります。
具体的であればあるほど、受信者はあなたが伝えている情報を理解しやすくなります。 「このフィードバックを提供することで何を達成したいですか?」と自問することから始めます。そしてそこから逆算して作業します。
建設的なフィードバックを提供する場合は、その人の仕事や行動が基準を満たしていなかった例を示します。次に、設定された期間内に達成するための、明確で測定可能で達成可能な目標を与えます。肯定的なフィードバックを行う場合は、もう一度確認したい特定のアクションや結果を指摘してください。
重要性を強調する
あなたは、受信者と話し合っているフィードバックが重要であると感じているかもしれませんが、受信者は同じように感じていない可能性があります。あなたが共有しているものがなぜ重要なのかを伝えるのはあなたの責任です。
彼らの行動（または行動の欠如）の影響を説明することで、それが重要であることを示すことができます。
共感的になる
共感と優しさを持ってフィードバックを共有すると、フィードバックは好意的に受け取られる可能性が高くなります。親切なフィードバックは、建設的で、敬意を持ち、協力的で、思いやりのあるものです。課題や外部からの影響を認め、（それが本当であれば）彼らの努力に感謝していることを伝えることができます。
優しさは次のような方法で伝わります。
- 彼らがあなたに質問する時間を与えます。
- youステートメントではなくIステートメントを使用します。たとえば、「毎週の指標の到着が遅れていることに気づきました」または「チームの目標について、より洗練されたプレゼンテーションが見られることを期待していました」などです。
- もっと見てほしいものを褒める。
- 外部の課題が存在する場合はそれを認識します。
書面によるフィードバックの例
コミュニケーションフィードバックメッセージ例
ねえ、レックス。ホテルプロジェクトに関する最新情報があるかどうか知りたいのですが。何か問題が発生した場合は、できるだけ早くお知らせください。軌道に戻るようお手伝いいたします。プロジェクトも終わりに近づいているので、私たちの現状を知りたいので、週に数回メッセージをいただけますか。ありがとう！
肯定的なフィードバックのインスタント メッセージの例
ハンナ、今日は私たちのスタンドアップに心を開いて粘り強く応じてくれてありがとう。あなたの創造的な思考のおかげで、私たちはこの問題を新しい視点から見ることができました。私たちは予定通りにプロジェクトを完了できると確信しています。次に、締め切りに間に合うように最後の 2 つのスプリントを再編成することに集中しましょう。これからも素晴らしい仕事を続けてください！
マネージャーのフィードバックの例
マーサ、私たちのコミュニケーションと私の目標について話し合う時間を計画してもらえますか?最近営業目標を聞いても、何を目指すべきか明確な答えが返ってこなかった気がします。四半期末までに目標を達成できるよう、来週中にご連絡させていただきたいと思っております。水曜日は空いていますか？
年次レビューメールの例
こんにちは、エリックさん
本日は年次検討会にご参加いただきまして誠にありがとうございます。完全なレビュー フォームを添付します。以下にハイライトを含めました。
うまくいっている点:あなたは、強力でタイムリーなコミュニケーション能力があり、勤勉で詳細志向のプロジェクト マネージャーです。チームはあなたを称賛し (添付文書を参照)、あなたの協力的な取り組みは注目されます。
改善が必要な点:今年はプロジェクトの締め切り 6 件のうち 2 件しか達成できませんでした。これにより、プロジェクトが予算を超過し、請負業者を正確にスケジュールする能力が妨げられます。
次のステップ:ミーティングで話し合ったように、来年の期限を優先してください。より多くのスタッフ、より少ないプロジェクト、またはその他のリソースが必要な場合は、遠慮なくお知らせください。
話し合う必要がある場合、またはその他の質問や懸念がある場合は、私がここにいます。
心から、
ローレン
ピアフィードバックの例
マックさん、先週のチームとのコラボレーションは素晴らしかったですが、メール キャンペーンのグラフィックに関する協力を求められたとき、私自身のプロジェクトが脇に追いやられたように感じました。私はこれまであなたの作品を十分に見てきましたので、あなたなら素晴らしいセットを自分で考え出すことができたと確信しています。来週、一人で挑戦してみてはいかがでしょうか?そうでない場合は、お知らせください。いくつかの代替案について話し合います。
フィードバックは専門能力開発の鍵です
効果的なフィードバックを作成するには労力がかかります。生産的でわかりやすいフィードバックを作成するには、それが明確で共感的で実行可能なものであることを確認してください。
彼らの仕事や行動が理想的ではなかったときの例を示し、フォローアップのための明確で達成可能な目標を示します。また、成果を指摘し、フィードバックが重要である理由を強調します。受信者の立場に立って、書面によるフィードバックを整理してください。このアプローチを貫けば、効果的な書面によるフィードバックを提供できるようになります。
ポジティブなフィードバックもネガティブなフィードバックも、ある程度の機転を利かせて書く必要があります。したがって、次の基本を念頭に置いてください。
- ポジティブなことから始めましょう。
- 足りないところがあれば指摘してください。
- 明確で達成可能な次のステップで終了します。
書面によるフィードバックを提供するときは、特定の目的を念頭に置いている場合があります。しかし、最良の結果は、その人がその洞察を高く評価し、その情報をどう扱うべきかを知っていることであることを忘れないでください。