10 consejos para la etiqueta de correo electrónico al tratar con reporteros

¿Enviar su propuesta por correo electrónico a un reportero? Asegúrate de seguir estas simples reglas de etiqueta:

1. Salga con las mayúsculas en la línea de asunto. ¿Tratas de mostrar entusiasmo en la línea de asunto? Déjame asegurarte que usar mayúsculas no es la forma de hacerlo. Olvidemos la idea de que las mayúsculas se consideran gritos en el mundo de la mensajería. Aún más que eso, debe recordar que las bandejas de entrada de los reporteros están llenas de spam. Y una línea de asunto en mayúsculas les gritará spam. E incluso si no lo hace... bueno, es simplemente molesto.
2. Nix los signos de exclamación. Los signos de exclamación excesivos son la marca de un escritor novato. La gente parece pensar que al usarlos repetidamente, transmitirán cuán interesantes y emocionantes son sus noticias. Sin embargo, al igual que las mayúsculas, usar demasiados signos de exclamación es simplemente irritante. Y sin mencionar que cuando los usas repetidamente pierden su valor. Sin embargo, uno o dos signos de exclamación bien ubicados pueden agregar esa emoción que está buscando. Solo colócalos sabiamente.
3. Ponga la mejor información en la línea de asunto. Es de mala educación hacerle perder el tiempo a un reportero. Y si el título de su correo electrónico no les ofrece nada, entonces es seguro que lo eliminarán. Dicho esto, asegúrese de que el asunto de su correo electrónico les proporcione la información más importante. No los hagas trabajar para averiguar por qué deberían escuchar tu discurso, porque no lo harán, ya sea por falta de tiempo o por simple arrogancia. Cualquiera que sea la parte más grande de "y qué" de su lanzamiento, hágalo tan claro como el día antes de que tengan la oportunidad de hacer clic.
4. Corrector ortográfico. De verdad. Ya pasaron los días de las excusas por las faltas de ortografía. Nuestro correo electrónico básicamente lo hace por nosotros. Incluso si no hace clic en el botón de revisión ortográfica, generalmente subraya las faltas de ortografía. No corregir le dice al reportero que el correo electrónico no es muy importante para usted.
5. No te pongas elegante. Nunca entendí la fascinación de la gente con los fondos y las fuentes de los correos electrónicos. A mí me parece simplemente juvenil. ¡Porque es! Mire, cuando comienza a cambiar el color del texto y agrega gráficos y todo eso, todo lo que está haciendo es distraerlos y hacer que su presentación sea más difícil de leer. No son interesantes en tus lindas fuentes. Solo ve al grano. Y por el amor de Dios, no uses Comic Sans.
6. Asegúrese de que su archivo adjunto esté realmente adjunto. “Encuentre el documento adjunto…” significa muy poco si el documento adjunto no está realmente allí. Ya tienes mucha suerte de que el reportero incluso haya abierto tu correo electrónico, y mucho menos haya intentado descargar tu archivo adjunto. Y si su archivo adjunto no está realmente allí, lo más probable es que cuando lo descubra y lo vuelva a enviar, ni siquiera se molestarán en buscar porque piensan que es un incompetente.
7. Di no a los emoticonos. Otra forma de poner nervioso a un reportero y parecer un novato. Mira, la idea aquí es que te tomen a ti y a tu discurso en serio. Pero seamos honestos aquí: ¿quién va a tomar en serio a alguien que sigue su firma con tres caras sonrientes? Mantén eso en los mensajes de texto que haces con tus amigos.
8. Ser cortés. No tienes derecho a Jack. Dicho esto, sé humilde y educado. Di por favor y gracias."
9. No envíe varios correos electrónicos. El seguimiento está bien y todo eso, pero si no recibe una respuesta, enviar correos electrónicos para ver si "consiguieron su propuesta" no solo es inútil: es spam. Entonces, si está buscando ser incluido en la lista negra, continúe y rompa esta regla.
10. Si responde, asegúrate de devolverle el favor. ¿Te respondieron el correo electrónico? ¡Genial! ¿Ahora que? ¿Te hicieron una pregunta? ¿Quieren una entrevista? Lo que sea que te pidan, hazlo de inmediato. Tuvieron la amabilidad de darse cuenta, así que no les hagas esperar.

¿Puedes pensar en otras reglas de etiqueta de correo electrónico que debería agregar a mi lista? ¡Lléname!

Este artículo está escrito por Mickie Kennedy, fundadora de eReleases (https://www.ereleases.com), el líder en línea en la distribución de comunicados de prensa asequibles. Obtenga su copia gratuita de 160 páginas del Libro de comunicados de prensa grandes: Comunicados de prensa para cada ocasión e industria aquí: https://www.ereleases.com/free-offer/big-press-release-samples-book/