4 mejores formas de expresar "perdón por las molestias" en el correo electrónico

A nadie le gusta ser portador de malas noticias, especialmente por escrito. Cuando comunicamos noticias desafortunadas, un error o un giro decepcionante de los acontecimientos, tendemos a incluir una frase en particular para suavizar el golpe: "Perdón por las molestias". La tentación de utilizar esta frase es comprensible. Pero a menudo se usa en exceso, ya sea que estemos informando de una ligera molestia, como cambiar la hora de una reunión, o de algo más importante, como la cancelación de un contrato importante.

Pero incluso cuando se emplea en serio, esta frase trillada se ha vuelto tan común que, irónicamente, puede parecer poco sincera. Especialmente si su destinatario verá el inconveniente como una gran molestia, la disculpa enlatada puede transmitir poco remordimiento; corre el riesgo de parecer falso o insensible.

Hay mejores opciones para pedir perdón. A veces hay una forma más apropiada de expresar arrepentimiento, especialmente si está fuera de tu control. Tal vez esté escribiendo una carta de disculpa . En otras ocasiones, cuando realmenteestásarrepentido y tienes la culpa, hay formas más fuertes de decirlo. Aquí, hemos reunido algunas alternativas para diferentes situaciones que pueda encontrar.

1 "Entiendo tu frustración".

Especialmente en roles de atención al cliente en entornos profesionales, es fácil utilizar "Perdón por las molestias" como una disculpa general (por ejemplo, un paquete perdido, una cita perdida o un servicio defectuoso). En estos casos, la frase puede resultar invalidante o poco profesional en lugar de afectuosa. Esto puede aumentar la frustración.

Es importante elaborar respuestas que demuestren que comprende la perspectiva de su destinatario y que desea compensar las irregularidades. En lugar de descartar su queja como un mero “inconveniente”, es más probable que reconocer sus sentimientos y aceptar la culpa conduzca a una reparación. El uso de “Entiendo tu frustración” guía la respuesta con empatía. Es una forma más poderosa de reducir las emociones intensas y llegar a una solución que a ambas partes les guste.

2 "Me doy cuenta de que esto es decepcionante".

Imagínese esto: está agotado por una semana laboral ocupada y necesita cancelar una cita para cenar. . . treinta minutos antes de que comience. Enviar "Perdón por las molestias" es una forma impersonal de dar esa noticia. Aunque nuestras comunicaciones son cada vez más digitales, no somos robots. Recuerde que hay una persona al otro lado de la correspondencia.

Reconocer la decepción y asumir la responsabilidad es clave aquí. Demuestra que estás pensando en su perspectiva. En su lugar, intente comenzar su mensaje de texto con algo como: “Me doy cuenta de que es con poca antelación y que hemos estado esperando reunirnos en tu restaurante favorito toda la semana. . .” Con esto, asumes la responsabilidad. Incluir datos personales también comunica cariño.

Hacerle saber a su destinatario que usted es consciente de sus fallas y que tiene como objetivo arreglar las cosas generará confianza en la relación, ya sea personal o profesional.

3 "Gracias por tu paciencia".

El arrepentimiento y el remordimiento no son lo mismo. A veces suceden cosas que son desafortunadas o lamentables pero que están fuera de nuestro control. Estas circunstancias en realidad no justifican su disculpa. Por ejemplo: imagina que eres un encargado de reservas de una aerolínea y una tormenta de nieve invernal provoca un retraso de horas en el vuelo. No eres responsable del clima extremo. En este caso, utilizar “Lamento las molestias” puede culparte a ti mismo cuando no las hay.

Al disculparse, corre el riesgo de aceptar la responsabilidad de algo que escapa a su control. En su lugar, cambie la emoción en cuestión del remordimiento a la gratitud. Expresar agradecimiento por la comprensión cambia el guión y es probable que también despierte ese mismo sentimiento en el destinatario. Pruebe: “Muchas gracias por su paciencia. Esperamos que las condiciones sean seguras para el despegue pronto”. Esto le permite al destinatario saber que usted siente empatía y comprende su exasperación.

4 “Déjame ayudarte”.

En lugar de ofrecer una disculpa, ofrezca una solución. Las personas se quejan cuando están decepcionadas porque quieren ser escuchadas o quieren que se resuelva su problema. “Lamento el inconveniente de derramar vino tinto en tus pantalones blancos” no quitará la mancha. Por otro lado, “Déjame pagar tu limpieza en seco” sí lo hará.

Tener la conciencia de ser proactivo en el proceso de resolución de problemas le demostrará a su destinatario que se esfuerza por ser una persona más responsable. Este enfoque puede evitarle dolores de cabeza en el futuro. La próxima vez que haya un problema que esté en su poder resolver, ofrézcase a solucionarlo.