4 mejores formas de expresar "perdón por las molestias" por correo electrónico

A nadie le gusta ser el portador de malas noticias, especialmente por escrito. Cuando comunicamos noticias desafortunadas, un error o un giro decepcionante de los acontecimientos, tendemos a lanzar una frase en particular para suavizar el golpe: “Disculpe las molestias”. La tentación de utilizar esta frase es comprensible. Pero a menudo se usa en exceso, ya sea que estemos informando una pequeña molestia, como cambiar la hora de una reunión, o algo más significativo, como cancelar un contrato importante.

Pero incluso cuando se emplea en serio, este trillado giro de la frase se ha vuelto tan común que, irónicamente, puede parecer poco sincero. Especialmente si tu destinatario verá el inconveniente como una gran molestia, la disculpa enlatada puede transmitir poco remordimiento; corre el riesgo de sonar falso o insensible.

Hay mejores opciones para decir lo siento. A veces hay una forma más apropiada de expresar arrepentimiento por una situación, especialmente si está fuera de tu control. Otras veces, cuando realmente está arrepentido y tiene la culpa, hay formas más fuertes de decirlo. Aquí, reunimos un puñado de alternativas para diferentes situaciones en las que te puedes encontrar.

1 "Entiendo tu frustración".

Especialmente en roles de cara al cliente en entornos profesionales, es fácil usar "Disculpe las molestias" para una serie de problemas (p. ej., un paquete perdido, una cita perdida o un servicio defectuoso). En estos casos, la frase puede caer como invalidante o poco profesional en lugar de cariñosa. Esto puede aumentar la frustración.

Es importante elaborar respuestas para demostrar que comprende la perspectiva de su destinatario y desea compensar las irregularidades. En lugar de descartar su queja como un mero "inconveniente", es más probable que reconocer sus sentimientos y aceptar la culpa conduzca a la reparación. Usar “Entiendo tu frustración” guía la respuesta con empatía. Es una forma más fuerte de desescalar las emociones intensificadas y llegar a una solución con la que ambas partes se sientan bien.

2 "Me doy cuenta de que esto es decepcionante".

Imagínese esto: está agotado por una semana de trabajo ajetreada y necesita cancelar una cita para cenar. . . treinta minutos antes de que comience. Enviar "Disculpe las molestias" se siente como una forma impersonal de dar esa noticia. Aunque nuestras comunicaciones sean cada vez más digitales, no somos robots. Recordando que hay una persona al otro lado de la correspondencia.

Reconocer la decepción y tomar posesión son claves aquí. Demuestra que estás pensando en su perspectiva. En su lugar, intente comenzar su mensaje de texto con algo como: “Me doy cuenta de que es un aviso con poca antelación y que hemos estado esperando reunirnos en su restaurante favorito toda la semana . . . Con esto, tomas responsabilidad. Incluir detalles personales también comunica cariño.

Hacerle saber a tu destinatario que eres consciente de tus fallas y que intentas arreglar las cosas generará confianza en la relación, ya sea personal o profesional.

3 "Gracias por su paciencia".

El arrepentimiento y el remordimiento no son lo mismo. A veces suceden cosas que son desafortunadas o lamentables pero que están fuera de nuestro control. Estas circunstancias en realidad no justifican tu disculpa. Por ejemplo: imagina que eres un asistente de reservas de una aerolínea y una tormenta de nieve invernal provoca un retraso de horas en el vuelo. Usted no es responsable del clima extremo. En este caso, usar “Lamento las molestias” puede culparte a ti mismo cuando no hay ninguna.

Al disculparse, corre el riesgo de aceptar la responsabilidad por algo que está fuera de su control. En su lugar, cambie la emoción en cuestión de remordimiento a gratitud. Expresar agradecimiento por la comprensión cambia el guión y es probable que también despierte ese mismo sentimiento en el destinatario. Intente: “Muchas gracias por su paciencia. Esperamos que las condiciones sean seguras para el despegue pronto”. Esto le permite al destinatario saber que simpatizas y comprendes su exasperación.

4 "Déjame ayudar".

En lugar de ofrecer una disculpa, ofrece una solución. Las personas se quejan cuando están decepcionadas, no porque les guste lloriquear, sino porque quieren ser escuchadas o quieren que se resuelva su problema. “Lamento las molestias de derramar vino tinto en tus pantalones blancos” no quitará la mancha. Por otro lado, "Déjame pagar por tu tintorería".

Tener la conciencia de ser proactivo en el proceso de resolución de problemas demostrará a su destinatario que se esfuerza por ser una persona más responsable. Este enfoque puede ahorrarle dolores de cabeza en el futuro. La próxima vez que haya un problema que esté a tu alcance, ofrécete a solucionarlo.