5 formas sencillas de escribir sobre temas negativos con un giro positivo

¿Alguna vez ha escrito algo solo para que el destinatario malinterprete por completo su intención? ¿O te han acusado de brusquedad cuando pensabas que estabas siendo profesional y eficiente? Hay muchas partes móviles cuando se trata de comunicarse de manera efectiva, pero entre las más importantes está el tono.

He pasado casi dos décadas en las trincheras en línea en roles que van desde propietario de un negocio hasta moderador de foros y extraordinario escritor de correos electrónicos de relaciones públicas: un verdadero diplomático virtual. Este es mi mejor consejo para escribir sobre temas negativos de una manera que suene positiva y productiva.

1 Presentar soluciones en lugar de problemas.

Es mejor hablar de lo que puedes hacer que de lo que no puedes. Formule una solución o un plan alternativo y preséntelo en su lugar.

2 Indica lo que quieres, no lo que no.

¿Por qué centrarse en prevenir un resultado negativo cuando puede fomentar uno positivo? En lugar de comenzar las solicitudes con "no", intente indicar lo que sí desea.

3 Mantenga la hipérbole bajo control.

A veces, el lenguaje exagerado se usa con gran efecto (particularmente por parte de los anunciantes) para promocionar algo o hablar de temas positivos, pero cuando se usa en un contexto negativo, puede evocar malos sentimientos. Tenga cuidado con las palabras como siempre y nunca . Es más probable que signifiquen a veces que cualquiera de esos extremos.

4 Prueba con las "sentencias I".

Cuando está abordando un tema difícil, las declaraciones que comienzan con "usted" (y especialmente "usted siempre" y "nunca"; vea el consejo anterior sobre la hipérbole) tienden a sonar como acusaciones. Y las acusaciones, por supuesto, levantan las defensas de una persona.

Cuando menciones algo negativo, enfócate en cómo te hace sentir la situación y no en lo que hizo la otra persona.

5 “Lo siento, pero . . .” significa que no lo sientes.

Cuando era niño, y me disculpaba por algún acto atroz de traición infantil, a menudo me disculpaba diciendo: "Lo siento, pero...". Mi mamá me interrumpía en seco y decía: "En cualquier momento agregas un 'pero' significa que no lo sientes, solo te estás defendiendo”.

Cuando te arrepientas, arrepiéntete. Las excusas y otras defensas hacen inútiles las disculpas.

Aquí hay un par de cosas que debe considerar antes de enviar un correo electrónico, escribir una publicación en las redes sociales o abordar algo negativo por escrito.

• Haz un chequeo de empatía. Lee lo que has escrito como si fueras el destinatario. ¿Cómo te sentirías si alguien te enviara esto? ¿Hay algo que pueda cambiar para que el mensaje sea más positivo o para centrarse en las soluciones en lugar de en los problemas?
• Sientate en eso. ¿Alguna vez ha enviado una misiva mordaz y casi inmediatamente se ha arrepentido? Dé a los textos sobre temas negativos un período de reflexión antes de enviarlos o publicarlos. Lo más probable es que puedas volver a escribir con una mentalidad más positiva una vez que hayas tenido algo de tiempo para procesar.

No siempre es apropiado ser optimista y entusiasta. Un agente de bienes raíces, por ejemplo, no querría sonar alegre cuando escribe para decirle a un cliente que el valor de su casa ha bajado significativamente debido a una recesión en el mercado. Pero mantener un tono positivo y centrado en la solución puede hacer que cosas como las malas noticias o las críticas sean menos devastadoras.