7 cosas de última hora que debe confirmar antes de enviar su comunicado de prensa

Si usted no es una persona orientada a los detalles, puede ser difícil leer los pequeños detalles de un comunicado de prensa. A menudo, con un proyecto largo y varios borradores, no desea volver a leerlo. Sin embargo, con cualquier envío de comunicado de prensa, es vital que el documento esté libre de errores. Utilice esta lista de verificación de 7 elementos para ayudar a eliminar su comunicado de prensa de problemas fáciles de perder antes de su distribución.

1. Las 5 W

Vuelva a verificar que su información principal sea correcta antes de enviar un comunicado de prensa. Estos incluyen las respuestas a las preguntas quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.

¿Has escrito correctamente los nombres de todos? Verifique dos veces porque incluso Smith y Jones pueden tener ortografías alternativas y poco convencionales como Smythe y Jewnes.

Asegúrate de saber qué día es. Es fácil escribir un comunicado de prensa con unos días de anticipación y luego publicarlo con una redacción que es un día de descanso. Asegúrese de saber qué día de la semana es y tenga todas las fechas adecuadas.

Si está creando su propia lista de verificación de comunicados de prensa, agregue elementos separados para cada una de estas piezas básicas de información.

2. Programación del envío de un comunicado de prensa

Si está enviando un comunicado de prensa a través de un servicio de comunicados de prensa, asegúrese de que la fecha y la hora en que programó el lanzamiento del comunicado sean correctas. Cuando coordina cuentas de redes sociales, publicaciones de blogs, comunicados de prensa, envíos masivos de correos electrónicos y otras comunicaciones, debe asegurarse de que todo esté en el orden correcto.

Asegúrese de que su configuración sea también para la zona horaria correcta. Incluso si configura todo para que salga en intervalos de cinco minutos, si uno está configurado para la hora del este y otro para la hora del Pacífico, su pedido seguirá siendo un error.

3. Incluye una foto

¿Incluiste una foto que la prensa pueda publicar? Muchos artículos de noticias se publican en línea ahora, e incluir una imagen es imprescindible para los editores en línea.

Cualquiera que lea en línea espera ver una foto. Las fotos ayudan a captar la atención y transmiten parte de la historia.

4. Estilo PA

Lea todo antes de enviarlo y busque errores de estilo en comunicados de prensa. Las noticias siempre deben estar en estilo AP, por lo que incluso si algo es técnicamente incorrecto, si tiene un formato incorrecto, la prensa lo notará.

Tendrán que dedicar más tiempo a editarlo, y pueden optar por no incluirlo en absoluto si les lleva demasiado tiempo editarlo.

Una forma de asegurarse de que está detectando todos los errores tipográficos es programar su comunicado de prensa durante unas horas, o incluso durante la noche si tiene tiempo. Guárdelo, guarde sus archivos y vuelva a consultarlo más tarde. Esto te ayudará a tener ojos nuevos para ver cualquier error potencial.

Pídale a un compañero de trabajo que lo lea por usted. Hacer que una persona que es nueva en el documento lo revise puede ayudar a detectar errores evidentes o redacción incómoda. Sin embargo, tienes que estar abierto a las críticas si sigues este camino.

5. Incluir información de contacto

¿A quién debe contactar la prensa si tiene más preguntas? Su empresa puede ser lo suficientemente pequeña como para que solo haya una persona para todas las entrevistas con los medios.

Sin embargo, también puede tener a alguien que hablaría con la prensa para cada departamento. Dependiendo de las noticias y la información, es posible que deba ajustar la información de contacto básica que incluye con cada comunicado.

Tenga un plan para responder a las consultas. ¿Incluirá la línea directa de la persona de contacto o un número general donde una recepcionista u otro guardián pueda ayudar a atender las llamadas?

¿Hay una bandeja de entrada de correo electrónico general con más de una persona responsable de verificarlo o todas las consultas irán a un correo electrónico específico para la persona de contacto principal?

6. Titular pegadizo

¿Tu titular llama la atención? Si desea que las personas lean la información que está presentando, debe incluir un título que enganche al lector.

Hay muchas maneras de llamar la atención de alguien. Los temas atrevidos siempre llaman la atención, pero no debe fingir un titular solo para incluir la palabra "asesinato" u otro lenguaje atrevido. Asegúrese de que sus titulares no sean engañosos.

Use números por dígito en sus titulares para llamar la atención. Si puede reformular un titular para que funcione en un número, llamará más la atención que si declara un hecho o va directo al grano.

El lenguaje misterioso también puede crear curiosidad. Use palabras que hagan que la gente se pregunte, como "inusual" o "sospechoso". Aquí hay algunas otras palabras que despiertan la curiosidad:

• Misterios
• Difícil
• Extraño
• Doloroso
• Gratis

Desencadenar a las personas sin ofenderlas. No desea alejar a los lectores, pero sí desea presionar un interruptor que haga que vuelvan a mirar.

Practique trabajar con titulares incluso cuando no esté escribiendo una historia inmediata. ¡Mejorarás tus habilidades y mejorarás cuanto más practiques!

7. Investigación

¿Se ha asegurado de que toda su investigación sea precisa? Si no estás seguro, entonces no deberías publicarlo. Antes de afirmar algo como un hecho, asegúrese de tener una fuente creíble para su información.

Las revistas científicas y los expertos son excelentes fuentes, así como los investigadores de la empresa pagados y los medios de comunicación confiables. Las organizaciones gubernamentales también suelen ser fuentes creíbles.

Asegúrese de brindar información a la prensa que puedan citar sin preocuparse por su confiabilidad.

Evitar errores

Cuando tiene que enviar un comunicado de prensa, debe salir antes de una fecha límite determinada, puede ser fácil enviarlo sin verificar si hay errores. Después de todo, lo has estado editando durante horas o días, y es posible que no haya ningún problema.

Sin embargo, los pequeños errores pueden arruinar su comunicado de prensa y disminuir su impacto. El uso de los consejos anteriores puede ayudarlo a evitar estos molestos problemas y obtener una historia fluida para el próximo ciclo de noticias.

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