Una colección de 10 publicaciones básicas en lenguaje sencillo

Writers Write es un recurso de escritura en lenguaje sencillo. En esta publicación, hemos combinado algunas de nuestras publicaciones básicas en lenguaje sencillo de 2012 en una página fácil de leer.

Empezamos a escribir sobre el lenguaje sencillo porque se convirtió en ley en Sudáfrica.

Emitimos este comunicado de prensa: Comunicar claramente o enfrentar las consecuencias

Luego, para complementar nuestras propias publicaciones sobre el tema, le pedimos a un experto legal, Michele van Eck, que escribiera una serie de artículos breves sobre el tema. Estas son sus publicaciones combinadas en una página.

1.) Cómo define la ley el lenguaje sencillo

El parlamento ha comenzado a incorporar requisitos de lenguaje sencillo en la legislación. Aunque el cumplimiento no es el único beneficio de usar un lenguaje sencillo, sigue siendo una consideración importante al comunicarse.

La Ley de Crédito Nacional, la Ley de Sociedades y la Ley de Protección al Consumidor tienen esencialmente los mismos requisitos para el lenguaje sencillo. Brindan cierta claridad sobre las expectativas para el uso de un lenguaje sencillo en los documentos.

1. Se considera que un documento está en lenguaje sencillo si una persona común con un nivel promedio de alfabetización y una experiencia mínima en el campo puede entender el documento.
2. En esencia, debe considerar a su público objetivo y comunicarse al nivel de alfabetización y conocimiento de su público.
3. La ley va más allá al decir que una persona debe ser capaz de comprender el contenido, el significado y la importancia del documento y solo entonces se considera que un documento está redactado en un lenguaje sencillo.

Las empresas no pueden darse el lujo de ignorar los requisitos del lenguaje sencillo y deben tenerlos en cuenta al comunicarse.

2.) 3 formas de escribir en lenguaje sencillo

Manténlo corto y simple

Un documento no tiene más valor porque sea más largo. Repetir información no la hace más importante. Usar jerga no hace que el mensaje sea más significativo.

3.) 8 factores que influyen en el lenguaje sencillo

Si escribe para negocios, debe escribir en un lenguaje sencillo.

La Ley Nacional de Crédito, la Ley de Sociedades y la Ley de Protección al Consumidor tienen algunas pautas para el Lenguaje Sencillo. Estos determinarán si su documento está en un lenguaje sencillo.

Están:

1. El contenido del documento . ¿Qué dice el documento?
2. El nivel de comprensión del documento . ¿Qué entiende su audiencia al leer el documento?
3. La consistencia de la información . ¿Se usa la información en el documento de manera uniforme y consistente?
4. La organización y el estilo del documento . ¿El diseño del documento es fácil de entender?
5. El vocabulario utilizado . ¿Tu audiencia podría entender el lenguaje que usaste en el documento?
6. La estructura de la oración . ¿Las oraciones son cortas, concisas y fáciles de leer?
7. encabezados ¿Usó encabezados para ayudar a guiar a su audiencia a través del documento?
8. Ilustraciones y ayudas visuales . ¿Utilizó alguna ilustración o diagrama para ayudar a su audiencia a comprender el documento?

4.) Cómo perder una elección en lenguaje sencillo

Los expertos predijeron problemas, pero los políticos siguieron adelante a pesar de todo. Muchos votantes malinterpretaron las instrucciones en las papeletas de votación. Algunos votantes completaron las papeletas como lo habían hecho en elecciones anteriores. Un total de 147.000 papeletas (4%) fueron anuladas y rechazadas. En algunos distritos esto resultó en una mayoría para algunos partidos políticos.

El partido gobernante fue derrotado por un solo escaño. El 4% de papeletas destruidas podría haber llevado a un resultado diferente en las elecciones.

Fuente: Guía de Oxford para el inglés sencillo de Martin Cutts, Oxford University Press

5.) Por qué el lenguaje sencillo es popular

1. El lenguaje sencillo funciona.
2. La gente prefiere entender lo que está leyendo.
3. Comunicarse en un lenguaje comprensible muestra respeto por el lector.

Existe la idea equivocada de que el lenguaje sencillo es el proceso de "embrubilar" el lenguaje. Este no es el caso. El mensaje no es menos efectivo por el lenguaje sencillo. De hecho, el lenguaje sencillo permite una mejor comprensión. El lenguaje sencillo se comunica con el lector en mente. Transmite el mensaje de forma rápida y eficaz.

La eficacia de su comunicación aumentará si usted:

1. ponte en los zapatos de tu lector; y
2. Asuma que el lector no sabe nada del tema.

6.) Cómo escribir términos y condiciones en un lenguaje sencillo

¿Entiende los términos y condiciones de su contrato de telefonía celular?

La claridad en los documentos legales se puede mejorar mediante:

1. Usando pronombres, por ejemplo: yo, nosotros, tú.
2. Eliminando 'dobles', por ejemplo: “reglas y regulaciones” o “acepta y está de acuerdo”.
3. Eliminación de palabras adicionales.
4. Uso de oraciones más cortas.
5. Uso de listas verticales.

El siguiente párrafo es de los términos y condiciones de una empresa de telecomunicaciones de Sudáfrica. ¿Está en un lenguaje sencillo?

¿Entendiste?

“El suscriptor acepta y acepta que estos términos y condiciones serán vinculantes para él una vez en la Fecha de inicio, es decir, una vez que la Compañía haya procesado el Formulario de solicitud y haya aceptado proporcionar al Suscriptor el Servicio móvil seleccionado y los Bienes móviles seleccionados. , que se conoce como la Fecha de Inicio. En otras palabras, el acuerdo comenzará en la Fecha de Inicio”.
Hicimos algunos cambios utilizando principios de lenguaje sencillo.

¿Entiendes esta versión?

Usted acepta estos términos y condiciones. Usted estará sujeto a estos términos y condiciones a partir de la Fecha de inicio. La Fecha de inicio comenzará cuando tengamos:

1. procesó su formulario de solicitud; y
2. acordó proporcionarle los bienes y servicios que ha seleccionado.

7.) ¿Los términos y condiciones del peaje electrónico están escritos en un lenguaje sencillo?

¿Está esto escrito en un lenguaje sencillo?

Algunas áreas que crean confusión en el documento:

1. Hay 26 términos definidos lo que hace que el documento sea difícil de entender.
2. El uso de siglas como “ANPR” (tecnología de reconocimiento automático de matrículas), TCH (cámara de compensación de transacciones), VLN (número de matrícula de vehículos de motor) y VPC (centro de procesamiento de infracciones).
3. El uso de la jerga legal.
4. Uso de la voz pasiva.
5. Oraciones largas y complicadas.

La aplicación de un lenguaje sencillo mejorará la claridad del documento.

Ejemplos:

“ 5. Como usuario registrado, se le facturará al usuario y será responsable de las transacciones de peaje registradas de acuerdo con el VLN del usuario o su etiqueta electrónica .”

En lenguaje sencillo : debe pagar tarifas de peaje por el número de placa o la etiqueta electrónica de su vehículo.

6.6. El usuario entiende y acepta que su responsabilidad de incurrir en peaje surge cuando su vehículo de motor pasa por un punto de peaje. El importe del peaje se calcula con referencia al punto de peaje y no con referencia a los kilómetros recorridos antes de que el usuario llegara al punto de peaje .”

En lenguaje sencillo : debe pagar la tarifa de peaje. La tarifa de peaje se determina cuando pasa un punto de peaje. Los kilómetros recorridos no condicionan el peaje.

8.) El lenguaje sencillo es un derecho democrático

El artículo, La vuelta al mundo con palabras sencillas , explica que uno de los fallos en el uso del lenguaje sencillo proviene del gobierno.

El uso continuado de lenguaje confuso y poco claro en la legislación genera incertidumbre. Surgen problemas en torno a cuestiones de interpretación. El artículo dice que la capacidad de comprender lo que se comunica, en particular del gobierno a sus ciudadanos, es un derecho democrático.

En Sudáfrica, una legislación como la Ley de Protección al Consumidor ha obligado a las empresas a utilizar un lenguaje sencillo al comunicarse con sus clientes.

“ La comunicación sigue estando en el centro de nuestra sociedad cambiante. Ya sea que el mensaje se intercambie entre dos personas o varios países, debe comenzar con un lenguaje que sea familiar y apropiado para la audiencia prevista ”.

Fuente: The European Policitcal Newspaper, “Around the world in plain words” de Marie Clair (Plain English Campaign) 8 de abril de 2012.

9,) Lenguaje sencillo: conozca a su audiencia

Existe una idea errónea sobre el lenguaje sencillo. La gente piensa que se trata simplemente de reemplazar palabras complicadas por otras simples.

También incluye el estudio cuidadoso de su público objetivo y moldear la comunicación para garantizar que se entienda.

Aquí hay cuatro aspectos a considerar sobre su audiencia:

1. Edad: la edad promedio de su audiencia influirá en la facilidad con que se lea y comprenda su mensaje.
2. Educación : la educación de su audiencia influirá en el uso de la jerga, la terminología específica de la industria y el nivel de lenguaje en su comunicación. Por ejemplo, el lenguaje utilizado entre médicos será muy diferente al lenguaje utilizado entre un médico y un paciente.
3. Nivel de alfabetización : el nivel de alfabetización promedio de su público objetivo afectará su capacidad para comprender su mensaje.
4. Idioma : la forma en que moldee su comunicación se verá influenciada por si el inglés es el primer, segundo o incluso tercer idioma de su audiencia.

10.) Por qué debería elegir usar un lenguaje sencillo

Los tiempos han cambiado. Hay presiones cada vez mayores sobre las empresas para que utilicen un lenguaje sencillo en la comunicación interna y externa.

En pocas palabras, el lenguaje sencillo es el uso de un lenguaje claro, eficaz y escrito sin complicaciones. Es entendido por la audiencia la primera vez que se lee o se escucha. Es la forma más efectiva de comunicarse para garantizar que el mensaje no se malinterprete.

Para una empresa el uso de un lenguaje sencillo tiene los siguientes beneficios:

1. La audiencia entiende lo que se comunica, lo que a su vez reduce la incertidumbre y la frustración.
2. Hay ahorros medibles en tiempo y costos. Se ha demostrado que el uso de un lenguaje sencillo reduce las llamadas a la mesa de ayuda, las consultas y la duplicación de trabajo. El ahorro de tiempo tiene un costo-beneficio tangible para una empresa.
3. Cumplimiento de la ley y evitar costos legales innecesarios. La Ley de Protección al Consumidor, la Ley de Crédito Nacional y la Ley de Sociedades (por nombrar algunas) han hecho obligatorio el uso de un lenguaje sencillo para las empresas.

Es hora de que las empresas revisen cómo se comunican. Deben tomar en serio el uso de un lenguaje sencillo. El lenguaje sencillo llegó para quedarse.

Esperamos que estas publicaciones te hayan ayudado a comprender un poco mejor el lenguaje sencillo.

La serie fue escrita por Michele van Eck . Michelle tiene un BComm en administración de empresas y derecho, así como un LLB y un LLM. Con calificaciones especializadas en derecho corporativo y contractual, Michele escribe para De Rebus y es coautora de artículos para TSAR (una revista de derecho sudafricano).

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