Una guía para el formato adecuado de comunicados de prensa para eventos

No hay mejor manera de dar a conocer tu empresa que a través de un evento. Reunir a personas influyentes en una sala y establecer contactos ofrece oportunidades como ninguna otra.

Pero no dejes que toda esa planificación de eventos fracase con una sala medio vacía. Utilice la publicidad para hacer de su evento la historia de éxito que imaginaba.

Eso comienza con su comunicado de prensa. A continuación se explica cómo crear el formato de comunicado de prensa perfecto para eventos.

El encabezado

Justo en la parte superior de la plantilla de comunicado de prensa de su evento estará su titular. Debe ser conciso. Apunta a entre seis y doce palabras. Pero también debe ser descriptivo.

Recuerde que está ahí para captar la atención de los medios y los lectores, por lo que debe lograr un equilibrio entre ser informativo y emocionante.

Debería proporcionar suficiente información para que las personas que no profundicen en el comunicado de prensa comprendan la esencia de este evento.

Intente mezclar algunas palabras que ayuden a evocar la emoción que desea que sientan las personas cuando lean este titular. Aquí están algunos ejemplos:

• Premiado
• Estreno
• Exclusivo
• Por primera vez
• Develando
• Debut
• Anual
• Prestigioso

Recuerde que el titular marca la pauta para todo lo que sigue. Por lo tanto, siga el estilo de redacción del resto del comunicado de prensa para dirigirse a la audiencia adecuada.

Un subtítulo opcional

Es difícil transmitir todos los mensajes de su evento en un título breve, razón por la cual existen los subtítulos. Estos agregan detalles y contexto y brindan más sugerencias que actúan como formas de persuadir al lector a explorar el resto del comunicado de prensa.

El subtítulo va debajo del título para facilitar la lectura. Tiene un número de palabras un poco mayor que el título, así que intente utilizar entre diez y veinte palabras.

Hay algunos ángulos que puede adoptar con este subtítulo. Puede proporcionar detalles clave sobre el evento, como la hora, el lugar y la fecha.

O puede utilizar el subtítulo para resaltar algunos de los aspectos más exclusivos o emocionantes del evento. Recuerde que el subtítulo es un puente que vincula su titular con el resto de su comunicado de prensa.

Fecha y lugar

La siguiente parte del comunicado de prensa de su evento son los detalles del evento. Aquí resumirá la fecha y la hora. También anotará el lugar y la ubicación, incluida la ciudad y el estado.

Destaque el formato de esta información para que se destaque, como agregarla en negrita. Significa que los lectores pueden consultar el comunicado de prensa en cualquier momento y obtener rápidamente los detalles del evento que necesitan sin tener que buscar en todo el documento.

Sea específico en la fecha e incluya el día de la semana y el año. Eso ayuda a evitar confusiones si alguien se topa con su comunicado de prensa dentro de uno o dos años.

También vale la pena agregar el país si tienes una audiencia internacional.

El párrafo introductorio

El primer párrafo prepara el escenario para su evento. Es una descripción general que brinda gran parte de la información más relevante de su comunicado de prensa. Responde quién, qué, dónde, por qué y cuándo.

Habla de los organizadores detrás del evento y de la naturaleza del evento en sí. Esto también dará pistas sobre algunos de los aspectos más destacados y actividades más interesantes del evento.

La sección sobre dónde se llevará a cabo el evento agregará detalles específicos sobre la ubicación. Sin embargo, es posible que ya hayas cubierto esto en la sección anterior. Si es así, puedes agregar más detalles aquí, como cómo llegar al evento.

Lo mismo ocurre con la hora y el lugar. Puede agregar más detalles aquí o confiar en la sección de fecha y hora de su comunicado de prensa.

Quizás la parte más crucial de la introducción sea explicar la motivación del evento. Ayuda al lector a comprender mejor por qué el evento es intrigante y de interés periodístico.

Los párrafos restantes

Después de los párrafos introductorios, puedes desarrollar algunos de los detalles. Así es como debes formatear los párrafos restantes.

Corto y conciso

Formatee el resto de los párrafos para que se puedan escanear fácilmente. Mantenga los párrafos breves y agregue viñetas o listas cuando sea relevante.

Proporcionar información general

Después de leer el párrafo introductorio, los lectores más interesados ​​tendrán algunas preguntas de seguimiento sobre su evento. Estos párrafos restantes le brindan la oportunidad de responder esas preguntas.

Úselo para proporcionar más antecedentes, como si el evento ocurrió antes y quién asistirá.

Hablar de los objetivos

Todo evento debe tener un objetivo. Esta sección es tu oportunidad de hablar sobre tus objetivos. Haga que esto sea divertido, atractivo y lleno de pasión. La gente debería leerlo y entender por qué este evento es importante para usted y los demás.

Agregar credibilidad

Proporcione información que agregue credibilidad a su evento. Por ejemplo, podría hablar sobre oradores principales, celebridades e invitados de alto perfil. Quizás su evento haya ganado un premio en el pasado.

Si tiene un acuerdo de patrocinio notable, puede mencionarlo aquí. También puede ser un evento benéfico. Si es así, puede utilizar este espacio para hablar más sobre la organización benéfica y por qué la apoya.

Agregar singularidad

Quiere que el comunicado de prensa de su evento se destaque. Mire sus arreglos y observe el aspecto más emocionante y único de su evento. Utilice los párrafos restantes para mencionar esto y por qué hace que su evento sea diferente.

Agregar cotizaciones

Algunas citas bien colocadas agregarán autoridad y ayudarán a crear un formato más legible para su comunicado de prensa.

Asegúrese de que estas citas se destaquen del resto del párrafo. Al escribir la fuente de la cita, también vale la pena mencionar su función o puesto de trabajo.

Añade tu foto

Los eventos exitosos siempre tienen un atractivo visual. Al agregar una foto a su comunicado de prensa, elija una imagen que haga justicia a cómo se verá su evento.

Si no has realizado el evento antes y, por lo tanto, no tienes fotografías, puedes usar un diseño de maqueta de la apariencia del evento. Alternativamente, puede utilizar la foto para mostrar a algunos asistentes conocidos.

Si tu evento trata sobre algo visual (como arte), puedes usar la imagen para mostrar algunas de las mejores obras de arte que la gente puede ver en el evento.

Las buenas fotos en el comunicado de prensa de un evento tienden a destacarse de modo que detiene a las personas en seco cuando se desplazan por una página en línea. Por eso, ten esto en cuenta a la hora de elegir el tuyo.

La repetitiva

Un texto estándar es una descripción fácilmente escaneable de la empresa o persona detrás de un evento. Utilice un formato conciso con texto en negrita para que esto se destaque en su comunicado de prensa.

Debe contener información resumida sobre el nombre del organizador y el nombre de la empresa. Debe incluir los antecedentes de la empresa y sus logros clave. Es posible que también desees agregar una declaración de misión, si la tienes.

El texto estándar es su oportunidad de mostrar su autoridad como marca. Entonces, haz que se vea impresionante.

Agregue un llamado a la acción audaz

No olvides el motivo de hacer un comunicado de prensa para tu evento.

Quiere que la gente compre entradas y que su evento sea un éxito de entradas agotadas. Por lo tanto, tiene un fuerte llamado a la acción que logrará que la mayor cantidad posible de personas se registren para su evento después de ver el comunicado de prensa.

Los buenos llamados a la acción se dirigen individualmente al lector y son fáciles de seguir. Así que deshazte de las indirectas sutiles y sé directo.

Dígales a los lectores cómo se lo perderán si no actúan de inmediato. Por ejemplo, podría mencionar que las entradas son limitadas por orden de llegada.

El resumen del evento

Al final de su comunicado de prensa, es una buena idea resumir todo lo anterior. Pero no parafrasee su comunicado de prensa. Resalta los puntos esenciales.

Significa que el lector puede obtener la información que necesita sin tener que volver al principio del comunicado de prensa. Formatéelo con negrita y viñetas para que se destaque.

Los detalles más esenciales deben incluir la fecha, hora y ubicación.

También debe agregar información sobre el organizador y algunos de los aspectos más destacados o asistentes. Si los boletos aún no están a la venta, use este espacio para proporcionar la fecha en que estarán disponibles para ordenar.

Información del contacto

Deberá proporcionar información de contacto en su comunicado de prensa. Eso permite a los medios hacer un seguimiento de su comunicado de prensa con más preguntas.

Asegúrese de incluir el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono de su contacto principal. Si tiene una agencia de relaciones públicas, es posible que desee utilizar sus datos de contacto aquí.

Incluya también un título de trabajo, para que las personas sepan más sobre el contacto. También es útil utilizar esta sección para indicar si acepta o no entrevistas o consultas más profundas de los periodistas.

Un formato de comunicado de prensa profesional para eventos

Tómese el tiempo para perfeccionar el formato del comunicado de prensa para eventos.

Parece profesional y tendrá un mayor impacto en su destinatario. Por lo tanto, es más probable que aumente su alcance al distribuirlo a los medios.

En eReleases, tenemos acceso a una de las mejores bases de datos de medios que existen, lo que le brinda la mayor probabilidad de que el comunicado de prensa de su evento tenga éxito. Dirígete aquí para comenzar tu pedido.