Una guía paso a paso para crear el correo electrónico de comunicado de prensa perfecto

Ha escrito un excelente comunicado de prensa y está listo para enviarse a los medios. Pero, ¿cómo puede comunicarse de manera que se lea y se escriba su comunicado de prensa?

Hoy nos sumergimos en el importante paso de contactar a los medios. ¡Hablaremos sobre cómo enviar un comunicado de prensa por correo electrónico que le brindará los resultados que necesita!

Correos electrónicos de comunicados de prensa

Con suerte, ya tienes listo tu comunicado de prensa, pero es importante tener algunas cosas en cuenta.

Un comunicado de prensa es una de las mejores formas de compartir algo de interés periodístico con el mundo. Ya sea que el suyo sea sobre un evento, un nuevo producto o una actualización importante, debe tener la duración adecuada. Debe contener información que proporcione contenido y valor al lector.

El objetivo obviamente es captar la atención de periodistas y medios de comunicación para que hablen de tus novedades.

Entonces, ¿cuánto tiempo debe tener un buen comunicado de prensa en un correo electrónico? Podrías pensar que tienes que modificar la longitud. Pero incluso cuando sea parte de un correo electrónico, su objetivo debe ser asegurarse de que quien lo lea pueda obtener todos los detalles importantes sin sentirse abrumado.

El recuento de palabras de un buen comunicado de prensa suele ser de entre 300 y 400 palabras, independientemente de cómo lo envíe. Este es espacio suficiente para decir lo que necesita sin perder el interés del lector.

Los comunicados de prensa han cambiado mucho en los últimos años debido a Internet y las redes sociales. En el pasado, se enviaban principalmente a periódicos y estaciones de televisión.

Ahora se pueden compartir en línea y llegar a mucha más gente en poco tiempo.

Crear una lista de medios

Cuando tenga noticias para compartir, querrá que lleguen a personas que estén realmente interesadas. Aquí es donde entra en juego una lista de medios.

Una lista de medios es una colección de sus contactos en el mundo de los medios. Podrían ser periodistas, blogueros o personas influyentes que cubran temas relacionados con sus noticias.

Crear una lista de medios requiere un poco de investigación. Empiece por buscar personas que escriban sobre su industria. Lo ideal es que puedas agregar personas que hayan mostrado interés en historias similares.

Puede encontrarlos leyendo artículos o consultando las redes sociales. También puede utilizar bases de datos de medios que enumeran a los periodistas por área o área de interés.

El siguiente paso es recopilar su información de contacto, que suele ser su dirección de correo electrónico. A veces puedes encontrar esta información en el sitio web donde publican su trabajo.

Es posible que tengas que utilizar las redes sociales o incluso llamar al medio de comunicación para preguntar.

Es importante recordar que no todos los contactos con los medios serán perfectos para cada historia. Por eso es clave personalizar su enfoque.

Es posible que no envíe el mismo correo electrónico a un periodista de un periódico local y a un periodista de una revista nacional.

Comprender sobre qué suelen escribir puede ayudarle a adaptar su mensaje para que sea más probable que capte su interés.

Construir una lista de medios sólida es un proceso. Implica comprender quién puede estar interesado en sus noticias y por qué. Con una buena lista en la mano, estás un paso más cerca de dar a conocer tu historia al mundo.

Preparando su correo electrónico

Cuando llega el momento de enviar su comunicado de prensa a los medios, el correo electrónico que escribe es tan importante como el comunicado en sí.

Su correo electrónico es lo primero que ve un periodista. Decide si siquiera leerán su comunicado de prensa. Por eso, es fundamental dar una buena impresión desde el principio.

La línea de asunto de su correo electrónico es su primera oportunidad de llamar la atención. Debe ser claro e interesante, dándole al periodista una buena razón para leer más.

Evite el uso de mayúsculas o demasiados signos de exclamación. A menudo, estas son señales de que el correo electrónico es spam. En su lugar, concéntrese en hacer que el tema sea conciso e informativo. Esto ayudará a que su correo electrónico se destaque en una bandeja de entrada ocupada.

El cuerpo de tu correo electrónico debe comenzar con un saludo personal. Utilice el nombre del periodista si lo conoce.

Esto agrega un toque personal y demuestra que has hecho tu tarea. Después del saludo, preséntate brevemente y explica por qué te comunicas. Sea breve y conciso.

Luego continúe con el resumen de su comunicado de prensa. Resalte los puntos clave y por qué son relevantes para la audiencia del periodista.

Despertando interés

Esta parte es quizás la más importante. Quieres despertar su interés en tu historia. Si se adjunta su comunicado de prensa, menciónelo y anímelos a leerlo para obtener más detalles.

O si el comunicado de prensa está en el cuerpo del correo electrónico, asegúrese de que esté claramente marcado y sea fácil de encontrar.

El tiempo es clave al enviar comunicados de prensa. Evite las horas punta como los lunes por la mañana o los viernes por la tarde. Estos son momentos en los que es más probable que su correo electrónico se pierda en la confusión.

Apunta a mitad de semana y media mañana para tener más posibilidades de llamar la atención.

Mantenga su correo electrónico profesional pero amigable. Quiere construir una relación con el periodista, no solo presentarle algo. Un correo electrónico bien elaborado puede abrir la puerta a comunicaciones futuras y aumentar la probabilidad de que se recoja su comunicado de prensa.

Envío y seguimiento de comunicados de prensa

Una vez que haya elaborado su comunicado de prensa y haya preparado su correo electrónico, el siguiente paso es enviarlo y luego realizar un seguimiento.

Enviar un comunicado de prensa puede parecer sencillo, pero hay un poco más si quieres que sea eficaz.

Primero, debe decidir cómo enviará su comunicado de prensa. Puedes enviarlo directamente por correo electrónico a los periodistas y medios de comunicación que hayas identificado como relevantes.

Otra opción es utilizar un servicio de comunicados de prensa. Estos servicios pueden distribuir su comunicado de prensa a una amplia red de contactos en los medios. Esto puede aumentar sus posibilidades de hacerse notar, aunque implica un costo.

Después de enviar su comunicado de prensa, comienza el juego de espera. Pero no se limite a sentarse y esperar respuestas.

El seguimiento es importante. Espere un par de días y luego envíe un correo electrónico cortés para confirmar que recibieron su comunicado de prensa. Pregúnteles si necesitan más información.

Este seguimiento puede marcar una gran diferencia porque demuestra que usted toma en serio sus noticias. También ayuda a construir una relación con los medios.

Pero existe una delgada línea entre ser persistente y convertirse en una molestia.

Quieres asegurarte de no exagerar. Si no obtiene una respuesta después de uno o dos seguimientos, es hora de seguir adelante. Habrá otras oportunidades.

Hacer un seguimiento del impacto de su comunicado de prensa es una gran parte de este proceso. Tome nota de qué medios de comunicación recogieron su historia y cuánta atención recibió.

Esto puede ayudarle a perfeccionar su enfoque para la próxima vez. Cada comunicado de prensa es una oportunidad de aprendizaje. Al analizar qué funcionó y qué no, puede mejorar sus posibilidades de éxito en el futuro.

Errores comunes a evitar

Un gran error es no personalizar tus correos electrónicos. Enviar el mismo mensaje a todo el mundo puede parecer eficaz, pero no lo es tanto.

Los reporteros y editores reciben toneladas de correos electrónicos diariamente. Una nota personalizada puede hacer que la tuya destaque.

Menciona por qué crees que tu historia se ajusta a su ritmo o a las historias anteriores que han escrito. Demuestra que has hecho tu tarea y te preocupas por su trabajo.

El momento oportuno es otra área en la que es fácil equivocarse. Es posible que tenga la mejor historia, pero si la envía cuando los medios están inundados de otras noticias, es posible que la pasen por alto.

No hacer seguimiento es una oportunidad perdida. Claro, es posible que le preocupe parecer una molestia. Esa es una preocupación muy comprensible. Al mismo tiempo, la gente suele apreciar un suave empujón.

Además, demuestra que estás comprometido y que crees en tu historia.

Ignorar el poder de una buena línea de asunto en su correo electrónico es un descuido común. Tu línea de asunto es lo primero que ve un periodista, así que hazla interesante y clara. Debería darles una razón para abrir su correo electrónico.

Y no olvide la importancia de construir relaciones. Enviar comunicados de prensa no se trata solo de difundir su historia actual. Se trata de crear conexiones continuas con los medios.

Sea cortés, profesional y respetuoso con su tiempo y carga de trabajo. Estas relaciones pueden ser beneficiosas para historias futuras.

Incluso si es difícil pasar el comunicado de prensa actual que estás enviando, puedes aprovechar la oportunidad para demostrarles que eres un profesional. Dejarás claro que volverás en otro momento para ofrecerles información de calidad.

Así es como enviar un comunicado de prensa por correo electrónico

Navegar por el mundo de los medios puede ser complicado, pero con la orientación adecuada sobre cómo enviar un comunicado de prensa por correo electrónico, su propuesta puede prosperar.

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