Mejorando las presentaciones con IA: cómo utilizar GenAI para ayudar a crear presentaciones atractivas

La inteligencia artificial (IA) se está volviendo fundamental en casi todos los aspectos de la vida profesional. Puede ayudarle a completar tareas de manera más eficiente y expresarse de manera más creativa. Un área de trabajo en la que la IA puede tener un gran impacto es en la creación de presentaciones.

Ahora existen muchas herramientas de inteligencia artificial para ayudar a que las presentaciones se vean más hermosas y se comuniquen de manera más efectiva, y al mismo tiempo reducen el tiempo que lleva crear una. Cuando se equilibran con la creatividad y el conocimiento personal, estas herramientas de inteligencia artificial pueden ser invaluables para realizar presentaciones visualmente atractivas, atractivas e impactantes.

Comprender la IA en la creación de presentaciones

Las presentaciones son una realidad de la vida laboral. Se utilizan como uno de los principales canales de comunicación entre los equipos internos y entre los equipos y el liderazgo. Desafortunadamente, su preparación requiere mucho tiempo y esfuerzo.

La IA se basa en grandes modelos de lenguaje (LLM) para crear nuevas copias e imágenes basadas en lo que se creó en el pasado. Simplemente escriba un mensaje específico y observe cómo las herramientas de inteligencia artificial generan automáticamente exactamente lo que está solicitando. Podría ser una presentación completa, diapositivas para su presentación o notas e imágenes que luego incluya en su presentación.

Cómo la IA puede ayudar en la creación de presentaciones

Las herramientas de inteligencia artificial ahora son lo suficientemente sofisticadas y fáciles de usar como para ayudar con casi todos los aspectos de la creación de presentaciones. Específicamente, pueden ayudar con:

Investigación y generación de contenidos.

Las herramientas de inteligencia artificial pueden ayudar a recopilar y sintetizar información relevante para el tema de una presentación. Pueden analizar fácilmente grandes conjuntos de datos o grandes cantidades de información y extraer puntos clave. Una vez que una herramienta de inteligencia artificial haya destilado una gran cantidad de información en fragmentos pequeños, tendrá una mejor idea de los puntos que desea incluir en la presentación.

Más allá de realizar una investigación inicial, la IA también puede sugerir contenido que quizás no hubiera pensado en considerar. Puede incitar a una IA con preguntas como "¿Qué temas importantes faltan en mi esquema/presentación?" Esto garantiza que no se pierda nada en su investigación y aumenta las probabilidades de que su presentación sea completa.

Diseño y maquetación de diapositivas.

Las herramientas de inteligencia artificial pueden generar imágenes automáticamente según un mensaje que usted les proporcione. También pueden crear cuadros y gráficos basados ​​en un conjunto de datos que usted proporcione. Luego puede editar estas imágenes y gráficos para que se vean acordes con la marca de su empresa.

Incluir imágenes en una presentación es una excelente manera de garantizar que sea visualmente atractiva: demasiadas palabras en las diapositivas pueden distraer a la audiencia y perder su atención. Además, con la ayuda de la IA, tus imágenes serán elegantes y de aspecto profesional. Su audiencia puede concentrarse en el contenido de la presentación y no distraerse con imágenes mal diseñadas.

Algunas herramientas de inteligencia artificial pueden incluso recomendar diseños completos, combinaciones de colores y elementos visuales que se alineen con el tema de la presentación y que sean apropiados para el público objetivo. Estas herramientas hacen que las presentaciones parezcan más pulidas y cohesivas.

Escritura y lenguaje

Las herramientas de inteligencia artificial pueden sugerir una estructura para una presentación completa y ayudar a elaborar notas del orador para comunicar la intención de la presentación. En las presentaciones, la mayor parte de la escritura se realiza en estas notas del orador: son el guión o el discurso al que se refiere el presentador cuando realiza una presentación.

La IA también puede refinar su texto para garantizar que el tono y la voz de la escritura sean apropiados para su audiencia. A nivel de oración, la IA puede editar las notas del orador para mayor claridad y errores gramaticales. Puede sugerir palabras más profesionales para usar y garantizar que no esté divagando. Todas estas sugerencias están hechas para que usted pueda tener el mayor impacto con las palabras que diga durante la presentación.

Integrando la IA en el proceso de creación de presentaciones

Al integrar la IA en el proceso de creación de presentaciones, utilice esta guía paso a paso para comenzar:

1 Establece un objetivo para tu presentación

Las presentaciones efectivas comienzan con un objetivo claro. Es importante desarrollar esto antes de profundizar en las herramientas de IA porque la IA será más efectiva cuando sirva para lo que estás tratando de lograr. Tendrás que escribir indicaciones para que las herramientas de inteligencia artificial generen imágenes y palabras; tener una idea de la intención de su presentación hará que sea más fácil hacerlo.

Piensa en lo que intentas decir en tu presentación. Es posible, por ejemplo, que desee mostrar las ganancias del último trimestre o brindarle a su equipo de ventas consejos sobre cómo cerrar más ventas. Esto le dará una idea de dónde la IA puede resultar más útil. Puede, por ejemplo, realizar investigaciones generales sobre estrategias de venta o generar gráficos basados ​​en un conjunto de datos de ganancias que usted proporcione.

Debe considerar la audiencia de su presentación, así como el tiempo total asignado a ella. Eso dictará la duración de su presentación, el tono de las notas del orador y la apariencia general de la presentación.

2 Elija un software de presentación con IA

Una vez que tenga una comprensión general de la presentación que desea, observe algunas herramientas de software de presentación de IA para ver si alguna de ellas se adapta al objetivo que está tratando de lograr. Consulte las presentaciones de muestra que pueden generar para asegurarse de que sus capacidades se alineen con la identidad y el estilo de marca de su empresa. Las herramientas populares incluyen Presentations.AI y Pitch.

Tenga en cuenta que no es necesario utilizar software de presentación de IA para generar presentaciones. Puede crear una presentación en el software que elija, ya sea PowerPoint, Google Slides o Keynote, y utilizar herramientas de inteligencia artificial para mejorarla.

3 Obtenga ideas para el contenido de la presentación

Ahora es el momento de generar contenido para llenar la presentación. Este es un buen momento para preguntarle a AI qué temas podrían incluirse en la presentación y también pedirle que investigue un poco. Si su presentación trata sobre las ventas del último trimestre, por ejemplo, podría pedirle a un modelo generativo como ChatGPT o Claude que resuma artículos de noticias sobre cómo les fue a empresas similares el último trimestre. Esa información puede incluirse en su presentación para establecer el contexto del mercado antes de sumergirse en los resultados de su propia empresa.

Si hay muchas cosas que quieres decir pero solo unos minutos para la presentación, puedes preguntarle a AI cómo resumir y estructurar todo lo que intentas decir, así como qué cortar. Desde aquí, pídele a AI que te ayude a crear un esquema de tu presentación general. Tenga en cuenta la cantidad de tiempo que tiene para realizar su presentación al crearla.

4 Generar diapositivas y notas de presentación

Con un esquema, puedes pedirle a AI que genere diapositivas y las notas de presentación correspondientes. La herramienta de IA que elijas debería funcionar según el esquema que creaste. Puede organizar las presentaciones en secciones y garantizar que cada sección contenga toda la información que necesita para generar un impacto.

Si no está utilizando una herramienta de IA para crear la presentación completa, utilice herramientas de IA para crear textos y elementos visuales individuales. Luego, usted mismo puede ensamblarlas en diapositivas y reorganizarlas de manera que tenga sentido para la presentación general.

5 Refina lo que la IA ha generado

Una vez que tengas un borrador de tu presentación, tendrás que modificar y editar el contenido de las diapositivas y las notas del orador. Puede volver a la IA para pedirle que edite imágenes, genere más gráficos o reformule secciones enteras de las notas del orador. Si le da instrucciones e indicaciones específicas a la IA, aumentará las posibilidades de que pueda ayudarlo a generar la presentación ganadora que se propuso crear.

Esta es una buena oportunidad para revisar la presentación diapositiva por diapositiva. Mientras revisa, cambie los colores de los cuadros y gráficos, las imágenes y el formato del texto a su gusto y para reflejar su marca. Si la copia parece demasiado larga en una diapositiva, córtela. Tenga cuidado de asegurarse de que todo lo que ha generado el modelo de IA sea correcto.

Como ocurre con muchas herramientas, la IA es tan útil como las indicaciones que recibe. Necesita ser guiado para que haga por usted lo que usted desea. Mientras revisa todo el borrador de la presentación, piense en su intención inicial y pregúntese si las diapositivas generadas por IA y las notas del presentador lo han logrado.

Beneficios de utilizar IA para redactar presentaciones

• Eficiencia.Se necesita menos tiempo para crear un primer borrador de una presentación con IA que de otra manera. Con una dirección clara, la IA puede generar automáticamente diapositivas y las correspondientes notas del orador que pueden haberle llevado horas crear sin ellas.
• Consistencia.Hay menos variabilidad cuando se utiliza IA para diseñar una presentación completa: las diapositivas se verán más consistentes en todas partes. Los titulares deben aparecer en el mismo lugar con la misma fuente y tamaño, y los esquemas de color deben aparecer iguales en todas las diapositivas.
• Creatividad mejorada.Puede que no seas diseñador, pero ahora con la IA puedes tener imágenes dignas de un diseñador. A través de elementos de diseño impulsados ​​por IA, su presentación puede parecer más profesional y visualmente atractiva.
• Calidad del lenguaje mejorada.Las herramientas de escritura de IA pueden ayudar a estructurar sus ideas y suavizar el lenguaje en sus notas del orador. El resultado final es un contenido que fluye de forma más natural y concisa cuando se presenta.

El resultado de todos estos elementos es una presentación más atractiva. Eso aumenta la probabilidad de que tenga un mayor impacto en la audiencia, lo que le ayuda a transmitir el mensaje deseado de forma más eficaz.

Preguntas frecuentes sobre IA en la creación de presentaciones

¿Puede la IA reemplazar la aportación humana en la creación de presentaciones?

La IA no puede reemplazar la participación humana en la creación de presentaciones, ya que un humano aún necesita decidir la intención de una presentación y escribir indicaciones para que la IA genere imágenes y las copie. Más bien, la IA es capaz de mejorar la aportación humana y hacer que sea más fácil y rápido para los humanos crear presentaciones.

¿Cuáles son las limitaciones del uso de IA para presentaciones?

La IA se limita a hacer sólo lo que la herramienta de software que la utiliza es capaz de hacer. Es posible que una herramienta específica no pueda, por ejemplo, generar vídeos o animaciones complicadas para presentaciones.

¿La IA es adecuada para todo tipo de presentaciones?

La IA puede ser adecuada para diseñar todo tipo de presentaciones. Sin embargo, los empleados deben tener cuidado al compartir información confidencial con IA (si la presentación incluye alguna), ya que puede no haber garantía de privacidad al utilizar algunas herramientas de IA.