Las 19 mejores habilidades de escritura comercial que necesita para tener éxito

¿Quieres ser un mejor profesional de los negocios? ¡Aprende estas 19 mejores habilidades de escritura comercial para sobresalir!

En el mundo de los negocios, los profesionales están constantemente en comunicación unos con otros. Envían correos electrónicos, propuestas, informes e incluso mensajes directos.

Las habilidades de redacción comercial son vitales para que un profesional haga bien su trabajo, sin embargo, muchos se gradúan de la universidad o comienzan sus carreras sin estas importantes habilidades. La escritura comercial se comunica con compañeros de trabajo, líderes organizacionales, clientes u otras partes interesadas sobre el negocio y sus operaciones. Necesita instruir, informar, persuadir y ayudar a crear transacciones. Sobre todo, debe quedar claro. Las sólidas habilidades de redacción de negocios lo llevarán lejos en su carrera.

Si bien puede tomar un curso de escritura comercial para ayudarlo a aprender cómo escribir para un entorno comercial, es posible que no tenga el tiempo o el dinero para invertir en dicha capacitación. Puede aprender a comunicarse bien en los negocios con algunos consejos útiles. Estas estrategias se

1. Escribe con propósito

En el mundo de los negocios, tener un propósito claramente definido en todo lo que haces es fundamental, y la escritura no es una excepción. La escritura con propósito comienza antes de que empieces a escribir. Primero, necesita saber por qué está escribiendo y usar su habilidad de comunicación comercial para mostrar claramente ese propósito en su escritura. La escritura con propósito lo ayuda a crear una comunicación escrita que vaya al grano en menos palabras. El tiempo es de gran valor en los negocios, por lo que llegar al punto rápidamente es útil.

2. Evite las palabras de moda y la jerga

Cada industria tiene sus palabras de moda y su jerga. El diccionario Merriam-Webster define una palabra de moda como "una palabra o frase que suena importante, generalmente técnica, a menudo con poco significado, utilizada principalmente para impresionar a los legos". La definición de jerga es “La terminología técnica o característica de una actividad o grupo especial”. Los buenos escritores pueden transmitir significado sin estas palabras innecesarias o, a veces, confusas. Ejemplos de palabras de moda de negocios incluyen:

• sinergia
• Fruta madura
• Volver
• Fuera de la caja
• Ágil
• Aprovechar
• mueve la aguja
• Bucear profundo
• Banda ancha
• Base en la nube
• Línea de fondo
• Enfoque holístico
• Cultura de la empresa
• piratería de crecimiento

Los acrónimos también pueden ser un tipo de jerga o palabra de moda que se debe evitar, a menos que sean muy conocidos en su industria. En su lugar, use opciones de palabras más precisas o deje estos términos fuera de su escritura por completo.

3. Elimina la emoción

La escritura comercial no es una escritura emotiva. Si bien algunos tipos de escritura comercial se enfocan en la persuasión, utilizará hechos y confianza para persuadir, no un lenguaje muy emocional. Eso no significa que no puedas explicar tu entusiasmo o emoción en tu escritura. Solo tenga cuidado de que las emociones y las palabras emocionales no impulsen la comunicación, y opte por una estructura de oración simple y una comunicación clara y fáctica.

4. Adverbios de límite

Los adverbios son palabras que modifican verbos así como otros modificadores. Si usa un verbo fuerte, no necesitará un adverbio para modificarlo. Lea su comunicación comercial y vea dónde puede limitar el uso de adverbios. Por ejemplo, puedes decir esto:

• El cliente le gritó al miembro de su equipo.

El adverbio "en voz alta" no es necesario para transmitir el significado apropiado aquí. Gritar es fuerte para que puedas decir:

• El cliente le gritó al miembro de su equipo.

5. Sea breve

Tanto las oraciones como los párrafos en la comunicación comercial deben ser breves y directos. Use estructuras de oraciones simples y evite las oraciones corridas a toda costa. Si puede decir algo en menos palabras de las que eligió, revíselo para que sea la versión más corta. La comunicación larga y prolongada no es apropiada en el ajetreado mundo de los negocios. Si tiene un párrafo largo o un correo electrónico que necesita enviar, busque una manera de dividirlo. Los fragmentos de texto más pequeños son más fáciles de digerir para el lector que los largos.

6. Organiza tus pensamientos

Cuando escribe trabajos académicos, generalmente comienza con un esquema. El esquema te ayuda a organizar tus pensamientos en un patrón claro y bien pensado. Ayudaría si hicieras lo mismo con la escritura comercial. Incluso si no crea un esquema formal, asegúrese de organizar las ideas. Por lo general, para la comunicación comercial, comenzará con la información más importante o el propósito de la comunicación, seguida de los hechos o la información adicional que el lector necesita saber.

Mantenga la información menos importante hacia el final de la comunicación. La organización de sus pensamientos también significa usar palabras de transición a medida que pasa de una oración a otra. Esto crea una sensación de cohesión y fluidez en tu pieza. Además, hace que el significado sea más fácil de absorber.

7. Elabora tu escritura de manera concisa

Mantenga su estilo de escritura limpio y conciso. Use fuertes habilidades de comunicación para decir lo que quiere decir claramente sin palabras innecesarias. La redacción concisa es importante en los negocios porque el lector normalmente no tiene mucho tiempo para leer un documento, especialmente un correo electrónico comercial. Por lo tanto, deben poder escanear el documento comercial para obtener la información que necesitan sin demora.

8. Conoce a tu audiencia

La comunicación efectiva, ya sea hablada o escrita, requiere conocer a su audiencia. Conocer a su lector le dice si el lector entenderá o no una frase o terminología en particular, y lo ayudará a llegar a ellos con su significado. Conocer a su audiencia lo ayuda a elegir el tono y el vocabulario para transmitir su significado más fácilmente. También te permitirá establecer el nivel adecuado de profesionalismo que la audiencia espera de ti.

9. Usa un tono profesional

La escritura comercial efectiva no va a ser muy personal. Si bien puedes transmitir un tono amistoso, debes mantener el profesionalismo. A veces esto viene con el entrenamiento de escritura, pero a menudo proviene de la experiencia. Considera leer tu artículo en voz alta después de que termines de escribirlo. ¿Transmites una voz amistosa pero profesional, o suena como si estuvieras hablando con un buen amigo? Luego, mejora tu escritura, eliminando las contracciones y la terminología de la jerga para que suene más profesional.

10. Narrar en voz activa

La voz activa implica que el sujeto de una oración realice la acción de la oración. Por lo tanto, escribir en voz activa crea oraciones más fuertes y concisas. Lo opuesto a la voz activa es la voz pasiva, y debes evitarla cuando sea posible en tu escritura. Aquí hay un ejemplo de una oración de un correo electrónico comercial que usa voz pasiva:

• La carta ha sido enviada a todos los departamentos.

En esta oración, la carta no está realizando la acción (enviar). Por lo tanto, está en la voz pasiva. Reformúlelo diciendo:

• Tom envió la carta a todos los departamentos.

Esto dice lo mismo pero indica quién envió la carta. También transmite el significado con menos palabras y es una oración más fuerte. Es posible que haya momentos en los que la voz pasiva sea tu única opción, pero evítala cuando puedas.

11. Indique hechos, no opiniones

Su opinión es menos importante en la comunicación empresarial que otras formas de comunicación. Sin embargo, es probable que obtenga mejores resultados si declara hechos respaldados con datos en su comunicación. Es posible que se enfrente a momentos en los que necesite expresar su opinión en su comunicación comercial. En estos casos, deja en claro que el lector está leyendo tu perspectiva y opinión, no un hecho conocido. Esta divulgación ayudará al lector a tomar decisiones informadas sobre la información que presenta.

12. Eliminar errores gramaticales

La buena escritura comercial debe estar libre de errores gramaticales fundamentales. Enviar comunicaciones comerciales con errores gramaticales hace que usted y su organización se vean menos profesionales. Por lo tanto, ya sea que esté escribiendo un correo electrónico o un informe, revise cuidadosamente para reducir la cantidad de errores. Si escribir no es su habilidad más importante, puede usar un corrector gramatical, como Grammarly, para ayudarlo. Recuerde, sin embargo, que incluso el mejor corrector gramatical depende de la tecnología para hacer su trabajo. Siempre revise usted mismo antes de enviar cualquier escrito comercial.

13. Muestre confianza al escribir

Un correo electrónico o boletín eficaz para un entorno empresarial transmitirá una sensación de confianza. Puedes aprender a escribir con confianza cambiando tu vocabulario y evitando la voz pasiva. Mantener su escritura directa y fuerte transmitirá un alto nivel de confianza. La confianza en su escritura también la hará más efectiva. El lector sentirá más confianza en usted y en su capacidad para ayudarlo con sus necesidades comerciales si su escritura se siente segura.

14. Mantenga el formateo simple

Mantén el formato simple cuando escribas una carta comercial, un memorando o un informe. Los encabezados y subtítulos pueden ayudar a guiar al lector a través de la información, pero evite formatos complejos como fuentes sofisticadas y el uso excesivo de notas al pie. Recuerde, desea crear un trabajo que el lector pueda escanear rápidamente para obtener la información necesaria. Por lo tanto, use párrafos cortos, espolvoree gráficos donde corresponda y use fuentes profesionales en un tamaño que las personas puedan leer fácilmente para evitar frustrar o confundir a sus lectores.

15. Muestre la adaptabilidad para diferentes tipos de escritura

La escritura comercial incluye muchos tipos diferentes de escritura. Como escritor de negocios, es posible que deba escribir:

• Notas
• Correos electrónicos
• Informes
• Publicaciones en redes sociales
• Publicaciones de blog
• Mensajes directos
• Cartas de negocios

Sepa cómo adaptar su estilo de escritura para que coincida con estas diferentes plataformas de comunicación. Por ejemplo, un informe puede tener párrafos más largos que un correo electrónico comercial, y una publicación en las redes sociales permitirá un lenguaje más personal que una carta comercial.

16. Mantén un tono humano

Si bien la profesionalidad es importante, aún desea que su escritura transmita un tono humano. Cíñete al vocabulario cotidiano que usarías al hablar con un cliente. Mantén un tono agradable y optimista en tu escritura. Una forma de saber si ha mantenido su toque personal en su escritura es leerlo en voz alta cuando haya terminado de escribir una pieza. Si parece que fluye bien y no se siente demasiado elevado cuando lo lee en voz alta, entonces probablemente sea lo suficientemente amigable.

17. Mantente constante

Una de las habilidades de escritura comercial más desafiantes para adoptar es la consistencia. Su negocio es una marca que necesita tener una voz consistente y clara. Una mejor escritura comercial implica mantener una voz de consentimiento en todo lo que escribe para su marca. A menudo, una empresa creará pautas de marca para sus escritores. Aprender a estudiar este documento y aplicarlo a su escritura lo hará más consistente y lo convertirá en un mejor escritor.

18. Redacte un llamado a la acción

La mayoría de las comunicaciones comerciales requieren una llamada a la acción, que es una declaración que indica lo que desea que haga el lector. Si escribe una pieza de marketing, la llamada a la acción sería solicitar una muestra, una demostración o una compra. Si está escribiendo un correo electrónico, puede pedirle al lector que envíe una respuesta. Si está haciendo una presentación, su CTA podría hacerle preguntas a la audiencia. El CTA debe aclararle al lector lo que quiere que haga con la información que presentó. Por lo tanto, debe ser conciso y directo. No debe dejar ninguna pregunta en la mente del lector sobre lo que debe suceder ahora que ha leído lo que escribió.

19. Completa una edición final

Finalmente, en todos los escritos comerciales que complete, realice una verificación final de dos cosas: claridad y brevedad. Primero, lea su artículo para asegurarse de que sea claro. Luego, léelo como si no conocieras el tema. ¿Transmites lo que necesitas transmitir? A continuación, lea el artículo para asegurarse de que sea lo más breve posible. ¿Ha incluido toda la información esencial pero nada más? Mantenga solo palabras y oraciones que sean importantes para el significado de la comunicación. Elimine tanto como sea posible sin cambiar el significado de la pieza y estará listo para enviar su borrador final al destinatario previsto.

Al editar la gramática, también recomendamos tomarse el tiempo para mejorar el puntaje de legibilidad de un escrito antes de publicarlo o enviarlo.

Si aún necesita ayuda, nuestra guía de gramática y sintaxis explica más.