5 hábitos de correo electrónico para mantener su bandeja de entrada (y compañeros de trabajo) feliz

Es ese raro y hermoso lunes cuando llegas temprano a la oficina. Tu viaje al trabajo no fue tan molesto como de costumbre, tu café todavía está caliente y todavía no hay nadie cerca. Su corazón se acelera ante esta deliciosa oportunidad de realizar un trabajo real sin las distracciones habituales.

Abres tu computadora portátil solo para descubrir veintisiete correos electrónicos no leídos. Tus hombros se desploman con desesperación. ¿Cuántos de estos importan? ¿Alguno de ellos? ¿Qué pasa si uno lo hace y te lo pierdes? Mejor empezar a tamizar.

Su frustración aumenta cuando se da cuenta de que una docena de estos no le conciernen en absoluto: alguien de otro departamento decidió "conectarlo" en su discusión sobre un artículo que envió su acupunturista. Desplazándose hacia abajo, eso fue antes, veamos. . . otros seis intervinieron, estilo responder a todos. Argh. Respiraciones profundas.

Las torpezas y perturbaciones del correo electrónico son muchas, pero hemos notado algunas que son especialmente vilipendiadas: el tipo de errores que un modelo de etiqueta de correo electrónico como usted nunca cometería. Guíe a sus colegas con el ejemplo: aquí está nuestra cuenta regresiva de buenos hábitos de correo electrónico para tener en cuenta.

5 Evite el hacinamiento de CC

Chet, el nuevo redactor publicitario de su empresa, está redactando algunas palabras para que las utilice Pauline en el departamento de diseño. El ayudante de Pauline, Brandon, la reemplazará el jueves, por lo que Chet también lo imita. Tengo que ser minucioso.

Chet tampoco está seguro de estar resumiendo con precisión la explicación de Gwyn sobre su próximo lanzamiento, así que ¿por qué no copiarla a ella también para aclararlo? Gwyn dijo algo acerca de que la redacción necesita una revisión legal, por lo que, Chet razona, es mejor conectar a esos tipos. Y Mia, la gerente del proyecto, odia no saber qué está pasando, así que, bueno, ya ves a dónde se dirige esto. Aléjate del botón de enviar, Chet.

Una tarea relativamente pequeña puede convertirse rápidamente en una pesadilla para todo el personal si no eres juicioso. E incluso si tienes buenas intenciones y buenas razones, los humanos decentes a veces hacen cosas indecentes con el botón de responder a todos. ¿Estás dispuesto a arriesgarte?

Si es vital enviar un correo electrónico a muchas personas a la vez, considere poner sus direcciones en el campo BCC, para que aquellos que respondan no obstruyan docenas de otras bandejas de entrada.

Otra solución para Chet podría ser dividir esta tarea en partes más pequeñas: actualizar a los diseñadores en un correo electrónico, comunicarse con Gwyn en otro, pasar por el corral legal y preguntar cuándo pueden hablar e informar a Mia en la reunión de planificación de esta tarde. Hablando de que . . .

4 Sepa cuándo y cuándo no enviar un correo electrónico

El correo electrónico es una buena herramienta, pero a menudo es un mal sustituto de la conversación en tiempo real, en particular del tipo en el que necesita espacio para hacer o responder preguntas de seguimiento y aclarar a medida que avanza. Algunos ejemplos:

• ¿Consultar con recursos humanos sobre su nuevo plan de seguro? Una explicación exhaustiva por correo electrónico suena como una tarea para leer, y mucho menos para escribir. Toma un bloc de notas y háblalo.
• ¿Consultar a un experto sobre un asunto técnico complejo? Algunas conversaciones de ida y vuelta pueden ayudarlo a comprender los detalles más rápidamente que el correo electrónico.
• ¿Discutir detalles confidenciales con el departamento de nómina o el abogado de la empresa? Es posible que su carpeta Enviados no sea el mejor depósito para secretos tan sabrosos.

La otra cara de este acto de equilibrio es saber cuándo debe enviar un correo electrónico. A veces, el asunto simplemente no merece una conversación completa. Momentos como estos son cuando brilla el correo electrónico.

Si el problema es urgente, como hoy, ahora urgente, es mejor que envíe un mensaje en lugar de esperar a que los destinatarios revisen su bandeja de entrada.

3 No olvides el asunto

No todos vacían su bandeja de entrada todos los días, o tal vez nunca.

Un reportero que recibe cien correos electrónicos cada día, algunos cruciales y otros tontos, podría evaluar cuáles le parecen dignos de su tiempo para abrir. Tales juicios rápidos dependen de la línea de asunto. Suponiendo que no desea que su correspondencia con personas ocupadas se ignore para siempre, debe dejar en claro por qué está escribiendo y que es importante.

Además, sé breve. No es necesario que su línea de asunto parezca un micropoema del contenido de su correo electrónico.

Consejo profesional: algunos usuarios de correo electrónico veteranos, que desconfían de la posibilidad de enviar una nota a medio escribir, no colocan una dirección de correo electrónico válida en la línea Para hasta que estén listos para enviar. En su lugar, pegan temporalmente la dirección del destinatario en la línea de asunto, donde será fácil de encontrar y mover una vez que llegue el momento. Este último paso puede ser un recordatorio útil para completar esa línea de asunto.

2 Ni un respondedor "+1" ni un reenviador

Respetar las bandejas de entrada de las personas significa tomar posesión de lo que dice tu carpeta de enviados sobre ti.

Un colega que escribe un correo electrónico reflexivo y lúcido que alegra su día merece algo mejor que un emoji de aprobación con el pulgar hacia arriba. Este tipo de respuesta "+1" es similar a decir "frijoles geniales" y cambiar de tema cuando un amigo te ofrece llevarte al aeropuerto. ¿No quieres mostrar un poco más en forma de aprecio, o al menos reconocimiento?

Del mismo modo, un hilo enredado de tareas pendientes, seguimientos y tal vez-alguien-en-finanzas-pueda-responder-esas incertidumbres rara vez mejora al compartirlo con aún más personas. Cuando te conviertes en parte de la compañía de malabares de mensajes reenviados, constantemente desviando mensajes en direcciones aleatorias sin tener en cuenta lo que significan o para quién, significa que nada de lo que estás escribiendo o compartiendo realmente importa. Puedes hacerlo mejor.

1 No embosques a la gente hablando casualmente de su jefe

Suponga que ha estado enviando correos electrónicos de un lado a otro con alguien, diciéndole algo que no quiere escuchar. Has logrado mantener las cosas relativamente educadas hasta ahora: "No, lo siento, ese plazo no es realista", estás diciendo. “Sí, entiendo su preocupación, pero el equipo legal dice que no podemos cambiar esa redacción”.

Luego viene la bomba en su siguiente respuesta: están enviando CC a su gerente. Aparentemente, esta persona no está satisfecha con sus respuestas y ha decidido que se debe escalar. Uf.

Hay muchas ocasiones en las que tiene sentido agregar al jefe de alguien a un hilo, pero esta no es una de ellas. Este tipo de ataque furtivo deja a la gente sintiéndose quemada; su próxima interacción con ellos probablemente no será cordial. En otras palabras, no es un buen aspecto. Y corre el riesgo de quemar puentes la próxima vez que tengan que trabajar juntos.

Afortunadamente, este es fácil de evitar; todo lo que tienes que hacer es no sorprender a la gente tratando de usar a su jefe como garrote.

Gracias por leer hasta aquí, y por favor absténgase de presionar responder a todos en su respuesta.