¿Qué es un caso de negocio?

Un caso de negocio es un documento presentado a las partes interesadas de la empresa que describe las razones para llevar a cabo un proyecto o una decisión comercial. Se desarrolla durante la fase inicial de un proyecto y examina cómo y por qué una empresa debería abordar un problema u oportunidad de negocio específico.

Presentar un caso de negocio requiere más que una buena idea y una actitud positiva. Se necesita una redacción profesional eficaz que convenza a las personas que se encuentran al otro lado de la mesa de conferencias de que su propuesta es buena.

Explicaremos qué es un caso de negocio y por qué es necesario. También le brindaremos consejos sobre cómo redactar su próximo caso de negocios y le explicaremos en qué se diferencia de un plan de negocios.

¿Qué es un caso de negocio?

Un caso de negocio es un documento escrito para convencer a las partes interesadas de la empresa de que un proyecto beneficiará a su organización a largo plazo. El documento identifica un problema u oportunidad de negocio, una solución propuesta y alternativas, el costo, las partes interesadas del proyecto y los riesgos y beneficios de buscar la solución.

En otras palabras, aborda el quién, el qué, el por qué y el cómo de cuestiones empresariales específicas.

Este documento explica por qué utilizar el tiempo o los recursos de una empresa para abordar un problema específico es una buena idea. Una buena redacción puede ayudarle a comunicar la importancia de abordar un problema y lograr que se apruebe su idea. Por ese motivo, evite utilizar jerga, ya que es posible que las personas que revisen su caso de negocio no tengan experiencia en el tema.

Cuando se identifica y evalúa una idea de proyecto, una parte interesada escribe un caso de negocio, que presenta a un ejecutivo, la junta directiva o los accionistas de la empresa para su aprobación.

Una vez aprobado, el proyecto pasa a la fase de planificación. El caso de negocio será útil durante esta fase porque habrá identificado las estrategias y el tiempo y costo necesarios para llevar el proyecto a buen término. Comenzar una fase de planificación de un proyecto sin un caso de negocio puede generar confusión o retrasos en el futuro.

¿Cuándo utilizar un caso de negocio?

Debe utilizar un caso de negocio siempre que necesite justificar el uso de dinero, tiempo, personas u otros recursos para un proyecto. Por ejemplo, si una empresa de medios quisiera ampliar su presencia en línea, escribiría un caso de negocio explicando cómo eso beneficiaría a la empresa y cuánto costaría. El caso de negocio también proporcionaría alternativas al proyecto, detallaría los riesgos y delinearía una estrategia para llevar el proyecto a su cumplimiento.

También debe utilizar un caso de negocio para crear una hoja de ruta del proyecto identificando las partes interesadas, los presupuestos y los cronogramas clave.

Algunas empresas pueden requerir un caso de negocios antes de aprobar decisiones importantes, como actualizar computadoras o mudar oficinas.

Una vez que haya presentado un caso de negocio, las partes interesadas revisarán el documento antes de aprobarlo. Si no están convencidos de que un proyecto valga la pena, pueden revisar o rechazar el caso de negocio.

¿Qué debe incluir un caso de negocio?

Hay cuatro elementos clave que se deben incluir en un caso de negocios: resumen ejecutivo, finanzas, definición del proyecto y organización del proyecto.

1 Resumen ejecutivo

Su resumen ejecutivo es el qué y el por qué de su caso de negocio. Esta descripción general concisa identifica el problema u oportunidad de negocio, propone una solución y explica por qué beneficiaría a la empresa.

Aunque es lo primero que leen las partes interesadas, debería ser lo último que escriba porque primero deberá analizar el alcance del proyecto.

2 Finanzas

La sección de finanzas es donde hablarás sobre dinero.

Esta sección contiene información sobre cuánto cuesta el proyecto, cómo pagarlo, los impactos en el flujo de caja y el retorno de la inversión (ROI) esperado. La sección financiera de un caso de negocio la leen principalmente las personas que aprueban la financiación, pero también puede ser de interés para los accionistas u otras personas con intereses financieros en la empresa.

3 Definición del proyecto

La definición del proyecto ocupa la mayor parte de un caso de negocio. Describe por qué es necesario un proyecto (sus objetivos, riesgos, beneficios y partes interesadas clave) y proporciona un plan de proyecto. En otras palabras, proporciona más información sobre qué, por qué, quién y cómo del proyecto.

Un caso de negocio sólido proporciona información general sobre el proyecto y su necesidad. Por ejemplo, un caso de negocio para iniciar un programa de influencers en una empresa de medios discutiría el aumento de la popularidad de las redes sociales y cómo los influencers pueden beneficiar a las empresas.

Las partes interesadas clave pueden ser personas del equipo o personas ajenas a la empresa con experiencia o recursos que puedan ayudar al proyecto. Esta sección debe examinar si existe necesidad de colaboración interdepartamental y si existen limitaciones u obstáculos, como proyectos en curso.

Por último, debe analizar varias opciones para abordar este problema. Apunte a tres a cinco alternativas y aborde las implicaciones de no continuar con el proyecto.

4 Organización del proyecto

La organización del proyecto describe la gobernanza del proyecto o la cadena de mando de las personas que implementan un proyecto. Esto incluye delegar responsabilidades a personas de todos los niveles, estructurar diferentes niveles de toma de decisiones y desarrollar un sistema de informes de progreso para mantener a la empresa actualizada sobre el proyecto.

Caso de negocio versus plan de negocios

Un caso de negocio y un plan de negocios cubren muchos de los mismos temas, pero existe una diferencia significativa entre los dos. Un caso de negocio trata sobre un proyecto o asunto empresarial singular, mientras que un plan de negocios abarca todas las partes de una empresa durante un período más largo.

Por ejemplo, una editorial puede desarrollar un caso de negocios para discutir la adquisición de una nueva publicación dentro de un año. La misma empresa puede crear un plan de negocios para examinar opciones para aumentar los ingresos generales durante cinco años.

Ejemplo de caso de negocio

Descubra si su empresa cuenta con plantillas de casos de negocio prediseñadas. De cualquier manera, utilice este ejemplo de caso de negocio como guía para conseguir la aprobación de su próximo proyecto.

Aquí, estamos tratando de persuadir a una empresa de equipos deportivos para que produzca equipos de pickleball. Tenga en cuenta que un caso de negocio real probablemente requerirá mucha más información de la que presentamos aquí.

Resumen ejecutivo

Se espera que el mercado mundial de pickleball esté valorado en 155.400 millones de dólares para 2033, y se espera que los compradores individuales representen más de la mitad de la demanda de equipos de pickleball, según expertos de la industria.

Nuestra empresa no produce equipos de pickleball, aunque producimos productos similares y tenemos un nombre de buena reputación en la industria de equipos deportivos. Al producir y vender equipos de pickleball, podemos establecer nuestro lugar en el mercado en crecimiento y ampliar nuestra cartera de negocios. Se estima que se pueden ganar 20 millones de dólares al año a través de esta empresa.

Finanzas

Los costos esperados de este proyecto se estiman en $1 millón.

Investigación y desarrollo: 250.000 dólares

Comercialización: 250.000 dólares

Fabricación y capacitación: $500.000

Anticipamos alcanzar un punto de equilibrio en nuestros primeros seis meses de producción y alcanzar unos ingresos anuales estimados de 20 millones de dólares en cinco años. El proyecto obtendría dinero de un fondo de reserva utilizado por la empresa para financiar nuevas empresas.

Definición del proyecto

El proyecto busca afianzarse en el mercado mundial de pickleball mediante la producción y venta de equipos de pickleball. Nuestra empresa ha producido equipos deportivos durante 100 años y está bien posicionada para convertirse en un actor importante en esta industria en crecimiento, que se espera que esté valorada en 155,4 mil millones de dólares para 2033.

Los actores clave son los equipos de Investigación y Desarrollo, Marketing, Finanzas y Fabricación. Investigación y Desarrollo tendría la tarea de crear un producto confiable dentro de un precio determinado por Finanzas. Ese proceso debería llevar de uno a tres meses. Luego, Marketing llevará el producto a grupos de interés público durante un mes para evaluar el interés del público.

Luego, Investigación y Desarrollo realizarán los cambios finales y Fabricación comenzará la producción un mes después. Esperamos que los productos lleguen a los lineales seis meses después de su aprobación final.

Alternativas

Subcontratar la producción: plazos de producción más rápidos y costos más bajos, aunque los equipos serían menos confiables y tendrían más probabilidades de ser devueltos, lo que reduciría nuestros márgenes de ganancias.

Manténgase alejado del mercado del pickleball: pierda unos ingresos anuales estimados en 20 millones de dólares.

Busque otras oportunidades de pickleball, incluidos patrocinios: no es nuestra área de especialización.

Organización del proyecto

En cuanto a las responsabilidades y roles de toma de decisiones, los departamentos deben seguir la gobernanza de proyectos estándar de la empresa. Los gerentes asociados proporcionarán actualizaciones diarias a los supervisores de su departamento. Cada supervisor de departamento proporcionará actualizaciones semanales a la junta directiva y al director ejecutivo.

Preguntas frecuentes sobre casos de negocio

¿Qué es un caso de negocio?

Un caso de negocio es un documento que se utiliza para persuadir a las partes interesadas de la empresa a llevar a cabo un proyecto. Identifica un problema u oportunidad de negocio y una solución. Luego traza cuánto costaría el proyecto, cómo lograrlo y cómo beneficiaría a la empresa.

¿Qué debe incluir un caso de negocio?

Un caso de negocio debe incluir cuatro componentes clave:

• Un resumen ejecutivo que explique el proyecto, por qué debe aprobarse y sus beneficios.
• Una sección de finanzas que describe cuánto costaría el proyecto, el retorno de la inversión esperado y cualquier proyección de ingresos.
• Una definición del proyecto que establece el alcance del mismo.
• Un sistema organizado para supervisar la implementación del proyecto.

¿Cuándo debería utilizar un caso de negocio?

Utilice un caso de negocio siempre que intente persuadir a las partes interesadas de la empresa para que aprueben el uso de bienes o recursos para un determinado proyecto o gasto.

¿En qué se diferencia un caso de negocio de un plan de negocio?

Un caso de negocio se refiere a un aspecto de una empresa o de un proyecto en particular. Un plan de negocios cubre toda la empresa durante un período más largo.