Lo que se debe y lo que no se debe hacer en la etiqueta del correo electrónico empresarial

Pocas cosas pueden empañar tanto su marca profesional como un correo electrónico equivocado y mal escrito. Un clic en el botón "enviar" puede marcar la diferencia entre un intercambio comercial exitoso y un posible problema de recursos humanos o un conflicto con compañeros de trabajo. Y aunque los estadounidenses envían cientos de miles de correos electrónicos al día, esto no debe darse por sentado.

Ya sea que sea un profesional senior o un novato en la oficina, aquí hay 13 cosas que debe recordar sobre lo que se debe y no se debe hacer en la etiqueta del correo electrónico comercial.

Preste atención a la línea de asunto

Escriba una línea de asunto clara y concisa que refleje el cuerpo del correo electrónico. Evite líneas de asunto con palabras generales como "Hola", "Touching Base" o "FYI" y no deje la línea de asunto en blanco.

Utilice un saludo adecuado

"Hola" y "Hola" comunican falta de profesionalismo y madurez. Comience su correo electrónico con frases como "Buenos días", "Buenas tardes", "Buenas noches" o "Hola". “Buenos días” o “Saludos” son otras frases utilizadas con frecuencia en el ámbito internacional.

Utilice una introducción

En culturas como la de EE. UU., la mejor práctica es que el remitente se presente por nombre y apellido con alguna información general en las primeras líneas. Por ejemplo, “Estimada Sra. Mandell: Mi nombre es Sharon Schweitzer, fundadora de Access to Culture. Me recomendó a usted. . .” o “Mi nombre es Sharon Schweitzer y soy una experta en negocios internacionales y le escribo sobre. . .” Esto es especialmente importante cuando se presenta a nuevos contactos, clientes potenciales, clientes y empleadores que desean saber cómo recibió su información de contacto.

Conozca la cultura

Al enviar correos electrónicos a personas de culturas indirectas, es un protocolo adecuado y una buena práctica investigar las costumbres del país. Por ejemplo, en Japón es educado, apropiado y habitual preguntar sobre el tiempo en la primera frase de un correo electrónico empresarial. Por el contrario, no sería apropiado enviar un correo electrónico presentándose a un posible contacto japonés. En las culturas indirectas, las presentaciones sólo las realizan terceros que se respetan mutuamente debido a la costumbre; Los correos electrónicos fríos se ignoran, eliminan, bloquean y/o marcan como basura.

No incluyas humor ni sarcasmo

Los correos electrónicos pueden malinterpretarse fácilmente a través de texto sin contexto. El humor es específico de una cultura. Evite tanto el humor como el sarcasmo en los correos electrónicos, ya que el destinatario puede sentirse confundido o, peor aún, ofendido.

Verifique dos veces sus archivos adjuntos

Cuando adjunte un archivo, tenga la amabilidad de tomarse unos segundos más para pegarlo también en el cuerpo del correo electrónico. Esto muestra consideración hacia el destinatario, ahorrándole tiempo y riesgo al abrir archivos adjuntos. ¿Esto le lleva más tiempo? Sí. ¿Vale la pena? Sí.

No presione "Responder a todos"

Evite utilizar "Responder a todos" a menos que todos necesiten saberlo. Cuando el C-Suite (CEO/COO) o el asistente administrativo envía un correo electrónico a 10 miembros del personal solicitando voluntarios para un proyecto de servicio comunitario, responda al administrador, no a los 10 miembros. ¿Por qué hacer que otras diez personas eliminen tu correo electrónico? Responder a todos es una función para las deliberaciones en curso sobre un tema en particular.

Responda oportunamente

Responder dentro de las 24 horas es una cortesía común. Si deja a alguien colgado por más tiempo, no sólo será percibido como grosero, sino que podría costarle negocios a largo plazo. Si involuntariamente hizo esperar a alguien más de 24 horas o surgieron circunstancias atenuantes, explique cortésmente la situación y exprese sus disculpas.

No uses emojis

Esos pequeños íconos sonrientes y que guiñan un ojo son para mensajes de texto. Son inapropiados y poco profesionales en un correo electrónico comercial. Los emoticones pueden desviar los correos electrónicos a un filtro de spam o a un buzón de correo no deseado, y pueden parecer inmaduros y poco profesionales.

Proteja la privacidad

El correo electrónico es público. Aunque se elimine un correo electrónico, los servicios en línea y los programas de software pueden acceder a los mensajes en el disco duro. Antes de hacer clic en "enviar", considere lo que podría suceder si un colega de negocios, su competidor, un empleador, el FBI o cualquier destinatario no deseado lee su correo electrónico. Piénselo de esta manera: ¿Cómo se vería mi correo electrónico si se publicara en Facebook?

No seas negativo

No es apropiado enviar comentarios negativos por correo electrónico. Un correo electrónico con letras mayúsculas connota ira en un correo electrónico. Estos mensajes antagónicos causan incomodidad mucho después de que se haya enviado y recibido el correo electrónico. Si debe transmitir malas noticias por correo electrónico, utilice palabras objetivas y exponga los hechos. La comunicación cara a cara es mejor cuando se transmiten malas noticias.

Hacer revisión

Verifique y vuelva a verificar si hay errores ortográficos y gramaticales. Estos errores lo harán parecer poco profesional y reducirán la probabilidad de que el correo electrónico se tome en serio. El software de correo electrónico viene con muchas herramientas profesionales, como el corrector ortográfico, úselas.

No olvides la conversación más cercana

Al informarle al destinatario que no es necesaria una respuesta, el ciclo del correo electrónico no continúa a perpetuidad. Cierre con "No es necesaria respuesta", "Gracias de nuevo", "Nos vemos en la reunión de la junta directiva el martes" o "Avíseme si puedo ser de mayor ayuda". Termine su correo electrónico con un cierre como "Saludos cordiales", "Saludos cordiales", "Atentamente", "Gracias" u otra frase apropiada.