Lo que se debe y no se debe hacer en la etiqueta de los correos electrónicos comerciales

Pocas cosas pueden empañar su marca profesional como un correo electrónico equivocado y mal escrito. Un clic en el botón "enviar" puede ser la diferencia entre un intercambio comercial exitoso y un problema potencial de recursos humanos o un conflicto entre compañeros de trabajo. Y aunque los estadounidenses envían cientos de miles de correos electrónicos al día, no debe darse por sentado.

Ya sea que sea un profesional senior o un novato en la oficina, aquí hay 13 cosas que debe y no debe hacer en la etiqueta del correo electrónico comercial.

Preste atención a la línea de asunto

Escriba una línea de asunto clara y concisa que refleje el cuerpo del correo electrónico. Evite las líneas de asunto con palabras generales como "Hola", "Tocando la base" o "FYI", y no deje la línea de asunto en blanco.

Utilice un saludo adecuado

“Hola” y “Hola” comunican falta de profesionalismo y madurez. Comience su correo electrónico con frases como "Buenos días", "Buenas tardes", "Buenas noches" o "Hola". “Buen día” o “Saludos” son otras frases utilizadas con frecuencia en el ámbito internacional.

Utilice una introducción

En culturas como la de EE. UU., la mejor práctica es que el remitente se presente por su nombre y apellido con alguna información de fondo en las primeras líneas. Por ejemplo, “Estimada Sra. Mandell: Mi nombre es Sharon Schweitzer, fundadora de Access to Culture. Me refirió a usted por . . .” o “Mi nombre es Sharon Schweitzer y soy una experta en negocios internacionales y le escribo sobre . . .” Esto es especialmente importante cuando te presentas a nuevos contactos, clientes potenciales, clientes y empleadores que quieren saber cómo recibiste su información de contacto.

Conoce la cultura

Al enviar correos electrónicos a personas de culturas indirectas, es un protocolo adecuado y una buena práctica investigar las costumbres del país. Por ejemplo, en Japón, es cortés, apropiado y habitual preguntar sobre el clima en la primera oración de un correo electrónico comercial. Por el contrario, sería inapropiado enviar un correo electrónico presentándote a un posible contacto japonés. En las culturas indirectas, las presentaciones solo las realizan terceros mutuamente respetados debido a la costumbre; los correos electrónicos fríos se ignoran, eliminan, bloquean y/o marcan como basura.

No incluya humor y sarcasmo

Los correos electrónicos pueden malinterpretarse fácilmente a través de texto sin contexto. El humor es específico de la cultura. Evite tanto el humor como el sarcasmo en los correos electrónicos, ya que el destinatario puede sentirse confundido o, peor aún, ofendido.

Verifique dos veces sus archivos adjuntos

Cuando adjunte un archivo, tenga la amabilidad de tomarse unos segundos adicionales para pegarlo también en el cuerpo del correo electrónico. Esto muestra consideración hacia el destinatario, ahorrándole tiempo y riesgos al abrir archivos adjuntos. ¿Esto te lleva más tiempo? Si. ¿Vale la pena? Si.

No haga clic en "Responder a todos"

Evite usar "Responder a todos" a menos que todos necesiten saberlo. Cuando el C-Suite (CEO/COO) o el asistente administrativo envía un correo electrónico a 10 miembros del personal solicitando voluntarios para un proyecto de servicio comunitario, responda al administrador, no a los 10 miembros. ¿Por qué hacer que otros diez eliminen tu correo electrónico? Responder a todos es una función para las deliberaciones en curso sobre un tema en particular.

Responda oportunamente

Responder dentro de las 24 horas es una cortesía común. Deje a alguien colgando por más tiempo y no solo lo percibirán como grosero, sino que podría costarle negocios a largo plazo. Si sin querer ha hecho esperar a alguien más de 24 horas o si surgieron circunstancias atenuantes, explique cortésmente la situación y exprese sus disculpas.

No uses emojis

Esos pequeños íconos que parpadean y sonríen son para mensajes de texto. Son inapropiados y poco profesionales en un correo electrónico comercial. Los emoticonos pueden desviar los correos electrónicos a un filtro de correo no deseado o a un buzón de correo no deseado, y pueden parecer inmaduros y poco profesionales.

Proteja la privacidad

El correo electrónico es público. Aunque se elimine un correo electrónico, los servicios en línea y los programas de software pueden acceder a los mensajes en el disco duro. Antes de hacer clic en "enviar", considere lo que puede suceder si un colega de negocios, su competidor, un empleador, el FBI o cualquier destinatario no deseado lee su correo electrónico. Piénselo de esta manera: ¿Cómo se vería mi correo electrónico si se publicara en Facebook?

No seas negativo

No es apropiado enviar comentarios negativos por correo electrónico. Un correo electrónico en todas las letras mayúsculas connota ira en un correo electrónico. Estos mensajes antagónicos causan incomodidad mucho después de que se haya enviado y recibido el correo electrónico. Si debe transmitir malas noticias por correo electrónico, use palabras objetivas y exponga los hechos. La comunicación cara a cara es mejor cuando se transmiten malas noticias.

Revisar

Verifique y vuelva a verificar la ortografía y los errores gramaticales. Estos errores lo hacen parecer poco profesional y reducirán la probabilidad de que el correo electrónico se tome en serio. El software de correo electrónico viene con muchas herramientas profesionales, como el corrector ortográfico, utilícelas.

No olvides la conversación más cerca

Al informar al destinatario que no se necesita una respuesta, el ciclo del correo electrónico no continúa a perpetuidad. Cierre con "No es necesario responder", "Gracias de nuevo", "Nos vemos en la reunión de la junta el martes" o "Por favor, hágame saber si puedo ser de más ayuda". Termine su correo electrónico con un cierre como "Mejor", "Saludos cordiales", "Sinceramente", "Gracias" u otra frase apropiada.