Cómo escribir un correo electrónico de consulta comercial con ejemplos
Publicado: 2022-03-22¿Alguna vez le resultó complicado redactar una consulta comercial? No estás solo. Puede ser tedioso, pero escribir correos electrónicos de consulta comercial educados y profesionales es una habilidad esencial en la vida laboral moderna.
Una consulta comercial bien escrita que sea clara y concisa comunicará su solicitud de manera efectiva. Debe garantizar una respuesta rápida con toda la información que necesita para realizar su trabajo.
Para ayudarlo, hemos desglosado el proceso, describiendo las partes fundamentales de la elaboración de un correo electrónico efectivo para consultas comerciales. Hemos proporcionado un conjunto de pautas y mejores prácticas que ayudarán a cualquiera a crear la consulta perfecta. También le presentaremos el formato de correo electrónico de consulta comercial, le proporcionaremos ejemplos y le mostraremos cómo enviarlos con confianza, y más rápido, gracias a nuestra plantilla de correo electrónico de consulta comercial.
Para cuando haya leído esta publicación de blog, habrá adquirido el conocimiento y las habilidades que le brindan la mejor oportunidad de obtener la información que desea, cuando la desea y de comenzar cada nueva relación con el pie derecho.
¿Qué es una consulta comercial?
Comencemos por definir qué es una consulta comercial.
Una consulta es una solicitud de información.
Una consulta comercial es una solicitud formal de información de una organización.
Algunas de las razones por las que puede querer enviar un correo electrónico de consulta comercial incluyen:
- Solicitar un catálogo, precios o información sobre un producto
- Solicitar detalles de un servicio
- Querer una muestra del producto
- Preguntar por la disponibilidad de espacio, por ejemplo, en un hotel o exposición.
Estas son solo algunas de las razones, pero existe una gama casi ilimitada de situaciones en las que se necesita solicitar información de otra empresa.
En cierto sentido, la investigación comercial se puede definir como el primer paso para formar una relación con una empresa. Después de todo, lo escribe para obtener más información sobre el servicio, el producto o la empresa que considera usar, comprar o asociarse. La característica principal es que esta comunicación tiene como objetivo solicitar información más detallada de la empresa.
Bien, entonces necesitas hacer una consulta comercial. Claro, podrías simplemente enviarle un mensaje a alguien y decir: "¿Puedes enviarme XXX" o "Quiero YYY". Sin embargo, eso podría dañar su reputación y la de cualquier empresa a la que represente.
Cuando escribimos en línea, muchos de nosotros tenemos la tendencia de escribir de manera conversacional, según descubrieron los investigadores. Si bien este enfoque puede ser adecuado cuando se escribe a un amigo, ser informal puede percibirse como grosero, descortés e incluso poco profesional en las comunicaciones comerciales.
También hay diferencias notables, particularmente cuando se comunica con empresas en diferentes países o culturas. Por ejemplo, es más probable que los estadounidenses hagan cumplidos. Por el contrario, los académicos descubrieron que los coreanos van directo al grano cuando comparan los hábitos de correo electrónico de las dos naciones. Al apegarse a una estructura establecida, evita la posibilidad de confusión intercultural.
El principio básico del correo electrónico es comunicarse con "claridad y empatía", dice Erica Dhawan, experta en comunicaciones y colaboradora de Harvard Business Review. Su consejo es que debe reducir la velocidad y concentrarse tanto en lo que dice como en cómo lo dice, o podría afectar la percepción que una empresa puede tener de usted.
Estamos totalmente de acuerdo. Es por eso que creamos nuestra guía completa sobre el tema. El resto de esta publicación de blog lo ayudará a evitar problemas y errores comunes al crear un correo electrónico de consulta comercial.
Cómo escribir un correo electrónico de consulta comercial: la guía completa
Es hora de empezar a escribir. Cada consulta comercial debe seguir un formato estándar que dicta su estructura y un conjunto de pautas que dan forma a su contenido. Las siguientes tres partes lo ayudarán a navegar estos matices en cualquier situación.
¿A quién se dirige su correo electrónico de consulta comercial?
Antes de poner lápiz sobre papel y guiarlo a través de cómo escribir un correo electrónico solicitando información, comencemos identificando quién lo recibirá.
La pregunta clave es: ¿estás escribiendo a una cuenta de correo personal o corporativa?
Muchas organizaciones tienen una dirección de correo electrónico genérica para consultas (como hola@ o info@). Al escribir a dichas direcciones de correo electrónico, debe ser formal y directo. Esencialmente te estás dirigiendo a una organización.
Un correo electrónico personal le permite contactar a una persona directamente, dirigiéndose a ella con su nombre. Usar el nombre de alguien puede crear una conexión instantánea, pero puede ser culturalmente inaceptable dentro del mundo de los negocios.
Nuestro consejo es que seas cauteloso. Es mejor ser formal que informal. De esta manera, evita el riesgo de molestar u ofender a nadie.
¿Necesita más consejos de etiqueta de correo electrónico? Luego, nuestra guía de reglas y etiqueta de correo electrónico.
El formato estándar de correo electrónico de consulta comercial
Una consulta comercial profesional sigue un formato tradicional que explica claramente lo que desea. Hay cinco aspectos clave para ello:
- Asunto del correo electrónico para la consulta
- Saludo
- Cuerpo
- Clausura
- Cierre de sesión/firma
Veamos en detalle las diferentes partes del formato perfecto de correo electrónico de consulta comercial.
1. Asunto del correo electrónico para consulta
Cuando escriba un correo electrónico para consultas comerciales, mantenga el asunto de su correo electrónico breve, dulce y directo al grano. El mejor asunto de correo electrónico para la copia de consulta es corto, cortés y profesional.
Más adelante detallamos algunos ejemplos de correos electrónicos de consultas comerciales, pero nos enfocamos en mantenerlos en la menor cantidad de palabras posible.
2. Saludo
La clave aquí es seguir la formalidad. A menos que esté en términos de nombre de pila con la persona, evite "Hola", "Hola" o "Hola" y apéguese a los saludos formales probados y comprobados, como "Estimado".
El uso de términos profesionales puede mejorar la forma en que usted y la organización que representa son percibidos. Describimos por qué este es el caso y explicamos cómo iniciar un correo electrónico profesional en nuestra función.
3. Cuerpo
El cuerpo es la carne de su mensaje donde realiza la solicitud. El principio básico al crear un correo electrónico para consultas comerciales es ir directo al grano.
La razón es que todos nos estamos ahogando bajo el peso de la comunicación digital y muchos de nosotros no leemos el correo electrónico completo, dice Matt Plummer. En cambio, lo escaneamos en busca de la información esencial.
Mantenerlo conciso, dulce y directo al grano es fundamental para obtener una respuesta. También reduce el riesgo de malentendidos.
Suponga que está solicitando varios datos a la vez en su correo electrónico de consulta, como solicitar detalles sobre una gama de productos. En ese caso, puede usar viñetas para hacer que sus solicitudes sean más claras y mantener bajo el número de palabras.
4. Cierre
Una vez que haya realizado su solicitud, proporcione una breve declaración de cierre en su correo electrónico de consulta comercial. Aquí es útil describir cómo usará la información y los próximos pasos. Por ejemplo, si está solicitando un catálogo, podría explicar que desea realizar un pedido pronto.
En su cierre, maneje las expectativas. Si necesita información para una fecha específica, dígalo. Además, aclarar los canales de comunicación apropiados. Si le preocupan las llamadas en frío, dígales a las personas cuál es el canal más apropiado para comunicarse con usted.
5. Cierre de sesión/Firma
No olvide agregar una firma apropiada (suyo atentamente, atentamente o similar) y una firma que contenga todos sus detalles, incluidos el nombre, el cargo y los detalles de contacto.
Si le pides a alguien que te envíe algo por correo postal, asegúrate de que tu dirección sea correcta.
¿Quiere saber más sobre cómo enviar un correo electrónico de consulta? Lea nuestra guía sobre cómo finalizar un correo electrónico de manera profesional.
Las mejores prácticas para escribir una consulta comercial
Inspirándonos en Harvard Business Review, hemos producido cinco mejores prácticas para escribir un correo electrónico de consulta con fines comerciales. Siga estos y cada solicitud de información se comunicará de manera clara y efectiva.
- Adaptar el mensaje
- Explica quién eres
- Sea claro sobre lo que quiere, cuándo y por qué
- mantenlo corto y dulce
- Compruébalo (luego vuelve a comprobarlo)
Repasemos estas pautas con más detalle.
1. Personaliza el mensaje
Las personas en los negocios están bajo presión, por lo que cuanto más rápido llegue al punto y más específico sea, más probable será que reciba una respuesta.
Como explicamos anteriormente, las consultas comerciales son comunicaciones formales, así que sea cortés y profesional en lugar de tratar de ser amistoso.
Es posible que el uso de una plantilla de cortador de galletas tomada de un sitio web no comunique o transmita con precisión el mensaje que desea.
Las herramientas avanzadas de soporte de escritura, como Flowrite, pueden ayudarlo a encontrar su voz auténtica. Le permite crear consultas comerciales personalizadas que son educadas, profesionales y con más probabilidades de generar una respuesta rápida.
2. Explica quién eres
Al escribir un correo electrónico de consulta comercial o una solicitud de información, lo que importa es quién es usted. No salte a su solicitud de inmediato. En cambio, dile al lector quién eres.
Esto proporciona al lector una comprensión de la persona con la que se está comunicando y por qué debería tomarte en serio.
3. Sea claro sobre lo que quiere, cuándo y por qué
Los remitentes de correo electrónico sobrestiman la rapidez con la que los remitentes esperan respuestas, según han descubierto los investigadores. Los correos electrónicos de consultas comerciales enviados fuera del horario laboral pueden parecer más urgentes, lo que crea una presión para responder que puede causar estrés.
El punto clave es: cuando envíe un correo electrónico de consulta comercial, sea claro acerca de la información que está solicitando, cuándo la necesita y, sobre todo, por qué.
Según Avery Blank en Forbes, tener claro lo que necesitas y por qué reduce la confusión y hace que sea mucho más probable que recibas una respuesta. La ventaja es que ahorrará tiempo, esfuerzo y la posible vergüenza de tener que enviar una solicitud de seguimiento.
Clarity también puede evitar que reciba cientos de correos electrónicos o llamadas frías. Si desea una respuesta por correo electrónico, dígalo. Si espera una llamada telefónica, solicítela.
No dejes que la persona cuestione.
4. Mantenlo breve y dulce
Los profesionales de negocios están ocupados, así que mantenga su solicitud concisa.
¿Qué tan largo debe ser su mensaje?
Los expertos de Hubspot recomiendan que su correo electrónico tenga entre 50 y 125 palabras. Si bien es posible que no sea posible limitar su mensaje a 125, idealmente debería tener menos de 200 palabras.
5. Compruébalo (luego vuelve a comprobarlo)
La precisión es esencial al escribir un correo electrónico comercial, así que asegúrese de revisar y perfeccionar sus mensajes antes de enviarlos. Si está enviando varios correos electrónicos simultáneamente, vuelva a verificar la información crítica, como el nombre del destinatario y su organización.
Si se está comunicando en un idioma que no es el primero, tenga especial cuidado. Los correctores ortográficos en línea gratuitos pueden tener problemas con el contexto o no comprender términos técnicos o profesionales específicos, por lo que no siempre confíe en sus recomendaciones sin verificar.
Para evitar problemas, pruebe una herramienta de escritura de inteligencia artificial, como Flowrite, que comprende a quién se dirige y la intención de su mensaje.
¿Cuándo debo hacer un seguimiento de una consulta comercial?
Si ha seguido nuestros consejos y orientación anteriores, es probable que reciba una respuesta. Sin embargo, si aún está esperando, puede enviar un correo electrónico de recordatorio.
Hemos cubierto cómo crear correos electrónicos de recordatorio aquí, pero la pregunta sigue siendo: ¿cuándo enviar un correo electrónico de recordatorio de consulta comercial?
Si tu solicitud no es urgente, dale a la persona al menos un par de días para responderte. En casos urgentes, puede enviar un correo electrónico o incluso llamar antes.
En todos los casos, vale la pena ser cortés al considerar cómo escribir un correo electrónico de seguimiento. Es probable que haya una razón genuina por la que alguien no haya respondido a su mensaje.
Ejemplos de correos electrónicos de consultas comerciales
Por lo tanto, hemos esbozado los principios básicos para crear el correo electrónico de consulta empresarial perfecto. Aún así, siempre es útil verlos en la práctica.
Para ayudar a explicar algunos de los puntos fundamentales, hemos creado algunos ejemplos de correos electrónicos de consultas comerciales a continuación.
La precisión y la autenticidad son esenciales al crear una consulta por correo electrónico. Quieres que la gente entienda que hablas en serio, y no lo conseguirás usando una plantilla en la que rellenas los espacios en blanco. En lugar de copiar y pegar, úsalos como inspiración para crear tu correo electrónico.
Mejor aún, usar Flowrite es la forma más fácil y rápida de escribir correos electrónicos de consulta comercial. Con la ayuda de los últimos avances en inteligencia artificial, nuestra herramienta puede generar correos electrónicos auténticos y personalizados que garantizarán que obtenga la información que necesita.
Correo electrónico a una organización
Si está enviando un correo electrónico a una dirección de correo electrónico genérica, mantenga las cosas formales. En este ejemplo de correo electrónico de consulta comercial, solicitamos que se nos envíe un catálogo. Es rápido y fácil, explica lo que quiere, cuándo quiere y por qué.
Correo electrónico a una persona
El formato de este ejemplo de correo electrónico de consulta comercial es esencialmente el mismo que el primero, pero está personalizado para el receptor. Cuando crea una conexión personal, aumenta las posibilidades de una respuesta. Nuevamente, verá cómo manejamos las expectativas al final del correo electrónico de una manera educada pero firme.
Solicitar información detallada
En este ejemplo, queremos más información que nos permita tomar una decisión de compra. Entonces, en lugar de un mensaje largo y prolongado, las viñetas aclaran lo que necesitamos, cuándo y por qué.
Escribir con la plantilla de correo electrónico de consulta comercial de Flowrite
Flowrite es una herramienta de escritura de IA que convierte viñetas breves en correos electrónicos y mensajes completos. Simplemente anote un par de oraciones como instrucciones, seleccione la plantilla correcta y observe cómo se escribe el correo electrónico.
Cuando hablamos de plantillas de correo electrónico, no nos referimos a nada escrito previamente que deba copiar y pegar. En cambio, nuestras plantillas guían a la IA para escribir el tipo correcto de correo electrónico para su propósito desde cero. Este es un ejemplo de nuestra plantilla de consulta comercial en acción.
Como puede ver, el correo electrónico que Flowrite genera para usted es personalizado y tiene en cuenta el contexto. Además, no tiene que obsesionarse con cómo el destinatario puede percibir las opciones de palabras o frases, ya que puede seleccionar el tono del correo electrónico generado. ¿Errores ortográficos y gramaticales? Es fluido en inglés también. ¿Síndrome de la pantalla en blanco? Seleccione la plantilla sin escribir viñetas y Flowrite generará un correo electrónico de ejemplo para usted.
¿Qué debo sacar de esto?
Ahora debe comprender qué es una consulta comercial (y qué no es), el formato correcto de correo electrónico de consulta comercial y algunas de las mejores prácticas para crear correspondencia corporativa. Ahora debería tener claro cómo escribir un correo electrónico de consulta comercial.
Los ejemplos que proporcionamos demuestran cómo puede crear consultas comerciales directas y detalladas que le brinden la confianza para crear las suyas propias.
Nuestro consejo final es abstenerse de copiar y pegar e introducir algo de personalidad en sus comunicaciones profesionales.