Cómo dar formato a una carta comercial en 7 pasos

Escribir una carta comercial formal puede parecer una tarea intimidante, pero no tiene por qué ser difícil. Existen reglas establecidas para el diseño y el tono que puede seguir fácilmente para crear una correspondencia pulida.

Si bien hoy en día la mayoría de las cartas comerciales se envían como documentos digitales, todavía las encontrarás impresas a la antigua usanza. Las cartas comerciales se pueden utilizar para informar a las partes interesadas, proporcionar una carta de referencia, confirmar un empleo o compartir una oferta de trabajo, entre otra correspondencia comercial importante.

En esta guía, analizaremos cómo formatear una carta para fines comerciales utilizando el formulario en bloque. (Otras opciones de formato incluyen el bloque modificado, el semibloque y los formularios con sangría).

Pongámonos manos a la obra.

Dar formato a una carta comercial

Una carta comercial es un documento escrito formalmente que tiene un propósito oficial. Generalmente se envía de una empresa a otra, o a clientes, partes interesadas o empleados. Las cartas con el formato adecuado muestran estructura, uniformidad y organización.

Esto es a lo que debe prestar atención al formatear su carta comercial.

• márgenes
• espaciado
• tamaño de fuente
• DIRECCIÓN
• membrete
• justificación

Cómo dar formato a una carta comercial

Dar formato a una carta comercial no tiene por qué ser abrumador. Hay un proceso simple de seis pasos que se originó en el siglo XII. ¡Eso fue hace nueve siglos! Siga este método probado y verdadero para estructurar la correspondencia formal de manera eficiente y efectiva.

1 Configuración del documento

Antes de comenzar a escribir su carta comercial, configure su fuente en Times New Roman o Arial, tamaño de fuente 12. Alinee su texto a la izquierda y asegúrese de que su escritura esté a espacio simple, con una línea en blanco entre los párrafos. Debe haber un margen de dos pulgadas en la parte superior e inferior del documento y un margen de una pulgada en ambos lados.

2 Información de contacto y fecha

En la parte superior de su carta, agregue su membrete, que incluye el nombre de una persona o empresa y sus datos de contacto. El membrete suele estar centrado o alineado a la izquierda en la parte superior del documento con el nombre y el logotipo de la empresa (si es relevante) en la línea superior, y otra información pertinente, como la ubicación y los detalles de contacto en las líneas siguientes, aunque esa información es opcional.

Debajo del membrete, agregue la información de contacto tanto de usted como del destinatario. A continuación se muestra la información que debe incluir en la parte superior de su carta, en el orden en que debe aparecer.

• Su nombre
• tu puesto de trabajo
• tu empresa
• su dirección comercial
• el número de teléfono de tu empresa
• su dirección de correo electrónico comercial

Omita una línea al final de su información e inserte la fecha en la que escribe la carta. Luego omita otra línea antes de agregar la información de su destinatario.

• el nombre de su destinatario
• el título de su destinatario
• la empresa de su destinatario
• la dirección de la empresa de su destinatario

Una vez más, salta una línea y, en negrita, agrega el asunto de tu carta.

3 saludo

Una carta comercial debe ser un documento formal. El saludo debe coincidir con el carácter profesional de la carta.

A continuación se muestran algunos saludos que podría utilizar para una carta comercial.

• A quien le interese
• Estimado Sr./Sra./Mx. / Dr. [Apellido]
• Estimado [Nombre] (si tiene una relación informal con el destinatario)

4 cuerpo

Ahora es el momento de escribir. Usando líneas de espacio simple con un espacio adicional entre cada párrafo, redacta el cuerpo de tu carta comercial. El cuerpo de la mayoría de las cartas comerciales se divide en tres partes. Trate de mantener la carta en una sola página, lo cual es preferible.

• Introducción:muestre el propósito de su carta. Explique por qué lo está escribiendo, qué espera lograr y una descripción general rápida de la información importante que cubrirá.
• Texto principal: proporcione detalles sobre la información importante que describió en el párrafo introductorio. Puede ser de uno a cinco párrafos.
• Conclusión: Resuma todo lo que ha discutido. Incluya, si es relevante, un llamado a la acción o los próximos pasos.

5 Cierre y firma

Puede resultar incómodo terminar una carta. Sin embargo, un cierre cliché y usado en exceso puede ser perfecto para una carta profesional. Ya sea que elija un cierre formal o informal, manténgalo profesional. Estas son algunas posibilidades.

• Atentamente
• Respetuosamente
• Cordialmente
• Mejor
• Gracias
• Saludos

Debajo del cierre, deje de cuatro a seis líneas en blanco para que pueda firmar el documento después de haberlo impreso o mediante una aplicación de firma electrónica. Después de esas cuatro líneas, escriba su nombre completo y su título en la línea debajo de su nombre.

6 gabinetes (opcional)

Si tiene documentos que desea incluir con su carta, como un formulario o un currículum, puede anotarlo escribiendo "Adjunto(s):" seguido de una lista de los otros documentos, unas líneas debajo de su cierre.

7 Revisión

Antes de enviar su carta, tómese el tiempo para revisarla. Una carta profesional no sólo tiene el formato correcto, sino que su gramática, puntuación y ortografía también deben estar libres de errores. Ejecute una revisión gramatical y considere su tono para asegurarse de que suene profesional.

Ejemplos de formato de carta comercial

1 Ejemplo de carta comercial en formato bloque

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 de noviembre de 2023

Sr. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Asunto: Logística de Celebración Navideña

Estimado señor Grinch,

Le escribo para pedirle ayuda para que nuestra celebración navideña sea más grande y brillante que nunca. Dado que nos ayudó en el pasado a facilitar la celebración, esperamos que esté dispuesto a colaborar nuevamente este año.

Me imagino un abeto blanco de 84 pies de altura para nuestro árbol de Navidad de este año, uno de Auburn, Pensilvania. Requerirá cierta logística de transporte. Además, esperamos realizar paseos en trineo con renos reales. Como el año pasado, llevaremos el cartel del municipio. Además, nos gustaría instalar un anfiteatro móvil en el centro de la ciudad con luces, bengalas y una máquina de niebla para comenzar el espectáculo.

Este año buscamos financiación para el árbol de Navidad y su transporte a Whoville. Sin embargo, estaremos encantados de aceptar cualquier otra ayuda que pueda brindarnos. Por favor, déjame saber en qué te gustaría ayudar y me pondré en contacto contigo para darte más información.

Mejor,

[firma]

Cindy Lou Who, organizadora jefe de Navidad Whoville, Inc.

Adjuntos: hoja de costos del árbol de Navidad, lista de oportunidades de voluntariado.

2. Ejemplo de carta comercial en formato bloque

 PROPIEDADES DEL OSO GRANDE 

UNA SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Ángeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 de marzo de 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Mónica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Asunto: Prueba de Empleo

Querida Amanda,

Una empleada suya, Hayley McPhee, ha solicitado un apartamento en uno de nuestros complejos de apartamentos. Me estoy comunicando con usted para obtener prueba de empleo.

Para que se apruebe su solicitud de vivienda, necesito prueba de empleo e información salarial. Envíe esto a la dirección que figura en la parte superior de esta carta lo antes posible. También puedo aceptar esta información por correo electrónico si puedes adjuntarla como PDF.

Aquí hay un resumen rápido de la información que estoy buscando para esta aplicación.

• Una carta que acredite su empleo.
• Resumen de salario

Mejor,

[firma]

Joanne Scott Big Bear Propiedades, LLC