Cómo dar formato a una carta comercial en 7 pasos

Escribir una carta comercial formal puede parecer una tarea intimidante, no tiene por qué ser difícil. Hay reglas establecidas para el diseño y el tono que puede seguir fácilmente para crear una correspondencia pulida.

Si bien la mayoría de las cartas comerciales se envían como documentos digitales en estos días, aún encontrará que se imprimen a la antigua. Las cartas comerciales se pueden utilizar para informar a las partes interesadas, proporcionar una carta de referencia, confirmar el empleo o compartir una oferta de trabajo, entre otra correspondencia comercial importante.

En esta guía, analizaremos cómo dar formato a una carta con fines comerciales utilizando el formulario de bloque. (Otras opciones de formato incluyen el bloque modificado, el semibloque y las formas con sangría).

Vamos a ir al grano.

Dar formato a una carta comercial

Una carta comercial es un documento formalmente escrito que tiene un propósito oficial. Por lo general, se envía de una empresa a otra, o a clientes, partes interesadas o empleados. Las letras correctamente formateadas muestran estructura, uniformidad y organización.

Esto es a lo que debe prestar atención cuando formatea su carta comercial.

• márgenes
• espaciado
• tamaño de fuente
• DIRECCIÓN
• membrete
• justificación

Cómo dar formato a una carta comercial

Dar formato a una carta comercial no tiene por qué ser desalentador. Hay un proceso simple de seis pasos que se originó en el siglo XII. ¡Eso fue hace nueve siglos! Siga este método probado y verdadero para estructurar de manera eficiente y efectiva la correspondencia formal.

1 Configuración del documento

Antes de comenzar a escribir su carta comercial, configure su fuente en Times New Roman o Arial, tamaño de fuente 12. Alinee su texto a la izquierda y asegúrese de que su escritura esté a un espacio, con una línea en blanco entre los párrafos. Debe haber un margen de dos pulgadas en la parte superior e inferior del documento y un margen de una pulgada en ambos lados.

2 Información de contacto y fecha

En la parte superior de la carta, agregue su membrete, que incluye el nombre y los datos de contacto de una persona o empresa. El membrete a menudo está centrado o alineado a la izquierda en la parte superior del documento con el nombre y el logotipo de la empresa (si corresponde) en la línea superior y otra información pertinente, como la ubicación y los detalles de contacto en las líneas a continuación, aunque esa información es opcional.

Debajo del membrete, agregue la información de contacto tanto suya como del destinatario. A continuación se muestra la información que debe incluir en la parte superior de su carta, en el orden en que debe aparecer.

• Su nombre
• su puesto de trabajo
• tu compañía
• tu dirección comercial
• su número de teléfono comercial
• su dirección de correo electrónico comercial

Omita una línea al final de su información e inserte la fecha en que está escribiendo la carta. Luego omita otra línea antes de agregar la información de su destinatario.

• el nombre de tu destinatario
• el título de tu destinatario
• la empresa de tu destinatario
• la dirección de la empresa de su destinatario

Una vez más, omita una línea y, en negrita, agregue el asunto de su carta.

3 Saludo

Una carta comercial debe ser un documento formal. El saludo debe coincidir con la naturaleza profesional de la carta.

Aquí hay algunos saludos que podría usar para una carta comercial.

• A quien le interese
• Estimado Sr./Sra./Mx. / Dr. [Apellido]
• Estimado [Nombre] (si tiene una relación informal con el destinatario)

4 cuerpo

Ahora es el momento de escribir. Usando líneas de espacio simple con un espacio adicional entre cada párrafo, redacte el cuerpo de su carta comercial. El cuerpo de la mayoría de las cartas comerciales se desarrolla en tres partes. Trate de mantener la carta en una sola página, lo cual es preferible.

• Introducción: Muestre el propósito de su carta.Explique por qué lo está escribiendo, qué espera lograr y una descripción general rápida de la información importante que cubrirá.
• Texto principal: Proporcione detalles sobre la información importante que describió en el párrafo introductorio. Esto puede ser de uno a cinco párrafos.
• Conclusión: resuma todo lo que ha discutido. Incluya, si es relevante, una llamada a la acción o los próximos pasos.

5 Cierre y firma

Puede sentirse incómodo terminar una carta. Sin embargo, un cierre cliché usado en exceso puede ser perfecto para una carta profesional. Ya sea que elija un cierre formal o informal, manténgalo profesional. Estas son algunas posibilidades.

• Atentamente
• Respetuosamente
• Cordialmente
• Mejor
• Gracias
• Saludos

Debajo del cierre, deje de cuatro a seis líneas en blanco para que pueda firmar el documento después de haberlo impreso o a través de una aplicación de firma electrónica. Después de esas cuatro líneas, escriba su nombre completo y su título en la línea debajo de su nombre.

6 recintos (opcional)

Si tiene documentos que desea incluir con su carta, como un formulario o currículum, puede anotarlo escribiendo "Adjunto(s):" seguido de una lista de los demás documentos, unas pocas líneas debajo de su cierre.

7 Revisión

Antes de enviar su carta, tómese el tiempo para corregirla. Una carta profesional no solo tiene el formato correcto, su gramática, puntuación y ortografía también deben estar libres de errores. Ejecute una revisión gramatical y considere su tono para asegurarse de que suene profesional.

Ejemplos de formato de carta comercial

1 Ejemplo de carta comercial en forma de bloque

Whoville, Inc.

Cindy Lou Who Whoville, Inc. 12 Who St. Whoville, Wyoming 83002 307-555-9466 [email protected]

1 de noviembre de 2023

Sr. Ethan Grinch Stealing Christmas, LLC 61 Mt. Crumpit Lane Snowflake, Wyoming 83014 307-555-8484

Asunto: Logística de Celebración de Navidad

Estimado Sr. Grinch,

Le escribo para pedirle su ayuda para hacer que nuestra celebración navideña sea más grande y brillante que nunca. Ya que nos ayudó en el pasado facilitando la celebración, esperamos que esté dispuesto a colaborar nuevamente este año.

Me estoy imaginando un abeto blanco de 84 pies de altura para nuestro árbol de Navidad este año, uno de Auburn, Pensilvania. Requerirá algo de logística de transporte. Además, esperamos realizar paseos en trineo con renos reales. Como el año pasado, tendremos el letrero de la ciudad. Además, nos gustaría instalar un anfiteatro móvil en el centro de la ciudad con luces, bengalas y una máquina de niebla para comenzar el espectáculo.

Este año estamos buscando financiación para el árbol de Navidad y su transporte a Whoville. Sin embargo, estaremos encantados de aceptar cualquier otra ayuda que pueda proporcionar. Por favor, hágame saber en qué le gustaría ayudar, y me pondré en contacto con más información.

Mejor,

[firma]

Cindy Lou Who Organizador jefe de Navidad Whoville, Inc.

Documentos adjuntos: hoja de costos del árbol de Navidad, lista de oportunidades de voluntariado

2. Ejemplo de carta comercial en bloque

 BIG BEAR PROPIEDADES 

UNA COMPAÑÍA DE RESPONSABILIDAD LIMITADA

Joanne Scott Big Bear Properties, LLC 12 Bear St. Los Ángeles, CA 90001 310-555-2788 [email protected]

17 de marzo de 2023

Amanda Wellington Burger Haus 100 Aquarium Way Santa Mónica, CA 90401 310-555-3474 [email protected]

Asunto: Prueba de Empleo

Estimada Amanda,

Una empleada suya, Hayley McPhee, solicitó un apartamento en uno de nuestros complejos de apartamentos. Me dirijo a usted para obtener una prueba de empleo.

Para que se apruebe su solicitud de vivienda, necesito prueba de empleo e información sobre el salario. Envíe esto a la dirección que figura en la parte superior de esta carta lo antes posible. También puedo aceptar esta información por correo electrónico si puede adjuntarla en formato PDF.

Aquí hay un breve resumen de la información que estoy buscando para esta aplicación.

• Una carta que acredite su empleo.
• Resumen de salarios

Mejor,

[firma]

Propiedades Joanne Scott Big Bear, LLC