Los 7 mejores ejemplos de escritura comercial: una guía para escritores comerciales

La escritura comercial viene en muchas formas y tamaños. Estudie estos 7 ejemplos de redacción empresarial para aprender a utilizar la comunicación escrita en su empresa.

La escritura comercial es parte de las operaciones comerciales diarias, independientemente del tamaño de la empresa. La estructura de la oración, la elección de palabras y el formato de una comunicación comercial son específicos del tipo de documento que se envía. Los empleados a los que se les pide que elaboren un documento comercial deben comprender los diferentes tipos de escritura comercial que existen. Varios consejos generales de escritura se aplican a todos los tipos de escritura comercial, que incluyen:

• Escribe en voz activa, no en voz pasiva.
• Sea conciso y directo en su comunicación.
• Comprométase a evitar errores tipográficos revisando y usando programas de revisión de gramática y ortografía
• Evite la jerga y las palabras de moda
• Usa acrónimos con moderación

Además, cualquier persona que escriba para una empresa debe comprometerse a trabajar sin errores. La mayoría de las empresas tendrán guías de escritura que cubren el estilo y el tono de sus documentos escritos, y los escritores también deben estudiarlas. Aún así, existe cierta variedad dentro de los diferentes tipos de escritura que se utilizan en los negocios. Aquí hay una lista de ejemplos de escritura comercial que puede estudiar para elaborar trabajos mejor escritos para su empresa u organización.

1. Cartas Comerciales

Las cartas comerciales son una forma de escritura comercial transaccional. Una carta comercial es un documento escrito formal enviado de una persona dentro de una organización a otra. Hay muchas ocasiones en las que alguien podría necesitar usar este tipo de comunicación comercial, que incluye:

• Cartas de propuesta comercial: estas cartas proponen un acuerdo comercial entre dos partes y describen los términos de ese acuerdo.
• Carta de recomendación: se envía una carta de recomendación a un empleador potencial para recomendar a un solicitante para un puesto.
• Cartas de seguimiento: después de una entrevista u otra comunicación en persona, los profesionales de negocios generalmente envían una carta de seguimiento que cubre la conversación o entrevista y cualquier pregunta que surja después.
• Carta de oferta: una carta de oferta describe los términos de una oferta comercial, generalmente cuando hay una oferta de trabajo sobre la mesa.
• Carta de presentación: una carta de presentación acompaña a un currículum o solicitud de empleo.
• Carta de renuncia: Esta carta le dice a una empresa que está notificando que renuncia a su trabajo. La mayoría de las empresas requieren una carta de renuncia dentro de unas pocas semanas de la fecha de finalización.

Aquí hay una plantilla que puede usar al escribir una carta comercial. Tenga en cuenta que saltará una línea entre cada sección:

• Tu información de contacto
• Fecha en formato de mes, día, año
• Cargo del destinatario, nombre de la empresa y dirección
• Saludo, generalmente en formato "Nombre de la persona querida"
• Cuerpo de la carta, a espacio simple para cada párrafo con un espacio entre ellos.
• Llamado a la acción para terminar el cuerpo de la carta que incluye correo electrónico y número de teléfono, si corresponde.
• Cerrando en el formato “Respetuosamente suyo,”
• firma manuscrita
• Nombre escrito

Así es como podría verse esto:

John Smith
Calle Drury 123
Nueva York, NY 12345

20 de abril de 2021

sarah collins
Directora de Recursos Humanos
Tecnología ACME
Calle comercial 123
Nueva York, NY 12345

Estimada Sra. Collins,

Le escribo para informarle sobre nuestro próximo evento tecnológico en Nueva York y para invitarlo a ser un orador principal. El evento se llevará a cabo del 15 al 18 de septiembre en el hotel Raddison.

En los últimos cinco años, he observado su experiencia en recursos humanos a medida que crecía ACME Tech e incorporaba nuevas personas. Creemos que será un activo para nuestros asistentes que buscan formas mejores de integrar a sus nuevos empleados en sus empresas de tecnología.

El paquete de su orador incluirá alojamiento, comidas y un modesto honorario.

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo en [email protected] o llame al 444-444-4444. Espero escuchar de usted.

Sinceramente

(Firma)

John Smith

2. Correos electrónicos comerciales

Los correos electrónicos comerciales tienen una estructura similar a las cartas comerciales. Sin embargo, también contienen una línea de asunto. En esta forma de comunicación profesional, querrá que la línea de asunto diga de quién es el correo electrónico y por qué se envía. Dentro del correo electrónico, seguirás el mismo formato que una carta comercial, pero omitirás la información de contacto y la fecha en la parte superior. La estructura de la carta debe ser similar. En la firma, cierre la carta con su nombre, título, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Así es como puede ajustar la carta comercial anterior para que se ajuste al formato del correo electrónico:

Asunto: Invitación al orador principal de septiembre

Estimada Sra. Collins,

Le escribo para informarle sobre nuestro próximo evento tecnológico en Nueva York y para invitarlo a ser un orador principal. El evento se llevará a cabo del 15 al 18 de septiembre en el hotel Raddison.

En los últimos cinco años, he observado su experiencia en recursos humanos a medida que crecía ACME Tech e incorporaba nuevas personas. Creemos que será un activo para nuestros asistentes que buscan formas mejores de integrar a sus nuevos empleados en sus empresas de tecnología.

El paquete de su orador incluirá alojamiento, comidas y un modesto honorario.

Si tiene alguna pregunta, comuníquese conmigo a [email protected] o llame al 444-444-4444. Espero escuchar de usted.

Sinceramente

John Smith, coordinador de marketing, Tech Events Inc.

[email protected] 444-444-4444

3. Notas

Un memorando o memorándum es una forma breve y concisa de comunicación que generalmente se envía a un grupo de personas dentro de una empresa. Por lo general, se usa para anunciar algún tipo a los miembros de la organización. Los memorandos tienen una plantilla específica para el encabezado, que es:

• MEMORÁNDUM
• PARA: (nombres completos de los lectores y cargos)
• DE: (nombre completo y título del remitente)
• FECHA: (Fecha completa)
• ASUNTO: (Asunto breve que indica detalladamente el punto principal del memorándum)

El memorando en sí tiene una introducción que reafirma el tema en una oración. Los párrafos del cuerpo brindan razones para el anuncio u otro propósito del memorando. Termina con un párrafo final que resume los puntos y recuerda a los lectores lo que se supone que deben hacer con la información contenida. Aquí hay un ejemplo de una nota práctica:

Para: El equipo de recursos humanos

De: John Smith, Gerente

Fecha: 20 de abril de 2021

Asunto: Uso inapropiado de aplicaciones telefónicas durante el horario laboral.

equipo de recursos humanos,

Me ha llamado la atención que algunos en la oficina pasan demasiado tiempo en el reloj jugando con sus teléfonos.

Investigaciones estadísticas recientes han encontrado que las personas que dedican tiempo a los juegos telefónicos cuestan alrededor de $ 1 millón al año para la empresa promedio. Esa es una pérdida que no podemos permitirnos.

No queremos poner reglas innecesarias, así que sea más consciente sobre el uso de su teléfono. Recuerda, estás en horario de empresa.

Gracias,

Juan Smith, Gerente

4. Manuales

Los manuales brindan información que los empleados necesitan para hacer bien su trabajo. Esto incluye las reglas de la oficina o empresa y los procedimientos que deben seguirse para trabajar para la empresa. Los manuales de empleados son esenciales en términos de la legalidad del empleo. Si algo no está claramente descrito en el manual, es posible que los empleados no sean responsables de esas acciones. También deben ser claros e instructivos, para que los empleados puedan leerlos y comprender claramente las expectativas. Si bien cada empresa tendrá sus propias reglas, algunos de los componentes de la mayoría de los manuales para empleados incluyen:

• Declaración de misión e historia de la empresa
• Declaraciones legales
• Código de vestimenta
• Horas y compensación
• Políticas de horas extras
• Beneficios
• Responsabilidades y expectativas
• vacaciones de la empresa y tiempo libre pagado
• Oportunidades de promoción
• Reglas de viaje y reembolso

Mostrar un ejemplo de un manual es imposible debido a su extensión, pero aquí hay un extracto que muestra cómo podría sonar un manual. Este ejemplo proviene de Indeed.com.

2. Código de vestimenta

Le proporcionaremos cuatro camisetas con nuestro nombre y cuatro delantales blancos a la cintura. Puedes elegir tus camisetas en tres colores y tallas. Usted es responsable de llevarse las camisas y los delantales a casa y lavarlos después de su turno. Se pueden reemplazar de forma gratuita si se estropean en el trabajo o en otro lugar. Los empleados pueden usar jeans sin agujeros, pantalones y faldas, y pantalones cortos que no superen las seis pulgadas por encima de la rodilla. No se permiten calzas ni otra ropa de entrenamiento. Puede usar cualquier calzado, pero debe estar cerrado por razones de seguridad.

5. Informes comerciales

Los informes comerciales son escritos informativos que muestran los resultados de la organización o información sobre un proyecto. Por lo general, estos informes contienen datos e investigaciones y se envían a los líderes o partes interesadas para ayudarlos a tomar decisiones para el negocio. Hay muchos tipos de informes que una empresa puede hacer, incluidos informes sobre:

• Cumplimiento
• Investigaciones
• Factibilidad
• Recomendaciones para el negocio.

Las partes de un informe comercial incluyen:

• Resumen ejecutivo
• Tabla de contenido
• Introducción
• Cuerpo, que puede ser viñetas en lugar de párrafos
• Conclusión
• Referencias
• Apéndice opcional

Aquí hay un ejemplo de un extracto de un informe comercial:

En 2021, ACME Tech firmó diez nuevos clientes y las redes sociales fueron esenciales para conseguir esos clientes. Este informe resume el alcance de nuestra presencia en las redes sociales y proporciona resultados que pueden ayudarnos a aumentar nuestros esfuerzos de marketing en el próximo año.

6. Agendas de reuniones

Si bien sería ideal que todos los empleados asistieran a todas las reuniones, a veces esto no es posible. Las agendas de las reuniones son guías breves sobre los temas tratados en una reunión de negocios. Esta es también una de las formas informativas de la escritura comercial. Las agendas de las reuniones se escriben antes de la reunión y guían la dirección de la reunión. Están escritos en forma de esquema o viñetas para que el líder de la reunión pueda ver fácilmente lo que debe suceder. Después de la reunión, se puede enviar la agenda a las personas que no pudieron asistir, para que sepan lo que pasó. Aquí hay un ejemplo de una agenda:

AGENDA DE LA REUNIÓN

Fecha: 20 de abril de 2021
Hora: 12 h
Lugar: Sala de conferencias

DETALLES DEL ORDEN DEL DÍA

Objetivos: El objetivo de la reunión es discutir estrategias de marketing en redes sociales para implementar para el próximo año fiscal.

Revisa campañas pasadas en redes sociales

Tiempo: 15 minutos
Finalidad: Proporcionar información
Líder: John Smith

una. Mostrar ejemplos de campañas en redes sociales
b. Revisar la efectividad de estas campañas
C. Identifique las campañas que fueron más efectivas.

7. Comunicados de prensa

Los comunicados de prensa se envían a los principales medios de comunicación para anunciar cambios o novedades dentro de la organización. Pueden ser útiles en marketing porque mantienen el nombre de la empresa frente a sus clientes potenciales y también pueden ayudar a fomentar el entusiasmo por los buenos cambios para la empresa. Sin embargo, los comunicados de prensa rara vez se utilizan para malas noticias, con el objetivo de mejorar el marketing con ellos. Los comunicados de prensa utilizan un tono profesional y buenas técnicas de redacción comercial. Nunca tienen más de 500 palabras y generalmente tienen citas de líderes o partes interesadas. Terminan con un contenido repetitivo "acerca de nosotros" que apunta al negocio. Aquí hay un ejemplo de un comunicado de prensa:

ACME Tech anuncia nuevo director ejecutivo

El nuevo líder llega en un momento de crecimiento sin precedentes para la empresa tecnológica de Nueva York.

NUEVA YORK, NY, 20 de abril de 2021: ACME Tech, una empresa de tecnología con sede en Nueva York, anunció el miércoles que incorporará un nuevo director ejecutivo. Gerald Fitzgerald se unirá a la empresa en septiembre al comienzo de su año fiscal.

El CEO interino expresó su entusiasmo por la incorporación. “Estoy encantado de traer un líder tan fuerte a nuestra empresa cuando experimentamos un crecimiento sin precedentes. Espero asociarme con Gerald para llevar a ACME Tech a nuevas alturas”.

Se espera que el Sr. Fitzgerald se concentre fuertemente en la presencia de la compañía en las redes sociales y en traer productos nuevos e innovadores al mercado.

Acerca de ACME Tech

ACME Tech es una empresa de tecnología de Nueva York que se enfoca en productos innovadores de empresa a empresa. Son conocidos por sus productos de software CRM específicamente.

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