Los 12 mejores consejos de escritura comercial que cualquiera puede usar

Si recién está comenzando su carrera comercial o es un profesional experimentado, estos consejos de redacción comercial lo ayudarán a llevar su comunicación en el trabajo al siguiente nivel.

Cuando se encuentra en un puesto que requiere que cree comunicaciones comerciales de alto nivel, es fundamental que trabaje constantemente para desarrollar sus habilidades de redacción comercial. Ya sea que esté mejorando la estructura de sus oraciones para crear una buena escritura comercial o tratando de aumentar su uso de la voz activa en lugar de la voz pasiva para aumentar la claridad de su escritura, mejorar sus habilidades puede ayudarlo a crear una escritura comercial más efectiva que capte su mensaje. a través de.

Aquí, veremos algunos consejos que puede usar para crear una comunicación más efectiva y desarrollar mejores técnicas de redacción comercial.

1. Conozca a su audiencia

No importa en qué tipo de escritura esté trabajando, conocer a su audiencia es clave para usar las habilidades de comunicación adecuadas que le permitirán transmitir su punto de vista. Si está escribiendo un memorando que detalla los últimos cambios de investigación para sus superiores, adoptará un enfoque diferente al de escribir una actualización trimestral para los miembros de la junta. Cuando conoce a su audiencia, puede adaptar su documento comercial para cumplir con su nivel de conocimiento, ya sea incluyendo los términos técnicos con los que están familiarizados o tomando el tiempo y el espacio necesarios para ponerlos al día sobre los últimos cambios en su industria. .

2. Temas de investigación a fondo

Cuando está trabajando para desarrollar una pieza de comunicación comercial rápidamente, puede ser tentador hacer una investigación superficial. En su lugar, tómese su tiempo para profundizar en los temas que está discutiendo. Este no es solo un movimiento inteligente para ayudarlo a convertirse en un mejor escritor de negocios, sino que también le proporcionará la información que necesita cuando un supervisor o miembro de la junta inevitablemente lo detenga en el pasillo para discutir un punto de su escrito.

Si siente que necesita más tiempo del que su supervisor le ha permitido para completar la cantidad de investigación que requiere su escritura comercial, no dude en comunicarse con ellos y explicarles cómo retrasar la fecha límite lo apoyaría tanto a usted como a la empresa.

3. Conozca su propósito

Con algunos tipos de escritura comercial, el punto principal es claro. Tal vez esté escribiendo una actualización para su equipo sobre un problema específico en el que ha estado trabajando para resolver, o le esté proporcionando a su junta directiva una actualización financiera para el trimestre. Estos tipos de comunicación escrita tienen un propósito claro, lo que facilita que te mantengas encaminado mientras escribes.

Sin embargo, para otros tipos de comunicación, puede ser más difícil llegar al punto, especialmente si no está seguro de cuál es el punto. Si está escribiendo una actualización para los electores o proporcionando un informe de progreso a su jefe, haga todo lo posible para aclarar los puntos que está trabajando para cubrir antes de comenzar a escribir. Su trabajo será más accesible y su audiencia apreciará su enfoque conciso.

4. Anticípese a las preguntas

Cuando llegue al final de su redacción comercial, tómese un momento para imaginar que es un miembro de su audiencia. Haz tu mejor esfuerzo para asumir su nivel de conocimiento sobre tu trabajo. Ahora, regrese al comienzo de su escrito e intente leerlo a través de sus ojos. ¿Qué preguntas probablemente tendrían? ¿Qué partes de su escritura serían difíciles de entender para ellos? Al anticipar las preguntas que su audiencia podría tener y trabajar las respuestas en su escritura, puede crear una pieza de comunicación más precisa y efectiva.

5. Esquema antes de escribir

Una vez que sepa el propósito de su escritura comercial, puede ser útil desarrollar un esquema antes de comenzar su trabajo de escritura real. Poner sus puntos principales en papel puede facilitar la profundización en la introducción de su escritura y puede ayudarlo a decidir cuánto tiempo y espacio dedicar a cada área de enfoque. Si tiene dificultades para completar el esquema, no se preocupe, incluso anotar uno o dos puntos principales y algunos detalles de apoyo puede ayudarlo a avanzar en la dirección correcta cuando no esté seguro de por dónde empezar.

6. Evite complicarse demasiado

Puede ser tentador mostrar su conocimiento de la industria cuando escribe para los negocios, pero resista la tentación de exagerar la jerga técnica cuando escribe. Si hay una alternativa simple a una palabra complicada, úsela. Cuando mantiene su escritura simple, está facilitando que su audiencia entienda sus ideas.

Si bien es probable que tu audiencia lea a un nivel alto, se recomienda apuntar a un nivel de lectura de secundaria o preparatoria en tu trabajo. No está tratando de dar una clase en la universidad cuando está enviando una comunicación comercial; está tratando de transmitir una idea a su audiencia de manera rápida, eficiente y con sentido. No se preocupe por tratar de impresionar a la gente en el mundo de los negocios con un vocabulario elaborado. Estarán mucho más impresionados por su capacidad para articular sus puntos de manera simple pero precisa.

7. Léalo en voz alta

Cuando lee su trabajo en voz alta, puede ser más fácil encontrar puntos con frases incómodas o gramática incorrecta. A menudo, nuestros ojos pasan por encima de estos temas durante el proceso de revisión. Si te sientes cómodo, pedirle a un amigo que lea tu trabajo en voz alta puede darte más perspectiva sobre cómo se verá tu escritura ante tu audiencia. Trate de no ser demasiado duro consigo mismo por errores simples cuando esté escuchando su trabajo; regrese y haga las correcciones necesarias antes de seguir adelante con el envío de su comunicación a los demás.

8. Elimina el relleno

Puede ser tentador llenar el cuerpo de su correo electrónico u otra comunicación comercial con palabras de relleno, especialmente si está tratando de demostrar que comprende profundamente la tarea. En el mundo de los negocios, sin embargo, la palabrería innecesaria está mal vista. Querrás mantener tu escritura lo más concisa posible. Pregúntese si su audiencia obtiene la información que necesita de su comunicación y, de ser así, termínelo ahí. Si necesita llenar un espacio en un boletín informativo u otro tipo de actualización y no tiene información relevante, pregúntele a su supervisor si puede comunicarse con otro departamento para combinar las actualizaciones.

9. Olvídese de la jerga comercial

Cuando complete su redacción comercial, tómese un minuto para regresar y buscar palabras que la mayoría de la gente no entendería. Sin embargo, no hay problema si tiene términos específicos de la industria que no puede cambiar. Si ha usado jerga innecesariamente, sáquela y use una palabra menos complicada.

Las palabras de moda no convencerán a su audiencia de que sabe de lo que está hablando y pueden restarle el tono profesional que desea lograr en su comunicación empresarial. Desea que sea lo más simple posible para que las personas que lean su comunicación comercial entiendan lo que está tratando de decir. Mantener su vocabulario simple puede hacer que la lectura de su comunicación sea más eficiente.

10. Pide ayuda

Si eres nuevo en la escritura comercial, puede ser difícil descubrir exactamente cómo organizar tus comunicaciones comerciales. Esto puede ser especialmente cierto si su estilo de escritura suele ser más adecuado para las redes sociales o la escritura persuasiva, o si nunca ha trabajado como escritor profesional en una capacidad empresarial.

Cuando pidas a otros comentarios sobre la escritura de tu negocio, hazles saber que no solo estás pidiendo ayuda con los errores tipográficos. En su lugar, dígales que quiere comentarios sobre cómo hacer que su escritura sea más concisa y apropiada para su audiencia. Es una decisión inteligente ejecutar su primer borrador de cartas comerciales y otras comunicaciones con su supervisor o director de comunicación, especialmente si todavía se está acostumbrando a la guía de estilo de su empresa.

11. Comprometerse a mejorar

Cuando recién comienza a escribir sobre negocios, tiene sentido que se sienta inseguro y nervioso acerca de si se está comunicando con sus colegas y superiores en el estilo y formato correctos. Como cualquier habilidad nueva, puede tomar tiempo desarrollar su escritura técnica. Mantener el compromiso de mejorar no solo atraerá la atención de su supervisor, sino que también ayudará a aumentar su confianza. El uso de correctores ortográficos, tomar cursos de escritura en línea o en persona y el uso de correctores gramaticales (como Grammarly y el editor de Hemingway) pueden ayudarlo a aumentar su confianza en sus habilidades de escritura comercial.

12. Usa un corrector gramatical

Un buen corrector gramatical es la forma más fácil de encontrar y corregir rápidamente errores gramaticales y de puntuación en sus informes, correos electrónicos y documentos comerciales. Puede instalar un corrector gramatical como una aplicación de escritorio o un complemento para su herramienta de escritura de correo electrónico o procesador de texto preferido. Debería detectar estos errores casi al instante. Luego, puede encontrar y corregir más errores gramaticales de los que detectará el corrector gramatical incorporado en su sistema operativo.

Grammarly es uno de nuestros mejores correctores gramaticales para profesionales de negocios. Descubra por qué en esta revisión de Grammarly.