Cómo elegir el canal de comunicación adecuado para cada tarea

Nos comunicamos con los compañeros de trabajo a lo largo de la jornada laboral de diversas maneras. Pero a veces es difícil saber qué canal es mejor para cada mensaje. ¿Es mejor enviar un DM a alguien en una plataforma de mensajería o enviar un correo electrónico? ¿Publicar comentarios en un canal público o enviarlos de forma privada? ¿Escribir pensamientos en un documento compartido o compartirlos en una llamada telefónica?

Es muy probable que su herramienta de comunicación profesional predeterminada sea el correo electrónico. Según Harvard Business Review , los trabajadores pasan el 80% de su tiempo comunicándose con sus colegas por correo electrónico. Aunque claramente es una opción popular, no siempre es el mejor método de comunicación para todos los escenarios.

Pero con tantos canales de comunicación disponibles en el lugar de trabajo, puede que no siempre sea obvio cuál es el modo más efectivo. Aquí hay una guía de los diferentes canales, cómo pueden usarse dentro de su equipo y cómo elegir el mejor en el momento.

Comunicación asincrónica vs. sincrónica

Antes de determinar qué tipo de canal se adapta mejor a sus necesidades, es útil comprender cómo debe interactuar con sus compañeros de trabajo para transmitir su mensaje. Desglosaremos dos tipos de comunicación: asincrónica y sincrónica.

Puede sonar complejo, pero comprender las diferencias entre la comunicación asíncrona y la síncrona es bastante simple. Asíncrono significa que la comunicación "no existe ni ocurre al mismo tiempo". Un ejemplo es enviar una carta. Sincrónico , por lo tanto, significa "que existe o se produce al mismo tiempo" y describe dónde están presentes las partes e interactuando simultáneamente, por ejemplo, en una llamada telefónica. La comunicación asíncrona no permite una respuesta inmediata, mientras que la comunicación síncrona requiere el procesamiento de la información, seguida de una respuesta, en tiempo real.

Al decidir qué canal de comunicación usar, deberá reflexionar sobre la cultura de su empresa y sus expectativas sobre el mensaje que está comunicando.

Por ejemplo, supongamos que necesita discutir un asunto personal con su gerente. ¿Prefieren un correo electrónico para el que puedan preparar una respuesta y hacer un seguimiento en su propio cronograma, o recomiendan programar una reunión individual? Si es lo último, podría ser necesario un método de comunicación sincrónica, como una reunión en persona.

Tipos de canales de comunicación.

Centro de la empresa o intranet

Mejor para: informes anuales; y seguimientos organizacionales

Como un canal de comunicación asíncrono al que puede acceder una amplia audiencia, una intranet o un centro en línea sirve como panel de control del movimiento de alto nivel dentro de una organización. Ayuda a enviar un mensaje coherente en una plataforma centralizada y oficial.

También mantiene los recursos y la información disponibles en todos los niveles dentro de una organización.

Correos electrónicos

Lo mejor para: compartir actualizaciones y resultados con un equipo o entre departamentos; y resolución de problemas que no son urgentes

El correo electrónico es un tipo de comunicación asincrónica que establece la expectativa de que la respuesta de un destinatario no se necesita de inmediato. Los mensajes enviados por correo electrónico se pueden dirigir a un individuo o a un grupo pequeño. Por ejemplo, se puede enviar un correo electrónico a un equipo sobre un nuevo proceso de protocolo que entrará en vigencia la semana siguiente.

Este método es efectivo porque permite que el remitente comparta la misma información con varias personas y les da tiempo a los destinatarios para procesar la información y compartir sus aportes. Para un mayor éxito con este canal, obtenga más información sobre la etiqueta del correo electrónico comercial .

Reuniones

Lo mejor para: construir buenas relaciones; discutir información sensible y/o privada; comunicar comentarios difíciles ; cuestiones sensibles al tiempo; y colaboración y coordinación

Aunque existe el "agotamiento de las reuniones", las reuniones son un canal de comunicación vital en cualquier organización. Ya sea que haya programado una reunión en persona o una videoconferencia, las reuniones productivas pueden ayudar a los equipos a resolver problemas complejos. Fomenta la lluvia de ideas, la colaboración e incluso la negociación sobre el terreno.

Las reuniones también pueden ser beneficiosas para las interacciones uno a uno, especialmente para desarrollar una buena relación y comunicar comentarios sobre el desempeño. Sin embargo, no todas las reuniones son efectivas; dominar un resumen de la reunión es una excelente manera de garantizar que se retenga la información clave.

Plataformas de mensajería

Lo mejor para: construir la cultura de la empresa; y la colaboración entre varias personas y equipos

Las aplicaciones de mensajería, como Slack, son más populares entre más empleados que trabajan de forma remota. Aunque la mensajería puede parecer distante a veces, ofrece a los usuarios opciones de comunicación asíncrona y sincrónica.

Por ejemplo, un canal público se puede usar para actualizaciones semanales continuas de proyectos entre equipos, o como un lugar para establecer conexiones interpersonales y conversar sobre los fines de semana de los compañeros de equipo. Del mismo modo, las funciones de mensajería o comentarios, dentro de los sistemas de gestión de proyectos como Asana o Trello, son útiles para hacer preguntas o proporcionar comentarios sobre un proyecto o tarea en particular.

Llamada telefónica o videollamada

Lo mejor para: resolución de problemas en una situación de emergencia; mensajes muy importantes; cambios de última hora

Si no es posible programar una reunión, la siguiente mejor opción para la comunicación sincrónica podría ser una llamada telefónica. Las llamadas telefónicas son prácticas cuando se transmiten ideas o información complejas que pueden generar muchas preguntas.

También es una alternativa ideal a la comunicación cara a cara, especialmente cuando se comunica un mensaje sensible o cargado de emociones. Esto se debe a que, aunque una llamada telefónica puede carecer de señales de comunicación visual, ofrece el beneficio de las señales tonales entre las personas que llaman.

El tipo de canal de comunicación adecuado para una situación dada depende de algunos factores. Al comprender los beneficios de cada canal, comprenderá mejor qué opción de comunicación es más efectiva para su objetivo.