Cómo hacer un punto claro y asertivo por correo electrónico

Darle mucho trabajo a alguien, asumir una nueva responsabilidad, pedir libertad de acción, pedir un favor, estar en desacuerdo con alguien, expresar una opinión firme o simplemente saludar después de un largo silencio en la radio: estos temas son difíciles en una conversación y cuando intenta abordar un tema difícil por correo electrónico, puede haber aún más en juego.

Grammarly ha elaborado una guía de mejores prácticas para enviar correos electrónicos sobre temas difíciles sin parecer agresivo, exigente o grosero. Cuando llegue el momento de enviar un correo electrónico de este tipo, asegúrese de tomar AIM.

¿Qué es AIM, preguntas? Se trata de su audiencia, intención y mensaje. Es un consejo útil para las comunicaciones estratégicas en general y puede ser muy útil cuando escribe un correo electrónico con un mensaje desagradable, una gran solicitud o malas noticias generales para su destinatario.

Audiencia: el panorama general

Cuando envía correo electrónico tras correo electrónico a diario, probablemente no esté pensando demasiado en las esperanzas y los sueños de cada persona a la que está escribiendo. Pero para los mensajes grandes y difíciles que tiene que enviar, tómese un tiempo para pensar en su destinatario y en usar el correo electrónico para expresar su punto.

Asegúrese de que el correo electrónico sea el medio adecuado para el mensaje

Con el correo electrónico, tiene mucho tiempo para pensar en su mensaje y elegir cuidadosamente sus palabras. Sin embargo, no obtienes ese elemento humano que puede marcar la diferencia en algunas interacciones difíciles. Hablar en persona te brinda las herramientas del tono de voz, la expresión facial y el lenguaje corporal. Si estás dando malas noticias, puedes demostrar que eres comprensivo. Si está pidiendo un aumento, puede proyectar confianza. Algunas conversaciones deben tener lugar en persona.

Dicho esto, también es posible elaborar su escritura de una manera que demuestre que es un ser humano pensante y afectuoso, pero requiere trabajo. Si usa el correo electrónico, elija sus palabras con cuidado para transmitir el tono correcto que acompañe el contenido de su mensaje.

Conoce a tu destinatario

Algunas personas intercambian bromas e historias personales por correo electrónico antes de ponerse manos a la obra. Otras personas leen la línea de asunto y hacen clic en eliminar (o responder, pero solo si tienes suerte). Si conoce a la persona a la que está enviando un correo electrónico, o algo sobre ella, probablemente pueda aventurarse a adivinar si es el tipo de persona que responde mejor a más información personal y previa o a una solicitud breve y directa.

Por ejemplo, si le pides a tu primo Fred que te envíe sus fotos de calidad profesional de la reunión familiar del verano pasado, probablemente empieces lento:

Asunto: hola y fotos

¡Hola Fred!

¡Todavía tengo buenos recuerdos de nuestra visita a la playa el verano pasado! ¿Cómo fue su carrera de bicicletas durante el fin de semana del Día del Trabajo? Si fue algo como nuestro paseo alrededor del lago, estoy seguro de que llegaste al podio.

Recuerdo que tomaste muchas fotos durante el fin de semana y me encantaría revivir esos recuerdos. ¿Te importaría enviarme algunos de tus favoritos?

¡Gracias y esperamos con ansias nuestra próxima reunión!

Un montón de buenos toques familiares. Y unos cuantos cumplidos tampoco vienen mal.

Por otro lado, si le escribes a un profesor que recibe cientos de correos electrónicos al día, puede ser una buena idea poner tu solicitud en la primera línea, o incluso en la línea de asunto. Por ejemplo:

Asunto: ¿Carta de recomendación antes del 1/15?

Estimado profesor Stone,

Estoy solicitando una beca en Nueva York este verano. Dado mi trabajo como su asistente de investigación, ¿estaría dispuesto a escribirme una carta de recomendación? Aquí hay un enlace con más información.

En pocas palabras: especialmente si realmente necesita una respuesta, intente visualizar los hábitos del destinatario de su correo electrónico y planifique su mensaje en consecuencia.

Intención: define tu objetivo

¿Cuál es el objetivo de su correo electrónico? ¿Cómo quieres que responda el destinatario? Puede ser útil abrir un cuadro vacío de "redactar" y escribir el objetivo de su correo electrónico. Claro, hará muchas modificaciones para asegurarse de que el mensaje final sea discreto, cortés y efectivo. Pero mantener esa idea principal al frente y al centro mientras redactas te ayudará a asegurarte de que tu lector sepa exactamente qué hacer.

Sea estratégico con su tema

Para la mayoría de los destinatarios, no va a hacer su solicitud ni a dar sus noticias en la línea de asunto; se necesita algo de trabajo hasta. Escriba un tema que no revele el resultado final, pero que dé una idea de lo que viene. Aquí hay algunas palabras y frases que podría usar:

• Planificación para
• Responder por
• Solicitud de
• Accion necesaria
• Decisión necesaria
• Firma necesaria

En circunstancias extremas, siempre está el gran, aterrador y en mayúsculas "URGENTE", pero si está tratando de tener tacto, trate de evitarlo a menos que todo lo demás falle.

Pon tu pregunta al frente

Nada dice confianza como salir directamente con el resultado final en la parte superior.

Por ejemplo:

Querido jefe,

Quiero manejar el próximo gran caso de la compañía.

Puede parecer aterrador hacer su demanda desde el principio, pero muestra confianza, responsabilidad y disposición para abordar un problema de frente. Especialmente si estás pidiendo responsabilidad o estás escribiendo a alguien que recibe montones de correos electrónicos todos los días, una buena manera de obtener lo que quieres es decir que lo quieres desde el principio.

Se trata de estructura

Los ingredientes: un asunto que llame la atención del destinatario, un saludo amistoso, una declaración directa del propósito del correo electrónico, cualquier detalle necesario y una despedida amistosa.

La receta: oraciones cortas y directas para transmitir su punto de vista y párrafos con oraciones temáticas claras e informativas. Si tiene un mensaje complicado que no se puede transmitir en cinco o más oraciones, use listas. Las viñetas o listas numeradas tienen varias ventajas:

• son faciles de leer
• Ayudan a resaltar detalles clave.
• Evitan que su correo electrónico parezca un muro de texto

¿Ver?

Mensaje: Elija sus palabras con cuidado

Tiene su audiencia y su intención: ahora necesita diseñar su mensaje para que se adapte mejor a la audiencia, transmita su intención de manera efectiva y lo ayude a lograr sus objetivos de correo electrónico. Después de haber escrito un correo electrónico cortés y cuidadosamente redactado, vuelva a mirar su mensaje. Especialmente si está pidiendo algo o abordando un tema que podría no entusiasmar al destinatario, no se puede exagerar la importancia de una comunicación cuidadosa.

Revisa tu tono para detectar ira, acusación o descaro

Lo que escribiste puede sonarte neutral, pero las palabras pueden parecer condescendientes o agresivas sin una cara y un tono de voz que las acompañen. Si está seguro de que el correo electrónico es la forma correcta de comunicarse, asegúrese de que el correo electrónico que escriba comunique el punto de la manera correcta.

Tome este mensaje, por ejemplo. En persona, las palabras pueden decirse de una manera agradable, pero por escrito, pueden parecer pasivo-agresivas, mandonas o incluso groseras.

Estimado Kevin,

Quería comprobar si vas a terminar tu parte del proyecto grupal a tiempo. Es para el jueves, y tu parte es la última que estamos esperando. ¿Puede decirme si va a terminar sus diapositivas para que podamos concluir la presentación?

gracias, brenda

Es posible que Kevin no sea un gran trabajador, pero el mensaje de Brenda podría hacerlo sentir a la defensiva o insultado. Incluso podría ser contraproducente, haciendo que no quiera continuar con el proyecto. Brenda tendrá mejor suerte con un mensaje como este:

Estimado Kevin,

Espero que las cosas te vayan bien. Solo verificando su estado en el proyecto grupal para asegurarnos de que estamos en la misma página. Como acordamos la semana pasada, usted está a cargo de las diapositivas 4 a 6 y la presentación vence el jueves. Avísame si quieres repasar algo con anticipación.

Gracias por su trabajo en el proyecto, y avíseme si tiene preguntas. brenda

En general, si está diciendo algo que el destinatario no querrá escuchar, siga estos consejos de Psych Central:

• Ponte en el lugar del destinatario y escribe con empatía
• Evite la palabra "debería" o hacer que el destinatario se sienta culpable
• No hagas amenazas ni ultimátums.
• Está bien ofrecer consejos, pero no los des a menos que te los pidan.

Se trata de tratar al destinatario como un ser humano. Y hay más de donde vino eso.

Añade un toque humano

Si estás escribiendo algo que podría parecer acusatorio o enojado, o si estás dando malas noticias, algunas frases simples realmente pueden ayudar a cambiar el tono.

Así es como Brenda suavizó lo que podría haber parecido una acusación para Kevin:

• Espero que te vaya bien (toque humano)
• Solo registrándome (empujón suave)
• Asegurarnos de que estamos en la misma página (dando el beneficio de la duda)
• Gracias por su arduo trabajo (reconociendo el trabajo de Kevin hasta ahora y haciéndolo sentir que es mejor que esté a la altura del cumplido)
• Avíseme si tiene preguntas (ofreciendo ayuda)

Frases como estas pueden ayudar a suavizar un golpe. E incluso si no hay un golpe, pueden mostrar un atisbo de humanidad que hace que cualquier correo electrónico sea un poco más agradable de leer y responder.

Por último, recuerda tu gramática.

No podíamos dejar ese fuera de la lista. Y no solo porque nos gusta la gramática, sino porque escribir oraciones completas con la ortografía y la puntuación adecuadas es una parte importante para comunicar su punto. Escribir correctamente no solo asegurará que seas claro, sino que también te asegurará que te veas profesional, seguro de ti mismo y reflexivo.

Y esos son muy buenos adjetivos en el camino para conseguir lo que quieres.