Reglas de coma esenciales para correos electrónicos comerciales

No nos equivoquemos: la coma ejerce un poder mucho mayor de lo que su humilde apariencia podría sugerir. Muchos escritores utilizan el signo de puntuación como una pausa suave para separar palabras, elementos o cláusulas y puede cambiar el significado o el tono de una oración, dependiendo de cómo se use.

Aprender las reglas de las comas para los correos electrónicos comerciales le garantiza establecer el tono correcto cuando le escribe a su jefe o a un inversionista (o a cualquier otra persona que tenga un impacto en su negocio) y puede eliminar la falta de comunicación. Las comas mal colocadas también han sido la pieza central de algunos fallos judiciales que han costado a las empresas millones de dólares.

En este artículo, analizaremos dónde colocar comas en los saludos de correo electrónico, cómo usarlas en la comunicación empresarial, su significado histórico y cuándo usar punto y coma en lugar de comas en los correos electrónicos.

¿Qué es el uso de la coma en la comunicación empresarial?

El uso de comas en la comunicación empresarial afecta el tono o el significado de una oración, por lo que el uso adecuado es vital para evitar problemas de comunicación y establecer objetivos claros con su equipo. Utilice comas entre un saludo y el nombre de alguien, entre elementos de una lista o cuando conecte dos cláusulas independientes.

Las comas mal colocadas también pueden cambiar el significado de una oración y, en algunos casos, pueden costarle a la gente millones de dólares. En 1872, los legisladores estadounidenses pusieron una coma entre “frutas” y “verduras”, lo que resultó en la importación gratuita de productos tropicales al país, lo que costó a los contribuyentes 2 millones de dólares en ese momento (más de 40 millones de dólares en dinero actual).

La coma en la comunicación.

Uno de los ejemplos más famosos de cómo las comas pueden afectar la comunicación es la diferencia entre "Comamos, abuela" y "Comamos abuela". Si bien esta afirmación hipotética ilustra claramente cómo una pausa suave puede cambiar el significado de una oración, también hay ejemplos de la vida real que ilustran el efecto.

El ejemplo más famoso proviene del Oráculo de Delfos:

"Irás, volverás, nunca en la batalla perecerás".

Se supone que esta frase es una respuesta a la pregunta de si ir o no a la guerra. Si coloca una coma antes de "nunca", insinúa que una persona regresará después de la guerra y debería dirigirse a la batalla.

Si se coloca la coma después de "nunca", la frase insinúa que la persona no regresará de la guerra.

De manera similar, el uso u omisión de una coma de Oxford, a veces llamada coma en serie, puede cambiar la forma en que se lee una oración. Una coma Oxford se coloca después del penúltimo elemento de una lista y antes de la conjunción coordinante (generalmenteyoo) que precede al elemento final.

Las diferentes guías de estilo tienen diferentes reglas sobre su uso. Dicho esto, la falta de una coma de Oxford fue alguna vez la pieza central de un fallo del Tribunal de Apelaciones de Estados Unidos que resultó en una pérdida de cinco millones de dólares para una empresa láctea de Maine.

El caso judicial, O'Connor v. Oakhurst Dairy, se redujo a una sentencia en una ley estatal que establecía qué tareas laborales estaban exentas del pago de horas extras:

El enlatado, procesamiento, conservación, congelación, secado, comercialización, almacenamiento, embalaje para envío o distribución de:

(1) Productos agrícolas;

(2) Productos cárnicos y pesqueros; y

(3) Alimentos perecederos.

El tribunal dictaminó que la omisión de una coma entre “envío” y la conjunción coordinante “o” no dejaba claro si el envío y la distribución eran una actividad o dos. Si la ley estatal hubiera colocado una coma de Oxford antes de o, habría quedado claro que el envío y la distribución de productos lácteos estaban exentos del pago de horas extras.

Saludos en correos electrónicos comerciales

Un correo electrónico comercial comienza con un saludo y un saludo termina con una coma, ¿verdad? Equivocado. En los correos electrónicos comerciales, la forma más formal de terminar un saludo es con dos puntos. Entonces, en lugar de "Estimada señora Johnson", debe escribir "Estimada señora Johnson:" y luego continuar con el cuerpo del mensaje.

Usar una coma al final del saludo puede no ser un paso en falso si tienes una relación casual con la persona a la que estás escribiendo. Puede escribir un correo electrónico comercial donde no sea necesaria la máxima formalidad y, en ese caso, no se requieren dos puntos. Si no está seguro, vaya a lo seguro y practique la etiqueta del correo electrónico comercial terminando con dos puntos.

Abridores y nombres: uso de coma

Un saludo suele tener dos componentes: un saludo o un adjetivo y el nombre o título de la persona a la que se dirige.

En el ejemplo anterior, el saludo se compone de un adjetivo y un nombre, y no hay coma entre ambos. Sin embargo, una coma debe separar un saludo directo y el nombre de una persona. Entonces, si escribiera "Buenos días, Sra. Johnson", tendría que colocar una coma entre "Buenos días" y "Sra. Johnson". Johnson”.

Comas con conjunciones coordinantes

Las conjunciones coordinantes más comunes sony,o,ni,entonces,pero,todavía, ypara. Los usamos para conectar elementos en una oración que son gramaticalmente similares, como dos verbos, dos sustantivos, dos modificadores o dos cláusulas independientes. Se puede utilizar una conjunción para comenzar una oración, en cuyo caso normalmente no debería ir seguida de una coma:

Ejemplo: Pero en el último trimestre de este año, hemos visto un aumento en la actividad del consumidor.

Si se coloca una conjunción coordinante en una lista de dos elementos, no es necesario usar una coma antes:

Ejemplo: Los departamentos que tuvieron mayor actividad fueron jugueterías y tiendas de regalos.

Si, por el contrario, la conjunción se utiliza antes del elemento final en una lista de más de dos elementos, puede ir inmediatamente antes una coma:

Ejemplo: Se agotaron los juguetes, los árboles de Navidad de plástico y las bebidas espirituosas.

Si una conjunción coordinante une dos cláusulas independientes, se antepone una coma:

Ejemplo: Se contactó a los proveedores de inmediato, por lo que pudimos reponer los artículos faltantes a tiempo.

Cuándo usar punto y coma en lugar de comas

Una coma y una conjunción coordinante no siempre son la mejor manera de unir dos cláusulas independientes. De hecho, puede causar confusión y eso es algo que debes evitar en un correo electrónico comercial.

Si tiene dos cláusulas independientes y cada una contiene algunas comas, debe usar un punto y coma en lugar de una coma para separarlas. Por ejemplo, su primera cláusula independiente podría contener un elemento introductorio seguido de una coma, y ​​su segunda cláusula independiente podría tener un elemento no esencial entre dos comas:

Ejemplo: Mientras tanto, se animó a los consumidores a buscar otros departamentos; y resultó que eso fue lo que condujo a un pequeño aumento en las ventas de artículos no estacionales.

En este caso, la conjunción coordinante debe tener un punto y coma delante.

A menudo se intercambian punto y coma, comas y guiones. Sin embargo, los guiones solo deben usarse como herramienta estilística o para compensar un apositivo, que es un sustantivo o frase nominal que sigue a otro sustantivo para proporcionar más información sobre la persona, el lugar o la cosa.

Consejos avanzados para el uso de comas

El uso de comas no siempre es blanco y negro. Por ejemplo, si bien las comas se utilizan normalmente para conectar dos cláusulas independientes, se deben evitar si las palabras a cada lado de la coma pueden formar su propia oración.

Incorrecto: "John está pidiendo pizza, Evelyn está pidiendo ramen".

El ejemplo anterior se llama empalme de coma y hay tres formas de hacerlo gramaticalmente correcto.

Agregue una conjunción coordinante: "John está pidiendo pizzayEvelyn está pidiendo ramen".

Utilice un punto y coma: “John está pidiendo pizza; Evelyn está pidiendo ramen”.

Forme dos oraciones separadas: “John está pidiendo pizza. Evelyn está pidiendo ramen”.

El uso de comas también varía según el tipo de modificador que utilice. Los modificadores restrictivos, o palabras que identifican o limitan el sustantivo que están modificando, no requieren una coma, mientras que los modificadores no restrictivos, o palabras que no son esenciales para el significado de la oración, requieren una coma.

Modificador restrictivo: Neil Armstrong fue el primer hombre en la luna.

Modificador no restrictivo: Neil Armstrong, el astronauta, fue el primer hombre en la luna.

Preguntas frecuentes sobre las reglas de coma en la comunicación empresarial

¿Alguna vez es aceptable comenzar una oración con una conjunción en los correos electrónicos comerciales?

Comenzar una oración con una conjunción es gramaticalmente correcto, pero algunas personas prefieren no tener ninguna al comienzo de la oración. Si quieres utilizar un tono formal, es mejor no utilizar conjunciones al comienzo de una frase. Sin embargo, las conversaciones más informales pueden utilizarlos.

¿Deberías utilizar una coma o un punto y coma en oraciones complejas?

Utilice comas en oraciones complejas que estén unidas por una conjunción, comoy,pero, oo. El punto y coma se debe utilizar en oraciones complejas conectadas por un adverbio conjuntivo, comosin embargo.

¿Puede el uso inadecuado de comas en los correos electrónicos comerciales provocar malentendidos?

Sí, el uso inadecuado de la coma puede provocar malentendidos. Una coma representa una pausa suave y la ubicación de esa pausa puede afectar el tono o el significado de la oración.