Cómo escribir un correo electrónico de queja en 8 pasos

A veces las cosas no salen como quieres. Sintió que no lo trataron bien en la agencia de alquiler de automóviles o que un artículo que ordenó se dañó en el correo y desea un reembolso. Tal vez el contratista que contrató hizo un trabajo deficiente con los azulejos del baño, o usted sintió que su médico realmente no escuchó lo que intentaba decirle .

Todas estas situaciones son diferentes, pero todas requieren un tipo de comunicación similar: un mensaje directo y cortés que explique lo que sucedió y cómo le gustaría proceder. Este artículo describe cómo hacer precisamente eso.

¿Qué es un correo electrónico de queja?

Un correo electrónico de queja es una correspondencia escrita que expresa insatisfacción con un producto, servicio o experiencia. Un correo electrónico de queja convincente explicará el problema que tiene y cómo le gustaría resolverlo.

Un correo electrónico de queja es una forma eficaz de comunicar las quejas de manera cortés. Esta forma de comunicación le da tiempo para planificar su respuesta y elegir sus palabras con cuidado. Es importante ser claro, conciso y sensato al escribir el correo electrónico de queja.

Cuándo escribir un correo electrónico de queja

Hay muchas situaciones en las que un correo electrónico de queja es la mejor respuesta. En términos generales, puede escribir uno a una empresa u organización, un colega, un funcionario electo o un amigo o familiar. Cada situación puede diferir, pero el proceso es similar.

En su lugar de trabajo, es posible que necesite abordar formalmente un problema que ha sido difícil de resolver con un compañero de trabajo. En este caso, puede enviar un correo electrónico de queja directamente al compañero de trabajo, o puede dirigirse a su colega pero usar la función cc para incluir a su gerente y a recursos humanos. Esta es una manera fácil de tener un rastro en papel en caso de que lo necesite más adelante.

A veces, un correo electrónico de queja puede ser la mejor manera de comunicarse con un amigo o familiar. Si se ha distanciado, necesita cierta distancia para abordar un problema o tiene un problema grave que no puede abordar en persona, el correo electrónico es un medio formal que puede transmitir su mensaje.

Cómo escribir un correo electrónico de queja

Los pasos exactos que siga para escribir su queja pueden variar, dependiendo de a quién le escriba y sobre qué esté escribiendo. Pero estos pasos deberían cubrirlo todo. Antes de profundizar, estos son los conceptos básicos.

Un correo electrónico de queja debe incluir lo siguiente.

• Un resumen de tu experiencia.
• Detalles sobre su problema
• Cómo le gustaría resolver el problema

1 Dirígete al destinatario

Para comenzar su correo electrónico, diríjase al destinatario de manera cortés y respetuosa. El saludo normalmente comienza con "Estimado" y el nombre del destinatario. Utilice mayúsculas en el título y termine con una coma.

La persona que elija contactar dependerá de su situación. Si le escribe a un colega, amigo o familiar, probablemente sepa a quién le está escribiendo.

Si está escribiendo el correo electrónico para una empresa para la que trabaja, es posible que tenga un punto de contacto conocido o un representante de soporte. Si no está seguro, probablemente su gerente lo sepa o puede comunicarse con un departamento general, como servicio al cliente o soporte técnico.

¿Aún necesitas decidir quién debe recibirlo? Puede enviar su correo electrónico de queja a uno de los siguientes.

• Un departamento de atención al cliente o atención al cliente
• Soporte técnico
• Un punto de contacto
• El responsable de su punto de contacto
• un departamento de ventas
• El responsable de comunicaciones de una organización.
• un gerente
• Un amigo, familiar o colega

Si no puedes dirigirte a una persona en particular por su nombre, puedes poner “A quien corresponda”.

2 Resuma la información fundamental

Vaya al grano lo más rápido posible. En el primer párrafo de su correo electrónico, debe compartir de manera concisa los detalles básicos de su problema.

La primera parte de su correo electrónico de queja debe incluir lo siguiente:

• El problema
• Cómo descubriste el problema
• Cualquier detalle logístico que puedas incluir (fecha, hora, ubicación)

3 Resume tu experiencia

Utilizando un lenguaje sencillo, describe cómo este problema afectó tu experiencia. No se ande con rodeos; la mayoría de las personas no tienen tiempo para leer una carta larga y emotiva. Cíñete a los hechos.

Esta parte de su correo electrónico de queja podría incluir lo siguiente:

• Cómo el problema le afectó a usted o a su empresa
• Qué has hecho para intentar resolver el problema por tu cuenta

4 Describe los resultados deseados

A menos que su único objetivo sea desahogarse del incidente, incluya una forma de solucionar el problema para que el destinatario comprenda qué acciones se pueden tomar para llegar a una resolución. Considere lo que quiere obtener de su queja: ¿está buscando un reemplazo, una conversación, un cambio de política o una compensación? Sea directo acerca de cómo le gustaría resolver el asunto.

Intente incluir estos detalles para obtener la mejor respuesta.

• Un resultado claro y específico que le satisfará
• Comentarios constructivos
• Un plazo para resolver el problema

5 Incluir archivos adjuntos

Respalde sus afirmaciones con pruebas siempre que sea posible. Puede simplemente explicar su evidencia por escrito o, lo que es más convincente, adjuntar archivos de respaldo al correo electrónico.

Los documentos de respaldo pueden incluir lo siguiente.

• Ingresos
• Números de pedido o seguimiento
• Fotos
• Vídeos
• Capturas de pantalla
• Grabaciones de audio

6 Cerrar sesión profesionalmente

Los correos electrónicos de quejas deben ser profesionales. Escribir “Atentamente” y luego su nombre suele ser suficiente. Incluye una firma de correo electrónico profesional si escribes tu correo electrónico en tu lugar de trabajo o en nombre de una empresa.

7 Editar y corregir

Cuando haya terminado de escribir, es hora de editar y corregir su correo electrónico. Primero, léelo detenidamente y elimina cualquier oración en la que te hayas emocionado demasiado, hayas sido descortés o hayas podido escribir un mensaje más conciso. Revise también su gramática, puntuación y ortografía.

8 Consigue el tono perfecto

Asegúrese de que su correo electrónico llegue de la forma deseada. Las sugerencias de reescritura de tono, una función Grammarly Premium, identifica oraciones en las que el destinatario puede malinterpretar el tono y ofrece opciones de reescritura emocionalmente inteligentes para que pueda realizar ajustes para evitar problemas de comunicación antes de presionar enviar. Debido a que el tono juega un papel vital en la comunicación efectiva, las sugerencias de reescritura de tono le brindan un mayor control sobre su mensaje.

3 ejemplos de correos electrónicos de queja

A continuación se muestran tres ejemplos de correos electrónicos de quejas que le ayudarán a redactar los suyos propios. Observe el tono profesional y la extensión concisa.

1 Correo electrónico de queja a un contratista

Estimado Sr. Jones,

El 21 de noviembre de 2022, contraté a su empresa para reparar los pisos de mi pasillo después de que estalló una tubería en mi espacio de acceso en 1205 Colorado Drive.

Desafortunadamente, su servicio no ha funcionado bien. No estoy satisfecho porque las tablas del suelo que usted instaló se están soltando después de sólo tres semanas. También noté que no instaló un contrapiso debajo de las tablas y que hay moho debido al daño del agua que no se mitigó.

Para solucionar el problema, le agradecería que arreglara el suelo dañado sin coste adicional para mí. Adjunto fotos de las zonas dañadas, la factura que me diste, el presupuesto e información del suelo.

Espero su respuesta y resolución. Me gustaría que esto esté completo a más tardar el 31 de enero. Avíseme si es posible.

Atentamente,

michael harrison

2 Correo electrónico de queja a una empresa

A quien le interese,

El 1 de diciembre de 2022 recibí un envío de mercancía dañada a través de su servicio de transporte. El envío dañado estaba en el palé número 27 del camión número 2705 en nuestra ubicación de Santa Fe, Nuevo México. El número de pedido fue O-6744035.

Esperaba poder sacar estos artículos de temporada para nuestras rebajas navideñas. No sólo estamos perdiendo ingresos por ventas potenciales, sino que también invertimos miles de dólares para satisfacer la demanda de los clientes en un período de tiempo específico.

Para resolver este problema, agradecería su cooperación para compensarnos por los productos dañados y enviar un nuevo pedido lo antes posible. Se adjuntan imágenes del daño, nuestro recibo y el camión en el que llegó.

Espero su respuesta y una solución a mi problema. Esperaré hasta el 15 de diciembre de 2022 para recibir su respuesta antes de tomar más medidas. Responda a este correo electrónico lo antes posible o reenvíelo al agente adecuado dentro de su empresa.

Atentamente,

Malia Magenta

Director ejecutivo, Suministros de belleza Magenta

3 Correo electrónico de queja sobre un colega

Estimado Sr. Tremaine,

Le escribo para quejarme de cómo se comportó mi gerente, Jared Molton, durante nuestra reunión de revisión anual. Hizo bromas denigrantes e intentó intimidarme.

He hablado con Jared en múltiples ocasiones (12/01/22, 15/03/22 y 27/06/22, entre otras) sobre su comportamiento, pero estas conversaciones no han cambiado su comportamiento. Estos encuentros se documentan a través de mensajes de Slack, correos electrónicos y llamadas de Zoom grabadas. Puede encontrarlos adjuntos a este correo electrónico.

Sus acciones me han hecho sentir profundamente incómodo y aislado en el trabajo. Me preocupa que sus evaluaciones sobre mí, mi desempeño y mi lugar en este equipo sean parciales e injustas. Amber Dreyfus, Claire Powell y Eric Bingham también estuvieron presentes durante muchas de estas interacciones.

Me gustaría hablar con usted y un representante de Recursos Humanos para discutir cómo podemos resolver este conflicto. Como mínimo, me gustaría que me transfieran a otro departamento bajo un gerente diferente para poder seguir trabajando en el desarrollo de software. Le agradecería que se comunicara conmigo pronto con los próximos pasos.

Atentamente,

Jada Rowen