5 maneras de mantener sus correos electrónicos breves y agradables
Publicado: 2019-01-18¿Sus correos electrónicos se parecen a novelas cortas y vienen con una tabla de contenido? Todos queremos respuestas más rápidas a nuestros correos electrónicos, pero no siempre nos preparamos para el éxito.
Los correos electrónicos del tamaño de una novela terminan en el purgatorio de la bandeja de entrada porque nadie quiere leer todas esas oraciones enrevesadas para descubrir lo que estás pidiendo. (Tampoco tienen tiempo).
Como resultado, los correos electrónicos extensos tienen tasas de respuesta bajas y tiempos de respuesta lentos.
¿Las buenas noticias? Los correos electrónicos claros y concisos tienen el efecto contrario.
Mantener sus correos electrónicos breves y agradables le permite comunicar mejor su mensaje y aumenta la probabilidad de que reciba una respuesta oportuna.
Siga leyendo para mejorar su juego de correo electrónico y aprenda cinco formas simples en las que puede mantener sus correos electrónicos cortos y agradables.
1 Imponer un límite de longitud
Si la longitud de su correo electrónico está fuera de control, intente establecer un límite de longitud obligatorio para todos los mensajes. Tener su límite en mente antes de comenzar a escribir lo ayudará a mantener su verbosidad bajo control.
Un estudio realizado por Boomerang descubrió que los correos electrónicos de entre 75 y 100 palabras obtienen las mejores tasas de respuesta. Si le resulta difícil realizar un seguimiento del recuento de palabras, intente limitar el número de oraciones.
Lo crea o no, cinco oraciones son todo lo que necesita para la mayoría de los correos electrónicos. Si necesita mucho más que eso, puede ser una señal de que saltar a una llamada telefónica o una videollamada puede ser más eficiente para obtener las respuestas que necesita.
2 Edita como si fueras Hemingway
Después de escribir su correo electrónico, tómese unos minutos para leer lo que acaba de escribir. Esta es su oportunidad de verificar errores gramaticales, cortar frases innecesarias y reescribir oraciones para que sean más claras. Puede descubrir que tomó tres oraciones para finalmente llegar a una idea que podría haberse expresado claramente con una oración.
Practica ir al grano y reducir tus correos electrónicos a lo esencial:
- ¿Quién es usted? (Opcional si ya te conocen).
- ¿Qué es lo que quieres?
- ¿Por qué deberían dártelo?
- Para cuando lo necesitas?
Darle a su mensaje una edición completa antes de presionar enviar es una de sus mejores defensas para frenar los correos electrónicos largos.
3 Adaptar la pequeña charla
Rechazar la pequeña charla al comienzo de un correo electrónico es una excelente manera de reducir el número de palabras e ir directo al grano. También podría ser una gran manera de ofender a la gente.
El mejor curso de acción siempre depende de su audiencia. Si aún está desarrollando la relación, una pequeña charla reflexiva puede ser ventajosa. Si conoce bien al destinatario, una pequeña charla puede ser superflua (y por lo tanto fácil de cortar).
Para obtener más orientación sobre este tema, consulte 5 mejores alternativas a "Espero que este correo electrónico lo encuentre bien".
4 Tener un objetivo por correo electrónico
Puede pensar que es eficiente incluir cada detalle en un correo electrónico, pero cuantas más preguntas y solicitudes incluya, más largo y abrumador se vuelve su mensaje.
En su lugar, concéntrese en tener un objetivo claramente establecido para cada correo electrónico. Esto aumentará la probabilidad de que su destinatario lea y responda a su mensaje.
Si realmente debe incluir varias solicitudes, intente organizarlas en forma de viñetas.
¿Como estas? ¡No puedo creer que la semana esté a mitad de camino!
Estaba hablando con el equipo hoy y nos dimos cuenta de que no estábamos seguros si querían manteles dorados o plateados. Déjame saber tu preferencia para que podamos ordenarlos.
Además, el proveedor quiere saber si prefiere tofu o seitán para la opción vegetariana. Supongo que quieres tofu, pero pensé que deberíamos preguntar.
Ah, y ahora que la banda está confirmada, ¿a qué hora querías que llegaran? ¿Está bien a las 4:00 p. m. o es demasiado tarde?
Mejor,
Juana
¡Feliz miércoles! La planificación del evento va muy bien, en este momento necesitamos su opinión sobre estas tres preguntas:
- ¿Oro o plata para los manteles?
- ¿Tofu o seitán para la opción vegetariana?
- ¿A qué hora debe llegar la banda?
Por favor, háganos saber sus respuestas a más tardar el viernes al mediodía.
¡Gracias por adelantado!
Juana
5 Despedirse con gratitud
A medida que la longitud de sus correos electrónicos disminuye, puede correr el riesgo de parecer brusco. Incluir una expresión de gratitud en su firma es una excelente manera de mantener las cosas dulces y aumentar la tasa de respuesta de sus correos electrónicos.
Las firmas que incluyen una versión de "gracias" se correlacionan con un aumento del 36 % en la tasa de respuesta en comparación con otras firmas. ¿Necesitas inspiración? Aquí hay 11 formas únicas de decir "gracias" en un correo electrónico.
¿Cuál es tu truco favorito para mantener tus correos electrónicos cortos y agradables?
