Cómo crear un plan de proyecto: una guía paso a paso

La eficiencia y la organización son fundamentales en cualquier proyecto en el lugar de trabajo. Un plan de proyecto sirve como una guía detallada que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y encaminados. Puede ser el factor decisivo para mantenerse dentro del presupuesto y cumplir los plazos.

En la siguiente publicación de blog, le explicaremos cómo crear un plan de proyecto. Continúe leyendo para saber qué se incluye en un plan de proyecto y las mejores prácticas para redactar un plan de proyecto.

Tabla de contenido

¿Qué es un plan de proyecto?

Elementos clave de un plan de proyecto

Pasos para crear un plan de proyecto

Mejores prácticas

Preguntas frecuentes sobre el plan del proyecto

¿Qué es un plan de proyecto?

Un plan de proyecto, también llamado plan de trabajo, es un documento que cubre todo lo relacionado con un proyecto. Es en parte una hoja de ruta, en parte una lista de verificación y en parte un plan.

Los planes de proyecto, creados por los gerentes de proyecto, describen el alcance, los objetivos, los entregables y el cronograma de un proyecto. Por lo general, el plan se redacta después de una revisión de los estatutos del proyecto por parte de las partes interesadas y se comparte con el equipo para su aclaración y discusión. En las primeras etapas, sirve como guía para los entregables, mientras que en etapas posteriores ayuda a medir el progreso y mantiene al equipo alineado con la visión, los hitos y las fechas de vencimiento del proyecto.

Carta del proyecto versus plan del proyecto

Un plan de proyecto es una hoja de ruta detallada que sigue un equipo desde el inicio de un proyecto hasta su entrega. Contiene todos los detalles que el equipo necesita para realizar el trabajo, como el orden en que se deben completar los entregables, cómo se debe realizar el seguimiento del proyecto, las fechas de vencimiento para cada componente del proyecto y cómo se delegan las tareas del proyecto.

Una carta de proyecto, por el contrario, es un documento de más alto nivel. Detalla el alcance del proyecto, los hitos, los entregables y un cronograma general, pero no incluye los detalles específicos que se encuentran en un plan de proyecto. Entre sí, lo primero es una propuesta de proyecto. Luego sigue el estatuto del proyecto y después el plan del proyecto.

Propósito de un plan de proyecto

El propósito principal de un plan de proyecto es mantener al equipo alineado mientras trabajan para completarlo. Esto tiene numerosos efectos dominó, como responder las preguntas de los miembros del equipo antes de que surjan y proporcionar un marco para la toma de decisiones y su ejecución.

Un plan de proyecto también mantiene a las partes interesadas alineadas con los objetivos de un proyecto. Compartir el plan del proyecto antes de que comience el trabajo y consultarlo con cada hito y/o entregable mantiene a las partes interesadas informadas sobre el progreso de un proyecto, dándoles la oportunidad de hacer preguntas y proporcionar comentarios en momentos clave.

Elementos clave de un plan de proyecto

Pasos para crear un plan de proyecto

1. Definir los objetivos del proyecto.

Antes de escribir un plan de proyecto, defina los objetivos del proyecto.

• ¿Qué conseguirás con este proyecto?
  • ¿Cuáles son los beneficios que ofrecerá?
  • ¿Cuáles son los problemas que resolverá?

Después de definir los objetivos del proyecto, puedes extrapolar sus beneficios como una mayor participación en las redes sociales, un mayor reconocimiento de la marca, un aumento de las ventas o un flujo de trabajo más eficiente, solo por poner algunos ejemplos. Si el objetivo es resolver un problema existente, anote este problema claramente en sus notas de lluvia de ideas.

Mientras realiza una lluvia de ideas y escribe objetivos, asegúrese de que sigan los criterios SMART:

• Específico.¿Están enfocados en un desafío u objetivo específico?
• Mensurable. ¿Puedes cuantificar el progreso hacia los objetivos? ¿Cómo?
• Asignable. ¿Existen funciones claras que puedan delegarse a personas específicas?
• Realista. ¿Es razonable esperar el resultado declarado con los recursos disponibles?
• Relacionado con el tiempo. ¿Existe un cronograma claro para lograr los objetivos establecidos?

2. Involucrar a las partes interesadas

Programe tiempo para hablar con cada parte interesada. Pregunte qué necesitan y cómo este proyecto satisfará sus necesidades. Esto podría implicar algunos intercambios entre las partes interesadas, especialmente a medida que se reducen los objetivos del proyecto y se llega a un consenso. Si hay múltiples partes interesadas y diferentes necesidades, puede resultar beneficioso celebrar una reunión con todas las partes.

3. Establecer el alcance del proyecto

Con el aporte de las partes interesadas, la siguiente etapa es establecer el alcance del proyecto. Indique los entregables específicos.

Escriba una declaración de alcance que defina claramente todos los aspectos del alcance del proyecto.

4. Divida el proyecto en tareas.

Cree una estructura de desglose del trabajo (WBS). Divida el proyecto en pequeñas partes, definiendo los entregables para cada fase. Mientras hace esto, asigne miembros del equipo a tareas específicas.

5. Desarrollar una línea de tiempo

Una vez que tengas una idea de cada paso en el progreso del proyecto, crea una línea de tiempo poniéndolos en orden secuencial. La función de redacción de Grammarly puede ayudar con esto. Otras herramientas que puede utilizar en esta etapa incluyen diagramas de Gantt para visualizar cronogramas y listas de verificación interactivas como las de CoSchedule y Notion.

6. Estimar recursos y costos.

Determina lo siguiente:

• ¿Quién trabajará en el proyecto?
• El equipo que utilizará el equipo.
• Los materiales necesarios para el proyecto.

Calcule algunos escenarios diferentes, como subcontratar parte o la totalidad del trabajo y mantenerlo internamente. Esto le brindará algunas estimaciones presupuestarias diferentes, que luego podrá utilizar para solidificar el plan de su proyecto. Recuerde tener en cuenta contingencias como revisiones y tarifas urgentes.

7. Planifique los riesgos

Algunos proyectos son más riesgosos que otros. Es posible que tenga problemas, como una falla técnica o un retraso en el envío. A medida que desarrolle el plan de su proyecto, evalúe estos riesgos de manera realista, determinando su probabilidad y cómo cada uno podría afectar el proyecto. Luego, desarrolle una estrategia de mitigación para cada riesgo, asignando la responsabilidad de gestionar riesgos específicos a los miembros relevantes del equipo.

8. Elaborar un plan de comunicación

Un plan de comunicación es una parte crucial del plan de un proyecto. Recuerde, el objetivo del plan del proyecto es mantener al equipo encaminado y garantizar que el proyecto se ejecute de manera eficiente. La comunicación, tanto entre los miembros del equipo como entre usted y las partes interesadas del proyecto, es clave.

Determine cómo se comunicará, por ejemplo, a través de correo electrónico, reuniones, informes o paneles. Es posible que desees programar reuniones en puntos específicos, así como configurar un canal para la comunicación del día a día. Mientras hace esto, defina roles para actualizar y compartir el progreso del proyecto.

9. Construir un proceso de garantía de calidad

Incorpore revisiones de calidad en su cronograma y asigne responsabilidades de control de calidad.

El aseguramiento de la calidad es un objetivo general para cualquier plan de proyecto. En su plan de proyecto específico, determine cómo definirá un producto de calidad. Estos podrían ser datos establecidos con respecto a los cuales funciona su producto o diseños que se ajustan a una identidad de marca establecida.

10. Obtenga aprobaciones y finalice el plan.

Con un borrador listo, preséntalo a las partes interesadas. Pueden brindar comentarios y, si lo hacen, incorporar sus sugerencias en el próximo borrador. Antes de comenzar a trabajar, asegúrese de que el equipo comprenda sus funciones y responsabilidades.

11. Ejecutar y monitorear el plan.

Inicie el proyecto revisando el plan con el equipo. En esta etapa, presente las herramientas de seguimiento y comunicación que se utilizarán. En los días y semanas siguientes, supervise el progreso y realice los ajustes necesarios, como cambios en las fechas de entrega o reasignación de tareas.

12. Documentar las lecciones aprendidas

Una vez que los entregables estén en manos del cliente/partes interesadas, realizar una reunión de cierre del proyecto. En esta reunión, registre todos los éxitos, desafíos y áreas donde se puede mejorar el flujo de trabajo. Grammarly puede agilizar este proceso organizando sus datos y conocimientos en documentación fácil de leer. Esta documentación puede ayudarle a redactar planes de proyecto más eficaces en el futuro.

Mejores prácticas

Una de las formas más efectivas de aprender a redactar planes de proyecto sólidos es observar un ejemplo de plan de proyecto. Es posible que su empresa tenga ejemplos archivados o puede encontrarlos en línea.

Sea proactivo a la hora de colaborar con las partes interesadas clave. Esto significa comunicarse con ellos periódicamente antes de comenzar a redactar el plan y tomarse el tiempo para comprender lo que realmente necesitan. Manténgalos informados a medida que avanza el proyecto; en cada hito, asegúrese de obtener todas las aprobaciones necesarias. Esto puede evitar descuidos y retrasos.

¡En el plan de su proyecto escrito, la claridad y la concisión son claves! Haga estas prioridades principales. Ya sea que necesite ayuda para comenzar, revisar o corregir, Grammarly puede ayudarlo.

Preguntas frecuentes sobre el plan del proyecto

¿Cuál es el paso más importante al escribir un plan de proyecto?

El paso más importante al redactar un plan de proyecto es definir las metas y resultados del proyecto.

¿Cómo puedo asegurar la aceptación de las partes interesadas en mi plan de proyecto?

La aceptación de las partes interesadas generalmente es más probable cuando el plan del proyecto tiene objetivos claros y un proceso lineal, paso a paso, para alcanzarlos.

¿Qué herramientas puedo utilizar para crear un plan de proyecto?

Grammarly proporciona numerosas herramientas que puede utilizar al escribir un plan de proyecto, como la función de redacción y revisión.

¿Cómo gestiono los cambios en el plan del proyecto durante la ejecución?

Comunicar la necesidad de realizar cambios a las partes interesadas y a los miembros del equipo. Después de haber realizado cambios, comparta una versión revisada del plan con todas las partes.

¿Cuáles son los errores comunes que se deben evitar al redactar un plan de proyecto?

Los errores comunes incluyen:

• Detalles insuficientes en el plan.
• Falta de claridad con respecto a objetivos, resultados y roles.
• No incluir suficiente tiempo para contingencias.
• No evaluar riesgos y crear estrategias de mitigación